Resumé

Revisionsrapporten vedrørende den løbende revision vil indgå i den samlede revision af årsregnskabet 2022, som forventes forelagt udvalget omkring sommeren 2023.

Revisionen anfører, at det er revisionens vurdering, at der generelt er etableret et godt kontrolmiljø. Revisionens gennemgang medfører ingen nye bemærkninger for 2022.

Der videreføres imidlertid revionsbemærkninger fra tidligere år. Ingen af disse bemærkninger er direkte rettet mod Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF), men BIF er sammen med de øvrige forvaltninger omfattet af 2 revisionsbemærkninger. Det drejer sig om bilagskontrol (rød) og betalinger af fakturaer til tiden (gul). I forhold til BIFs bilagskontrol har revisionen gennemgået 219 forhold og fundet 9 fejl (4%). I 2021 var BIFs fejlprocent i den tilsvarende undersøgelse 6%. Vedrørende betaling af fakturaer henstiller revisionen til, at fakturaer betales løbende også i ferieperioder. 

Revisionsrapporter med en gul eller rød markering (gul indikerer risici, revisionen anser for væsentlige, og rød indikerer risici, revisionen anser for kritiske) skal ifølge Københavns kommunes retningslinjer forelægges fagudvalgene. Derfor forelægges denne sag udvalget.

Økonomiforvaltningen (ØKF) har efter normal procedure bedt om handleplaner for disse 2 revisionsbemærkninger fra tidligere år. Handleplanerne skal godkendes af fagudvalgene.

Forvaltningen har udarbejdet udkast til handleplaner, der håndterer problemstillingerne. Udvalget har med denne indstilling mulighed for at vurdere, om de skitserede udkast til handleplaner synes tilstrækkelige ift. at kunne rette op på fejlene og sikre, at lignende fejl ikke sker fremadrettet.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender udkast til handleplaner, jf. bilag 3.

Problemstilling

Når revisionen konstaterer, hvad de ud fra en revisionsmæssig betragtning vurderer som væsentlige fejl eller mangler, afgiver revisionen en revisionsbemærkning herom. ØKF beder derefter udvalgene om handleplaner for, hvordan der kan rettes op på de konstaterede mangler, herunder hvordan de undgås fremadrettet. Vedr. revisionsrapporten for den løbende revision 2022 er BIF blevet bedt om handleplaner i forhold til 2 revisionsbemærkninger fra tidligere år, der er rettet mod alle forvaltninger. Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 2.

Revisionsbemærkningerne omhandler bilagskontrol og betaling af fakturaer til tiden.

Eftersom deadline for fremsendelse af handleplaner til Økonomiforvaltningen var den 15. december 2022, er udkast til handleplanerne oversendt til ØKF med forbehold for udvalgets godkendelse. Udkast til handleplanerne er vedlagt som bilag 3.

Løsning

I det følgende redegøres for de 2 revisionsbemærkninger rettet mod alle forvaltninger samt BIFs handleplaner i forhold hertil.

Revisionsbemærkning fra tidligere år vedr. bilagskontrol (Rød).

Revisionens henstiller til, at der i forvaltningerne fortsat er ledelsesmæssigt fokus på effekten af handleplanerne, der skal sikre fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer. For 2022 har revisionen gennemgået et større antal sager. Hos BIF er der undersøgt 219 forhold og i 210 af tilfældene er bogføringen sket korrekt. Det svarer til en fejlprocent på 4,1 %. Den tilsvarende fejlprocent for hele Københavns kommune er 9,1 %. BIFs tilsvarende fejlprocent var 6 % i 2021.

5 af BIFs 9 fejl vedrører korrekt anvendelse af art i forbindelse af kontering af udgifter til take away mad. BIF har konteret disse udgifter som varekøb (art 2.2), men de burde være konteret som tjenesteydelser (art 4.9). Ræsonnementet er, at take away mad er forarbejdet mad og dermed en tjenesteydelse, mens indkøb af f.eks. råvarer i et supermarked er varekøb. Fejlkonteringen har ingen økonomisk betydning.

De sidste 4 fejl hos BIF er alle enkeltstående fejl. Det skal bemærkes, at BIF i 2021 havde 4 fejl i forhold til angivelse af formål og deltagere ved kontering af mødeforplejning. I 2022 er der ingen fejl på dette område i undersøgelsen. I bilag 3 er anført BIFs udkast til handleplan på dette område.

I BIF foregår bogføringen i al væsentlighed i 2 afgrænsede enheder (Bogholderiet og Økonomikontoret). Begge enheder har deltaget i møder med revisionen om rapporten, og begge enheder har fået gennemgået de observerede fejl, herunder specielt korrekt kontering af forarbejdede fødevarer.

BIFs udkast til handleplan omhandler en løbende læring af de relativt få fejl, der fremkommer gennem revisionens gennemgang, forvaltningens eget risikobaserede ledelsestilsyn og Koncernservices stikprøvekontrol.

Revisionsbemærkning fra tidligere år vedr. ”Betaling til tiden” (Gul).

Revisionen henstiller, at forvaltningerne sikrer, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der er et øget fokus på rettidig betaling til kommunens leverandører i ferieperioder.

I bilag 3 er anført BIFs handleplan på dette område. 

Forvaltningens bogholderi (Varetager størstedelen af fakturahåndteringen) er altid bemandet og forud for ferie kommunikeres til indkøbere og budgetansvarlige chefer omkring vigtigheden af dels at foretage alle godkendelser inden ferie, dels sikre stedfortrædere i ferieperioden. 

Politisk handlerum

Selve revisionsrapporten ligger fast, men udvalget skal med indstillingen her formelt set godkende forvaltningens handleplaner. Udvalget har mulighed for at vurdere, om forvaltningens handleplaner synes tilstrækkelige ift. at kunne rette op på forholdene, og dermed fremadrettet reducere risikoen for fejl. Såfremt udvalget ikke synes handleplanerne er tilstrækkelige, kan udvalget bede forvaltningen om at revidere handleplanerne.

Økonomi

Indstillingen har ingen direkte økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Revisionsrapporten med tilhørende handleplaner fra alle forvaltninger bliver behandlet på ØU den 25. januar 2023.

Henrik Lund / Signe Maria Christensen