Resumé

På udvalgsmødet den 10. august 2020 blev Beskæftigelses- og Integrationsudvalget senest orienteret om status på forvaltningens digitaliseringsstrategi. Forvaltningen giver her en opdatering på arbejdet med strategien og en orientering om status på arbejdet med monopolbruddet og andre store it-anskaffelser i BIF.

Af de 12 projekter, der gives status for, har 4 status ”gul” og 1 ”rød”. Gul er udtryk for, at projektet er forsinket eller leverer mindre gevinster end planlagt. Rød er udtryk for, at projektet er sat i bero eller replanlægges, og at der er tvivl om, hvorvidt den planlagte gevinst kan realiseres.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, 

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager nedenstående status til efterretning.

Problemstilling

Digitaliseringsstrategien peger på tre retninger, hvor digitalisering skal gøre forvaltningen i stand til at skabe øget værdi for borgere og virksomheder. De tre retninger omtales som målbilleder.

De tre målbilleder er:

• Vi skal træffe gode beslutninger (målbillede A)
• Vi skal interagere bedre med borgeren (målbillede B)
• Vi skal gøre det hele mere effektivt (målbillede C)

Forvaltningen har iværksat syv projekter, der har udgangspunkt i digitaliseringsstrategiens målbilleder. Udover de projekter, der følger af digitaliseringsstrategien, arbejder forvaltningen med tre store projekter, der er forvaltningens del af monopolbruddet. Projekterne i monopolbruddet skal afskaffe KMD’s monopol på it-løsningerne på kontanthjælp, sygedagpenge og sagsoverblik. Endelig arbejder forvaltningen med to store projekter, hvor eksisterende systemer skal i udbud.

Nedenfor gennemgås status på alle projekterne, både dem der følger af digitaliseringsstrategien, dem der udspringer af monopolbruddet og de øvrige store IT-anskaffelser i BIF.

Endelig gives en kort status på arbejdet med kommende projekter.

Projekter relateret til Digitaliseringsstrategien

Digitaliseringsstrategien består af syv projekter, der hver især bidrager til at løfte et af digitaliseringsstrategiens tre målbilleder. Bilag 1 viser en oversigt over de projekter, der er knyttet til digitaliseringsstrategien.

Som bilag 1 viser, er der 4 projekter, der har gul og et, der har rød status. Gul er udtryk for at projektet er forsinket eller leverer mindre gevinster end planlagt. Rød er udtryk for at projektet er sat i bero eller replanlægges, og at der er tvivl om, hvorvidt den planlagte gevinst kan realiseres. De manglende gevinster og forsinkelser afspejler primært den store kompleksitet i arbejdet med de digitale teknologier, men også at det samlede ressourcetræk på digitaliseringsområdet har været stort. Ligeledes er forvaltningen undervejs i projekterne blevet klogere på projekterne og de udfordringer, de indeholder, samt projektledelse af denne type projekter.

Intelligent match og anbefalingssystem (IMAS) – målbillede A

Projektets formål er at afprøve teknologi, herunder anvendelse af kunstig intelligens, som kan styrke jobkonsulentens rådgivning af den ledige borger. Teknologien har potentialet til på flere måder at hjælpe borgere hurtigere i job. Projektet er delt op i to dele: dels at give et bedre match med støtte fra en algoritme og dels at give bedre anbefalinger af indsatser med støtte fra en algoritme. Projektet er et fælles projekt mellem BIF, Koncern IT (KIT) og Schultz. Projektet er et innovationsprojekt, og KIT er projektejer.

Status på projektet

Algoritmens evne til at give et bedre match, som foregår ved at holde borgerens CV op imod stillingsopslag og kvalitetssikre sammenfaldet, er blevet testet af sagsbehandlere fra BIF af to omgange. Disse test er gennemført med gode resultater. Den videre proces er endnu ikke afklaret, da potentialet for at omsætte erfaringerne til drift afhænger af hvilken leverandør, der vinder udbuddet af beskæftigelsessystem. Udbuddet er beskrevet nærmere senere i denne sag.

