Revionsrapport vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019

Resumé

Revisionsrapporten er led i den normale revision af kommunens regnskaber. I 2018 har revisionen kritiseret alle forvaltninger i kommunen for, at antallet ubehandlede fakturaer er for stort. Revisionen anfører i denne rapport, at der er sket en forbedring i den løbende fakturabehandling i forhold til 2018.

Økonomiforvaltningen har bedt alle forvaltninger udarbejde en handleplan for nedbringelse af ubehandlede fakturaer. BIF har oversendt udkast til handleplan (bilag 2) til Økonomiforvaltningen med forbehold for udvalgets godkendelse. Det fremgår bl.a. af handleplanen, at BIF vil intensivere fakturahåndteringen samt gennemgå fakturaer, hvor betalingsfristen er overskredet.

BIU anmodes om at tage revisionsrapporten til efterretning samt godkende udkast til handleplan.

BIF er ikke omfattet af øvrige bemærkninger i revisionsrapporten.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager revisionsrapporten til efterretning samt godkender udkast til handleplan i forhold til nedbringelsen af fakturapuljen (bilag 2).

Problemstilling

Som led i den normale løbende revision af kommunens regnskab 2019 har revisionen foretaget revision af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet. Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 1.

Revisionen har for alle forvaltninger vist, at der er sket en forbedring i forhold til den løbende fakturahåndtering i forvaltningerne i forhold til revisionens tilsvarende gennemgang i 2018. Dog er det stadig ifølge revisionen ikke tilfredsstillende, at der er ubehandlede fakturaer for 270 mio. kr., der burde være registreret i regnskabet, hvoraf de 91 mio. kr. allerede er forfaldne.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen er ikke omfattet af de øvrige bemærkninger i rapporten.

Løsning

I forlængelse af revisionsrapporten er forvaltningen blevet bedt om at udarbejde en handleplan til håndtering af de modtagne fakturaer. Forvaltningen har med forbehold for udvalgets godkendelse oversendt udkast til handleplan, som er vedlagt i bilag 2.

Forvaltningen vil intensivere fakturabehandlingen, således at antallet af ubehandlede fakturaer mindskes betydeligt. Idriftsættelsen af en robot-løsning til betaling af lægefakturaer, skal bidrage til en varig nedbringelse af fakturabehandlingstiden.

Udfordringerne handler især om, at antallet af nye fakturaer stiger kraftigt i ugen omkring månedsskifte, og at mange af disse fakturaer i BIF dækker over indkøb af tjenesteydelser (bl.a. aktiveringsforløb), som kræver afklaring førend betalingen kan gennemføres.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen havde pr. 18.09.2019 i alt 774 mere end 12 dage gamle fakturaer, som dækker over et samlet beløb på 7,8 mio.kr. Heraf er 321 fakturaer mere end 30 dage gamle, som forvaltningen pt. er i gang med at gennemgå for at sikre, at den enkelte faktura enten betales, spærres eller afvises. Fakturaer spærres typisk fordi der skal en afklaring af om fakturaen er korrekt.

Økonomi

Sagen har ingen direkte økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil fremlægge alle udvalgs handleplaner for Økonomiudvalget.

Tanja Franck / Jeppe Bøgh Andersen