Frister i forbindelse med ansøgning om kontanthjælp

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender sagsbehandlingsfrist på 3 uger for ansøgning om kontanthjælp.

 

Problemstilling

På mødet i Beskæftigelses- og Integrationsudvalget den 2. maj 2016 drøftede udvalget sagsbehandlingsfrister for ansøgning om kontanthjælp. Forvaltningen anmodede udvalget om at tage til efterretning, at sagsbehandlingsfristen i forbindelse med ansøgning om kontanthjælp blev fastsat til 3 uger. I forlængelse heraf bad udvalget forvaltningen om at udarbejde en indstilling, der kort redegør for, hvordan Ydelsesservice sikrer borgerne en god vejledning, der gør dem i stand til selv hurtigt at kunne dokumentere, om de er berettiget til kontanthjælp.

Udvalget bad også forvaltningen afdække muligheden for forskellige sagsbehandlingsfrister afhængig af dokumentation i sagerne, muligheden for at forkorte sagsbehandlingsfrister samt forklare, hvorfor sagsbehandlingsfrister er opgjort i uger og ikke i arbejdsdage.

Denne indstilling drøftede udvalget på mødet den 15. august 2016. I forbindelse med drøftelsen bad udvalget forvaltningen udarbejde en ny indstilling, som skal være en godkendelsessag, og som redegør for konsekvenserne af differentierede sagsbehandlingsfrister. Derudover bad udvalget forvaltningen om at uddybe, hvordan Ydelsesservice konkret arbejder med vejledning af borgere, der ansøger om kontanthjælp. 

Løsning

Differentierede sagsbehandlingsfrister

I henhold til retssikkerhedsloven skal kommunalbestyrelsen fastsætte frister for, hvor lang tid der må gå, inden der skal være truffet en afgørelse. Det fremgår af vejledning til retssikkerhedsloven, kapitel 5:

”Efter loven er det ikke et krav, at der for hver individuel ansøgning skal træffes en beslutning om, hvad fristen i den konkrete sag skal være. Kommunalbestyrelsen kan fastsætte generelle frister for forskellige sagstyper. Der skal fastsættes frister inden for hvert enkelt sagsområde. Frister kan være længere for typer af sager, som erfaringsmæssigt kræver længere tid, før der kan træffes en afgørelse, og der kan fastsættes kortere frister for sager, som normalt kan afgøres hurtigt. Det vil være hensigtsmæssigt, at fristerne er realistiske, fx at de svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80 til 90 pct. af den pågældende sagstype.”

Sædvanligvis fastsættes forskellige frister for forskellige bestemmelser i lovgivningen. Det er typisk forskellige sagstyper, såsom ansøgning til forskellige typer af ydelser eller redskaber. Afgørende for fastsættelsen af forskellige fristlængder indenfor lov om aktiv socialpolitik er som hovedregel afhængig af, hvor smidigt og let arbejdet med ansøgningerne kan ske. Fx hvor tilgængelige de nødvendige oplysninger er. Denne praksis er gældende i andre forvaltninger i Københavns Kommune samt i de øvrige kommuner.

Der er således ikke en praksis for at fastsætte forskellige frister inden for samme sagstype, fx kontanthjælp. Sagsbehandlingsfristen  skal afspejle, at der er variation i hastigheden i behandlingen af samme sagstyper. Hastigheden vil som nævnt fx være afhængig af, hvor let tilgængelig de nødvendige oplysninger er. Borgere, der er berettiget til kontanthjælp, vil få udbetalt kontanthjælp fra det tidspunkt, hvor de ansøger, uanset sagsbehandlingstiden.

Forvaltningen anbefaler ikke, at der indføres differentierede sagsbehandlingsfrister for samme sagstype, i dette tilfælde kontanthjælp.  Forvaltningen anbefaler således, at der er én sagsbehandlingsfrist for ansøgning til kontanthjælp fastsat ud fra en realistisk vurdering af en gennemsnitlig (typisk) sagsbehandlingstid. Det foreslås med henblik på en realistisk forventningsafstemning med borgerne om, hvornår de kan forvente en afgørelse. Den realistiske frist kan derfor for en anden sagstype, fx ledighedsydelse, være en anden end for kontanthjælp.

Forvaltningen anbefaler derfor én sagsbehandlingsfrist for sagstypen kontanthjælp  fordi det vurderes, at det vil være vanskeligt at forklare borgerne om deres ansøgning er en ”let” sag eller en ”svær” sag, og dermed hvor lang sagsbehandlingstiden vil være i den konkrete sag. Det vil ofte være meget vanskeligt på et tidligt tidspunkt i sagsbehandlingen at vide dette, da der ofte i selve afgørelsesfasen af sagsbehandlingen fremkommer oplysninger, hvor der er behov for at kontakte borgeren. Selv i ansøgninger, hvor al dokumentation er vedlagt, kan der være behov for at kontakte borger, hvis der fx er uoverensstemmelse mellem det vedhæftede og de oplysninger, forvaltningen har i forvejen.