Arbejdet med algoritmen, som skal anbefale beskæftigelsesindsatser, er stoppet. Opgaven har vist sig mere kompliceret end først antaget, og der ikke er opnået tilstrækkelig præcision i algoritmens anbefalinger. KIT vurderer ikke, at de inden for innovationsprojektet kan opnå en tilstrækkelig præcision.

Bedre match mellem ledige borgere og virksomheder – målbillede A

Projektet er et tværkommunalt signaturprojekt, der skal give offentlige organisationer og medarbejdere et indblik i, hvordan et redskab med kunstig intelligens kan bruges i arbejdet med jobmatch samt de fordele og faldgruber, der er ved at benytte kunstig intelligens på beskæftigelsesområdet. Projektet udarbejder en hvidbog, der samler erfaringer, råd og opmærksomhedspunkter i arbejdet med kunstig intelligens på beskæftigelsesområdet.

Status på projektet

Arbejdet med hvidbogen forløber som planlagt. Projektet afsluttes i Q1 2021 med en workshop, hvor projektet vil præsentere de vigtigste læringspunkter og resultater, samt hvidbogen, for alle landets interesserede kommuner.

Målrettede beskæftigelsesindsatser til ledige borgere – målbillede A

Projektet er et tværkommunalt signaturprojekt, der har til formål at undersøge muligheden for at give sagsbehandleren et intelligent understøttende værktøj til at anbefale en individuel og målrettet beskæftigelsesindsats. Formålet er at nedbringe ledighedsperioden, mindske langtidsledighed og øge tilfredsheden med indsatsen hos de ledige. Projektet undersøger også forudsætninger for udvikling af en fælles platform til deling af algoritmer på beskæftigelsesområdet.

Projektet er forankret i Odense Kommune som er projektejer, mens Københavns Kommune indgår som projektdeltager.

Status på projektet

Odense er stadig i den tidlige fase, hvor behov og muligheder undersøges nærmere. BIF følger projektet og bidrager med erfaringer fra ovenstående projekter om match.

Mere arbejdskraft til byens virksomheder (Screening) – målbillede A

Projektet handler om at screene de jobparate ledige ift. risiko for langtidsledighed med henblik på at kunne tilpasse indsatsen for de ledige, der ikke vurderes at have en høj risiko for langtidsledighed. Det var planen, at screeningen skulle ske ved brug af et modul til fagsystemet Fasit, hvor borgerne inden samtalen skulle besvare nogle spørgsmål, der så ville give en indikation af risikoen for langtidsledighed.

Status på implementeringen

Forvaltningen har arbejdet med løsningen, men der er opstået usikkerhed om, hvorvidt den på en faglig forsvarlig måde kan anvendes til at foretage screening for øget/lav risiko for langtidsledighed. Arbejdet med den tekniske løsning er derfor sat i bero, og det undersøges, hvilke andre digitale løsninger, der i stedet kan anvendes i forbindelse med screening for øget/lav risiko for langtidsledighed med henblik på at opnå projektets formål.

Som mulig løsning undersøges STAR’s profilafklaringsredskab. Fordelen ved STAR’s løsning er, at den ikke kun baserer sig på borgerens svar på spørgsmål, men også baggrundsinformationer om borgeren. Den er baseret på et større datamateriale, og løsningen er velafprøvet. Resultaterne fra løsningen kan aldrig stå alene, men skal kombineres med medarbejderens faglige viden.

Når der er truffet beslutning om valg af digital løsning forventes et center at gennemføre et pilotprojekt.

Borgerblikket – målbillede B

Alle kommuner skal give den enkelte borger et digitalt overblik over relevante informationer om deres sag(er) og ydelser på tværs af den offentlige sektor via ”Mit Overblik” på borger.dk. Det blev aftalt I økonomiaftalen for 2020. Løsningen fremviser også udvalgt data fra bl.a. Udbetaling Danmark, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering og andre statslige myndigheder. KOMBIT er udvikler af Borgerblikket, og de enkelte kommuner er med til at implementere løsningen for deres borgere.

