Borgerrådgiverens undersøgelse om journaliseringssikkerhed ved elektronisk kommunikation
Indstilling og beslutning
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,
- at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager resultatet af Borgerrådgiverens egen driftundersøgelse af journaliseringssikkerheden ved anvendelse af elektronisk kommunikation i Københavns Kommune til efterretning.
Problemstilling
Borgerrådgiveren bad ved brev af 14. september 2011 kommunens syv forvaltninger om at fremsende sagsakter fra en bestemt sagstype, der indeholdt e-mail korrespondance, samt at modtage en udtalelse fra forvaltningerne med forvaltningernes retningslinjer for journalisering af e-mailkorrespondance.
Undersøgelsens hovedresultat
Borgerrådgiveren har i sin egen driftsundersøgelse (bilag 1) gennemgået 59 sager på tværs af seks forvaltninger (Borgerrådgiveren har udeladt Teknik- og Miljøforvaltningen af undersøgelsen). Borgerrådgiveren konstaterer, at 97 % af sagerne har større eller mindre mangler i forhold til gældende regler og retningslinjer for journalisering af elektronisk kommunikation. På baggrund heraf har Borgerrådgiveren i varierende grad udtalt kritik af de seks forvaltninger.
Borgerrådgiveren er "særligt bekymret for de enheder i forvaltningerne, som ikke anvender et elektronisk dokumenthåndteringssystem". Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen kan oplyse, at alle enheder i forvaltningen anvender et elektronisk dokumenthåndteringssystem.
Særligt i forhold til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen
Borgerrådgiveren har modtaget og gennemgået 10 sager fra Ydelsesservice vedrørende sagsbehandlingen af ansøgninger om kontanthjælp i 2011. På baggrund af de 10 sager konstaterer Borgerrådgiveren, at de gældende regler og retningslinjer for journalisering af e-mail korrespondance efterleves i for ringe grad i Ydelsesservice. Borgerrådgiveren konstaterer samtidig, at e-mail korrespondance i overvejenden grad er journaliseret, men at en række e-mails burde have været journaliseret under en mere sigende overskrift, som gør det muligt hurtigt at identificere dokumentet. Borgerrådgiveren bemærker blandt andet:
- At interne retningslinjer i Ydelsesservice vedrørende navngivning af dokumenter/ overskrift på dokumenter, efter Borgerrådgiverens vurdering, ikke er i overensstemmelse med "retningslinjer for journalisering i Københavns Kommune".
- At en række dokumenter i de 10 sager er navngivet med meningsløse titler (ofte den samme titel som emnefeltet i de konkrete e-mails), således at dokumentet ikke er mulig at identificere entydigt.
- At der i stort omfang er uoverensstemmelse mellem de dokumenter, som fysisk er til stede i en sag, og de dokumenter, der fremgår af sagens dokumentoversigt og journaler (eksempelvis er der journaliseret modtagelse af e-mails som Borgerrådgiveren ikke har modtaget).
Borgerrådgiveren finder derfor grundlag for at udtale kritik af journaliseringen i Ydelsesservice.
Borgerrådgiveren henstiller til at forvaltningen udarbejder interne retningslinjer, som i højere grad sikrer, at der sker korrekt journalisering. Endvidere beder Borgerrådgiveren om at blive orienteret om, hvad Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Ydelsesservice finder anledning til at foretage på baggrund af Borgerrådgiverens henstilling.
Løsning
På baggrund af Borgerrådgiverens rapport har Ydelsesservice gennemgået og opdateret de interne regler og retningslinjer omkring journalisering af elektronisk post. Af de nye regler og retningslinjer fremgår det nu, at e-mails skal tilknyttes en sag med en sigende titel, således at dokumentet kan identificeres og genfindes også på et senere tidspunkt i et sagsforløb. De ændrede retningslinjer er meldt ud til medarbejderne i Ydelsesservice og tilgængelige på intranettet. Det er således Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens opfattelse, at der nu er overensstemmelse mellem Ydelsesservices interne regler og retningslinjer, og "Retningslinjer for journalisering i Københavns Kommune".
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har samtidig indskærpet overfor forvaltningens øvrige medarbejdere, at regler og retningslinjer for journalisering skal efterleves.
Borgerrådgiveren er orienteret om ovenstående.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har noteret sig, at en arbejdsgruppe under Økonomiforvaltningen med repræsentanter fra alle forvaltningerne, aktuelt er i gang med at adressere en række af de problematikker, som Borgerrådgiveren pointerer i rapporten. Arbejdsgruppen har/vil inddrage Borgerrådgiveren i arbejdet, med henblik på at sikre, at der bliver taget højde for de konstateringer, som rapporten om journaliseringssikkerhed ved elektronisk kommunikation, viser.
Det er samtidig forvaltningens forventning, at den stigende anvendelse af kommunikation via borger.dk, der er indrettet i overensstemmelse med regler og retningslinjer om elektronisk kommunikation og journalisering, ligeledes vil medføre forbedringer på området.