Handlingsplan for sikker økonomistyring i jobcentrene

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 24. januar 2008

 

 

6.      Handlingsplan for sikker økonomistyring i jobcentrene                   BIU  17/2008

Indstilling og BESLUTNING

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstilles, 1.  at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender vedlagte handlingsplan for en forbedret økonomistyring i jobcentrene. 2.  at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender at indstillingen sendes til Økonomiudvalget til orientering.

 

Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutning i mødet den 24. januar 2008 Indstillingen blev godkendt.

 

Problemstilling

Regnskabstal for september måned 2007 viste, at Københavns Jobcenters budget til køb af tilbud til kontanthjælpsmodtagere i matchgruppe 4 og 5 var forbrugt med udgangen af september måned. Som følge heraf udmeldte forvaltningen et stop for igangsættelse af nye tilbud hos de eksterne leverandører.

Selvom der ikke var anledning til at varsle samlede merudgifter på driftsrammen i forbindelse med regnskabsprognosen for oktober, pegede hændelsesforløbet på et behov for at styrke Økonomistyringen i jobcentrene. Det blev på den baggrund indstillet, at udvalget orienteres månedligt om status for budgetoverholdelse og økonomistyringen i jobcentrene.

 

Løsning

En månedlig økonomistatus har siden november 2007 været forelagt Beskæftigelses og Integrationsudvalget med henblik på løbende overvågning af forvaltningens budgetoverholdelse.

Derudover er der arbejdet med en plan for styrkelse af økonomistyringen jf ØU 430/2007 med inddragelse af Deloitte. Arbejdet har resulteret i den vedlagte handlingsplan, som er vurderet af Deloitte til at være tilstrækkelig og passende i forhold til de udfordringer, som jobcentrene står overfor omkring økonomistyringen.

Handlingsplanen har udgangspunkt, i at der er tre væsentlige udfordringer omkring økonomistyringen, som skal håndteres fremadrettet.

1.      Der skal etableres mekanismer til at sikre, at jobcentrene ikke kan disponere ud over den udmeldte ramme.

2.      En risiko for merforbrug skal identificeres så tidligt, at der er mulighed for at foretage en blød opbremsning frem for et egentligt aktivitetsstop.

3.      Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal varsles rettidigt, således at der er mulighed for at tage politisk stilling til omflytning af midler.

Handlingsplanen er blevet til på baggrund af to workshops med deltagere fra jobcentre og centralforvaltning omkring den overordnede styringsmodel i BIF. Formålet med disse workshops var dels at drøfte styrker og svagheder ved den nuværende styringsmodel, dels at påbegynde en idéudvikling omkring styrkelse af styringsmodellen.  Konsulentfirmaet Deloitte har deltaget i to workshops, som har været afholdt som led i handlingsplanen, og kommenteret og vurderet handlingsplanen, jf. bilag 3.

Handlingsplanen iværksætter konkrete initiativer på to hovedområder:

1.      Den fremtidige styring af jobcentrenes købsbudget vedr. aktiveringstilbud til personer fra matchgruppe 4 + 5

Øvrige områder af betydning for økonomistyringen i jobcentret.

På de to hovedområder gennemføres initiativer, der relaterer sig til tre forskellige dimensioner af den økonomiske styring. De tre dimensioner er planlægninggrundlaget, styringsværktøjerne og opfølgningsgrundlaget.

I figuren nedenfor gives et overblik over de konkrete initiativer. Initiativerne er beskrevet nærmere i bilag 1 og opstillet med milepæle og status i bilag 2.

Hovedparten af initiativerne i handlingsplanen realiseres i januar og februar 2008. Enkelte initiativer realiseres med udgangen af marts 2008.

 

Oversigt over initiativerne i handlingsplanen

1. Den fremtidige styring af jobcentrenes købsbudget vedr. aktiveringstilbud	2. Øvrige områder af betydning for økonomistyring i jobcentret
1.1 Planlægningsgrundlaget	2.1 Planlægningsgrundlaget
A. Budgetudmeldinger med klare budgetforudsætninger
B. Strategi for håndtering af nye forpligtigelser i lovgivningen
C. Implementering af kortere forløb hos eksterne leverandører
1.2 Styringsværktøjer	2.2 Styringsværktøjer
D. Udvikling af dispositionsregnskab	G. Forbedret datakvalitet på listetræk
E. Justering af retningslinjer for dispositioner	H. Opstilling og beskrivelse af poster e fter styringsrisiko
1.3 Opfølgningsgrundlaget	2.3 Opfølgningsgrundlaget
F. Ledelsesrapportering	I. Ledelsesinformation
3. Afsluttende evaluering af handlingsplanen, der følger op på hvorvidt i) initiativerne er realiseret som forventet og ii) summen af initiativer har været tilstrækkelig

 

ØKONOMI

Forslaget har ingen direkte økonomiske konsekvenser, men sigter på at understøtte en mere sikker økonomistyring.

 

Videre proces

Forvaltningen gør medio februar status på handlingsplanens realisering. Denne status forelægges for udvalget den 6. marts. Herefter samles op på handlingsplanens realisering og resultater i forbindelse med regnskabsprognosen efter 1. og 2. kvartal i form af en særskilt rapportering til udvalget. Denne proces følger Deloittes anbefalinger.

De tre rapporteringer tilgår i øvrigt også Økonomiudvalget.

 

Bilag

Bilag 1: Handlingsplan vedr. overskridelse af budgetramme

Bilag 2: Tidsplan for handlingsplanens gennemførelse

Bilag 3: Deloittes vurdering af handlingsplanen

 

Morten Binder                         /Thomas Thellersen Børner