I relation til Digitaliseringsstrategien vil Borgerblikket bidrage til målbillede B ved at give borgeren et sags- og ydelsesoverblik.

Status på projektet

Første etape er gennemført, og d. 2. juni fik borgere i Københavns Kommune mulighed for via borger.dk at se alle sine sager om ydelser, som er oprettet og/eller udbetalt efter d. 1. december 2007.

Næste etape er under udvikling med flere områder. Det mest relevante område for BIF er, at Borgerblikket i 2021 efter planen skal vise sager indenfor arbejdsmarkeds- og beskæftigelsesområdet. Det er eksempelvis sagsdokumenter for dagpengemodtagere, data fra ressourceforløb, rehabiliteringsplanen, osv.

Intelligent understøttelse af rehabiliteringsmøder på Jobcenter København – målbillede C

Projektets formål er at give et bedre overblik over sagsbehandlingen af udsatte borgere. Projektet skal udvikle digitale værktøjer med teknologier som Machine Learning (kunstig intelligens) og RPA (softwarerobotter) til at optimere sagsgangene omkring rehabiliteringsmøder og understøtte den manuelle sagsbehandling. Konkret arbejdes der med at udvikle en robotløsning til at systematisere journaldata i fagsystemet og til at få et lettere overblik over det (ofte) meget omfattende materiale, en løsning til mere effektiv oprettelse af sagsmappe til rehabiliteringsmødet og en løsning med automatisk indkaldelse af rehabiliteringsmøder.

Status på projektet

Det spor, der handler om mere effektiv oprettelse af sagsmappe til rehabiliteringsmøderne gennemføres ved brug af en ny løsning fra STAR. Det forventes, at løsningen er implementeret i løbet af første kvartal 2021. Arbejdet med de to øvrige spor er igangsat i dialog med KIT. Dog afhænger det videre arbejde med løsningerne af, hvilken leverandør, der vinder udbuddet af beskæftigelsessystemet.

Effektivisering af samtaleforberedelse til Sygedagpengeområdet – målbillede C

Formålet med projektet er gennem automatisering af manuel sagsbehandling at effektivisere og højne kvaliteten i sagsbehandlingen for sygedagpengemodtagere.

Status på projektet

Den oprindelige løsning for Effektivisering af samtaleforberedelse til Sygedagpengeområdet, der byggede på Schultz’ Asta, har vist sig ikke at leve op til forventningerne. Der arbejdes i stedet på udvikling af en alternativ digitalisering af samtaleforberedelsen, der anvender kommunens egen robotplatform, som forventes at kunne indfri dele af forventningerne til projektet. Der arbejdes mod en konkret løsning, hvor en robot fremsøger og samler de relevante lægeerklæringer før en samtale. Herved effektiviseres en manuel sagsgang. Denne løsning vil ikke alene være relevant på sygedagpengeområdet, men i forhold til alle samtaler, hvor der er brug for et overblik over lægeerklæringer.

Projektets forventede effektiviseringer har måtte nedjusteres til 0,98 mio. pr. år fra forventet 2,9 mio. kr. pr. år. Tilbagebetalingstiden på den oprindelige businesscase ændres fra 2 år til 3 år. Det undersøges, om der kan realiseres yderligere gevinster.

Status på projekter relateret til ”Monopolbruddet”

Ud over projekterne, som realiserer digitaliseringsstrategien, gennemføres en 3 projekter som led i Monopolbruddet for at fastholde fundamentet for forvaltningens løbende drift. Monopolbruddet drives af KOMBIT, som ejes af KL. Monopolbruddet og de nævnte systemer indføres i alle kommuner.

Sags- og Partsoverblik - SAPA

Den 23. marts blev SAPA implementeret i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. SAPA-løsningen afløser KMD Sag og giver sagsbehandlerne en tidssvarende it-løsning, der skaber overblik over de sager en borger har i de forskelle fagsystemer på tværs af kommunens forvaltninger.

Status på projektet:
Tilbagemeldingen fra de medarbejdere, der har taget løsningen i brug, er positive. Der bliver løbende integreret yderligere systemer til SAPA.