I sager, hvor fristen ikke kan overholdes, skal ansøgeren have skriftlig besked om, hvornår ansøgeren kan forvente en afgørelse. Det følger af retssikkerhedslovens § 3, stk. 2. Differentierede sagsbehandlingsfrister vil derfor betyde, at borgerne løbende skal holdes orienteret om udskydelse af frister, og forvaltningen skal løbende vurdere nye frister, når der dukker ny information op i sagen. Forvaltningen vurderer, at det er uhensigtsmæssigt for borgeren at få sat en frist i udsigt, som forvaltningen med en vis sandsynlighed ikke kan overholde. Forvaltningen vurderer samtidig, at det vil medføre en forringet serviceoplevelse og betydelig usikkerhed for borgeren, da borgeren flere gange i et ansøgningsforløb kan modtage besked om ny frist.

Forvaltningen vurderer, at det vil øge administrationen at indføre differentierede sagsbehandlingsfrister, da der vil blive indført ekstra sagsskridt: Først skal ansøgningen før selve sagsbehandlingen vurderes i forhold til, hvilken frist ansøgningen kan behandles efter. Dette skal borgeren orienteres om. Dernæst skal der ske en orientering, hvis ansøgningen i løbet af sagsbehandlingen viser sig at være mere kompliceret end først antaget.

Interne produktionsmål

Der modtages og behandles i gennemsnit 300 ansøgninger om ugen om kontanthjælp, uddannelseshjælp og integrationsydelse. For at styre behandlingen af denne store ansøgningsmængde arbejdes der med interne produktionsmål. Der er således en målsætning om, at 20 pct. ansøgninger er behandlet indenfor 1 uge, at 40 pct. ansøgninger er behandlet indenfor 2 uger, og at 80 pct. ansøgninger er behandlet indenfor 3 uger. Dette afspejler, at fuldt oplyste ansøgninger samt helt akutte ansøgninger behandles indenfor 1 uge.

Om produktionsmålene realiseres, afhænger dels af borgers afgivne oplysninger til ansøgningen, dels af udsving i fx ansøgningsmængden. Forvaltningen forsøger i videst muligt omfang at planlægge produktionen herefter, men der kan være eksterne forhold fx. vedrørende implementering af ny lovgivning, der vanskeliggør planlægningen. I øjeblikket er det således vanskeligt at leve op til sagsbehandlingsfristen på 3 uger i 80 pct. af sagerne på grund af ekstraordinært mange henvendelser fra borgerne som følge af jobreformen.

Styrket vejledning til borgerne om ansøgningen

Den primære vejledning til borgerne sker gennem kommunens egen hjemmeside, på borger.dk, og ved telefonisk henvendelse i Ydelsesservice. Borger kan desuden få hjælp til at udfylde ansøgningen ved at henvende sig hos Ydelsesservices medbetjenere i jobcentrene. Ved borgers møde i jobcentrene giver medarbejderne vejledning, og der udleveres en flyer, der kort beskriver ansøgningen.

Vejledning til borgerne om ansøgninger kan dels styrkes ved, at kommunikationen i den digitale ansøgningsløsning forbedres og gøres mere borgervenlig. Forvaltningen arbejder løbende med dette, og har i foråret 2016 blandt andet drøftet den digitale ansøgningsløsning med Borgerrådgiveren. Derudover overvejes det at lave en undersøgelse af løsningens brugervenlighed i Ydelsesservices ”satellitter” i Jobcenter København - Center for Jobindsats og Jobcenter København - Ungecentret, hvor de svageste borgere kan møde op og få hjælp til medbetjening, herunder ansøgning.

Forvaltningen forholder sig desuden løbende til klager fra borgere over ansøgning om kontanthjælp og uddrager relevant læring, som både den digitale selvbetjeningsløsning og vejledningen tilrettes efter.

Vejledningen til borgerne om ansøgningen sker desuden via medarbejderne i forvaltningen, såvel Ydelsesservices egne medarbejdere, der telefonisk betjener borgerne, samt jobkonsulenterne, der møder borgerne. Ydelsesservices medarbejdere behandler ansøgningerne, og har derfor den nødvendige viden til at guide borgerne. Der laves løbende undervisning af jobkonsulenterne, så de kender til ansøgningen og de dokumenter, der skal foreligge.  

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Ny sagsbehandlingsfrist anvendes ved kommende måling.

 

Bjarne Winge / Jacob Zeberg Eberholst

Socialdemokratiet, SF og Enhedslisten stillede forslag om følgende nye at-punkter:

 

”1. at udvalget pålægger forvaltningen at komme med en opfølgning inden for et halvt år på, hvordan det går med at overholde de interne produktionsmål.

2. at udvalget pålægger forvaltningen at komme med en handlingsplan for, hvordan borgerne kan vejledes bedre, så sagerne kan blive fuldt oplyst hurtigere og sagstiderne på sigt kan komme ned på 2 uger.”

 

Der blev begæret afstemning om ændringsforslaget.

 

For stemte: 4 (A, F og Ø)

Imod stemte: 3 (V, K og U)

Undlod: 1 (R)

 

Ændringsforslag blev vedtaget.

 

Enhedslisten stillede forslag om et nyt at-punkt:

 

”3. at der fastsættes en intern sagstidsfrist på 2 uger for sager, som er fuldt oplyst på ansøgningsdagen eller som bliver det i løbet af få dage herefter.”

 

Der blev begæret afstemning om ændringsforslaget:

For stemte: 2 (Ø)

Imod stemte: 5 (F, R, K, V og U)

Undlod at stemme: 1 (A)

 

Ændringsforslag blev ikke vedtaget.

 

Indstillingen blev herefter godkendt i sin helhed.