Handleplan for udarbejdelse af digitaliseringsstrategi for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen

Resume

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget forelægges hermed en handleplan, der på Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens område udfolder kommunens overordnede digitaliseringsstrategi i konkrete temaer og aktiviteter, som gennemføres i 2024/25. Handleplanen sætter den strategiske retning for digitalisering frem mod en digitaliseringsstrategi for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Den endelige strategi afventer en kommende reform af hele beskæftigelsessystemet.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender handleplan for digitalisering i BIF for 2024/2025

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte den 1. februar 2024 den første samlede digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune for 2024-2027. Formålet med strategien er at sætte retning for kommunens arbejde med digitalisering, ligesom strategien igangsætter konkrete aktiviteter. I KK’s digitaliseringsstrategi er alle forvaltninger forpligtet på som minimum at udarbejde en digitaliseringshandleplan indenfor rammerne af KK-strategien. Det er BIF’s ambition at udarbejde en digitaliseringsstrategi, der på centrale områder skal bidrage til en mere effektiv opgavevaretagelse og prioriteret udnyttelse af ressourcer i organisationen.

Digitalisering er centralt, når der skal hentes besparelser på BIF’s område på ca. 300 mio. kr., med afsæt i anbefalinger fra ekspertgruppen for fremtidens beskæftigelsesindsats. Med denne indstilling forelægges Beskæftigelses- og Integrationsudvalget en handleplan for perioden 2024/2025 og dækker perioden frem til, at der kan udarbejdes en egentlig digitaliseringsstrategi løbende frem til 2027. Som Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tog til efterretning på møde den 17.juni, vil udvalget blive præsenteret for en endelig digitaliseringsstrategi, når der foreligger en politisk aftale om et nyt beskæftigelsessystem. Tidshorisonten er pt. ukendt. Handleplanen skal derfor sikre en strategisk og sammenhængende fremdrift i digitaliseringen af BIF parallelt med en politisk afklaring af fremtidens beskæftigelsesindsats.

Løsning

KK’s digitaliseringsstrategi rummer 6 temaer. BIF har udfoldet KK-strategiens temaer i en forvaltningsspecifik kontekst (BIF-huset – se bilag 1). Nedenfor præsenteres kort de 6 temaer med eksempler på aktiviteter, der indgår i handleplanen for 2024/2025.

Tema 1 (Digital selv- og medbetjening):

Temaet har fokus på udvikling af en sammenhængende digital selv- og medbetjening overfor borgere og virksomheder, der giver dem overblik over egen sag og transparens mellem krav, pligt og rettigheder.

Eksempel på aktivitet:

• App til digital dialog med borgere. En app til chatdialog mellem borgere og jobcenteret. App’en skal sikre lettere, mere brugervenlig og sikker kommunikation mellem borgere og medarbejdere. Samtidig skal den give borgerne letforståeligt overblik over deres forløb på jobcentret. Projektet er under gennemførelse.

Tema 2 (Digital understøttelse af enkle og effektive arbejdsgange):

Temaet har fokus på, at BIF’s arbejdsgange skal være enklere og mere effektive. Kunstig intelligens spiller en væsentlig, understøttende rolle heri. Formålet er at frigøre tid for sagsbehandlerne til de personlige dialoger med de borgere, der har behov herfor.

Eksempel på aktivitet:

• AI-chatbot i Fasit (forvaltningens centrale fagsystem): Der afprøves anvendelse af kunstig intelligens til mere effektiv søgning i regler og arbejdsgange samt til udarbejdelse af resuméer i forvaltningens centrale fagsystem Fasit, Projektet er under gennemførelse.

Tema 3 (Digitale kompetencer til borgere, ledere og medarbejdere):

Temaet har fokus på opprioritering af digitale kompetencer, så borgere opkvalificeres i at kunne arbejde digitalt. Og BIF’s ledere og medarbejdere skal kunne levere deres høje faglighed i et digitalt funderet miljø. 

Eksempel på aktivitet:

• Opkvalificeringsforløb af ledige i digitale kompetencer og færdigheder (LØFT). Projektet er under gennemførelse.

Tema 4 (Bæredygtig anvendelse af ressourcer):

 Temaet har til opgave at sikre et energibesparende ressourceforbrug. Det kan f.eks. være levetidsforlængelse af IT-udstyr. 

Eksempel på aktivitet:

• Øget grøn it-adfærd. Målrettet kommunikationsindsats til medarbejdere i BIF, om hvordan deres it-adfærd bl.a. ift. brug af mail, printer og filopbevaring kan reducere det daglige energiforbrug i BIF. Projektet er under planlægning.

Tema 5 (Bedre og dataetisk brug af data):

 Temaet skal give BIF mulighed for at blive bedre til at udnytte data som vidensgrundlag for vores arbejde samtidig med et stærkt fokus på en dataetisk behandling af borgernes data. 

Eksempel på aktivitet:

• Digitale samtykkeerklæringer. Ofte er borgere nødt til at afgive samtykkeerklæringer på papir. En fællesoffentlig digital løsning er under udvikling. BIF er et af tre nationale testområder. Den digitale løsning skal sikre, at borgerne kun besværes minimalt. Projektet er under gennemførsel.

Tema 6 (professionel og sikker IT-styring):

 Temaet har fokus på en effektiv ledet IT-organisation, hvor ensartethed, overblik og en høj grad af sikkerhed i driften af BIF’s mange systemer er i centrum.

Eksempel på aktivitet:

• Skrappere krav til udstilling af data. Styrket indsats for, at medarbejdere kun tilgår de borgerdata, der er relevante for opgaveløsningen i forvaltningens centrale fagsystem. Projektet er under planlægning.

Aktivitets- og initiativkatalog

Der henvises til handleplanen (bilag 1) for en uddybende oversigt over de samlede aktiviteter, der indgår i handleplan for 2024/2025 samt de foreløbigt identificerede initiativer, som muligvis kan indgå i den kommende digitaliseringsstrategi for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

Fra Handleplan 2024/2025 til Digitaliseringsstrategi 2025-2027

Forvaltningen vil i efteråret 2024 fortsat arbejde med at udfolde de 6 temaer i BIF-huset i konkrete temaer og aktiviteter. De aktiviteter, som præsenteres i handleplanen, kan gennemføres i 2024/2025 frem til, at forvaltningen kan præsentere en egentlig digitaliseringsstrategi for 2025 og frem. Handleplanen sikrer, at arbejdet med den digitale omstilling fortsætter, indtil reformen af beskæftigelsessystemet står klart.

Handleplanen anviser også mulige initiativer, som peger længere frem og kan indgå i en egentlig digitaliseringsstrategi for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, når indholdet af en reform på beskæftigelsesområdet er kendt.

Økonomi

Sagen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser, idet der er afsat finansiering til de igangsatte aktiviteter. Såfremt udvalget ønsker yderligere initiativer, vil det forventeligt være nødvendigt at rejse finansiering hertil.

Politisk handlerum

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget kan godkende handleplanen som forelagt eller foreslå ændringer. Herunder kan udvalget bede om, at forvaltningen indarbejder konkrete initiativer, der skal indgå i den kommende digitaliseringsstrategi.

Videre proces

Hvis udvalget godkender indstillingen, vil forvaltningen gennemføre de i handleplanen beskrevne aktiviteter i 2024/2025 og samtidig arbejde med udvikling af den egentlige digitaliseringsstrategi for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, som forventes fremlagt for udvalget primo 2025. Det endelige tidspunkt er afhængig af de politiske forhandlinger i statsligt regi.