Kommunernes Sygedagpengesystem – KSD

Den 3. juni blev KSD implementeret i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. KSD-løsningen afløser KMD Dagpenge og KMD E-dagpenge som nyt sagsbehandlings- og beregningssystem af sygedagpenge hos Ydelsesservice.

I løsningen er flere sagsbehandlingsprocesser blevet automatiseret. Eksempelvis er sagsbehandlingen af gentagne refusioner til virksomheder fuldautomatisk, såfremt der ikke er ændringer i sagen, der kræver manuel sagsbehandling.

Status på projektet:
Systemets performance ligger endnu ikke på et acceptabelt niveau. Leverandøren (KMD) arbejder aktuelt på fejlrettelser i systemet, og leverandøren og KOMBIT er særligt opmærksomme på både support samt hastighed på systemet.

Der er en forventning om en besparelse i sagsbehandlingen i Ydelsesservice på 2 mio. kr., når systemet er indfaset. Det er dog ikke muligt at realisere besparelsen, før systemets nuværende fejl og mangler er afhjulpet. København bidrager sammen med repræsentanter for andre kommuner til prioritering af fejlrettelser og ændringsønsker.

Kommunernes Ydelsessystem – KY

KY afløser KMD Aktiv med en fælleskommunal it-løsning til forvaltning af forsørgelsesydelser og tilskudsordninger. Løsningen skal understøtte korrekte og rettidige udbetalinger af forsørgelsesydelser på kontanthjælpsområdet, herunder brugervenlig og effektiv it-understøttelse af de kommunale arbejdsgange på området.

Status på projektet:
Implementeringen af KY i København vil ske i oktober 2021.

Status på andre store IT-anskaffelser i BIF

Udbud af beskæftigelsessystem

BIF anvender i dag et beskæftigelsessystem, Fasit, som det centrale it-system for forvaltningens aktiviteter. Det anvendes dagligt af ca. 1.800 medarbejdere i BIF i alle centre og i flere fagkontorer.

Kontrakten for det nuværende system udløber primo 2022, hvorfor projektet har til formål at udpege efterfølgeren via et EU-udbud.

Status på projektet

Projektet følger den planlagte udbudsproces, hvor det forventes, at der vælges en leverandør i april 2021. Når den nuværende kontrakt udløber marts 2022, skal det nye beskæftigelsessystem efter tidsplanen være klar.

Udbud med Leverandørplatformen

Leverandørplatformen er et system i BIF, der bruges til administration af de forløb, hvor borgere sendes i aktivering hos eksterne leverandører. I Leverandørplatformen styres godkendelse eller afvisning af forløb hos den eksterne leverandør, samt registrering af borgers fravær, udfyldt progressionsrapport samt styring og beregning og fakturering af vederlag til leverandørerne. Systemet forventes at have ca. 1.600 brugere, primært eksterne.

Status på implementeringen

Projektet er påbegyndt udviklingen af løsningen og følger tidsplanen, hvor det forventes, at overdragelsesprøven godkendes 7. oktober 2021.

Status på arbejdet med kommende projekter

Der vil i forvaltningen være stort fokus på at få rettet op på de projekter, der har status ”gul” eller ”rød”, hvorfor der prioriteres ressourcer til at få løst udfordringerne. Der arbejdes derfor kun med et enkelt projektforslag frem mod OFS.

For at sikre at kommende projekter tager udgangspunkt i borgere og medarbejdere, er der gennemført en inddragelsesproces. Her er samtlige centre, Centralforvaltningen samt udvalgte borgergrupper blevet inddraget for at identificere eventuelle digitaliseringsbehov- og ønsker.

I processen har det primære fokus været på projekter, der kan løfte og indfri digitaliseringsstrategiens Målbillede B – ’Vi skal interagere bedre med borgere og virksomheder’.

Status på projektgenerering

BIU vil i marts 2021 blive præsenteret for en projektbeskrivelse forud for indstilling til OFS 2021.

Løsning

Indstillingen er en orientering og indebærer ikke en løsning.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser som følge af indstillingen