Status for sagsbehandlingstider vedr. kontanthjælp

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller:

• at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager status for sagsbehandlingstiderne ved nyansøgning om kontanthjælp til efterretning.
• at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender den ændrede praksis for afgørelser på det foreliggende grundlag som beskrevet i indstillingen.

Problemstilling

Der har gennem de seneste måneder været forlængede sagsbehandlingstider i relation til kontanthjælp. Forvaltningen har iværksat en række initiativer for at reducere sagsbehandlingstiden, som er reduceret siden efteråret 2016.

Forvaltningen foreslår med indstillingen at indføre en praksis, som skal medvirke til, at borgerne hurtigere fremsender den efterspurgte dokumentation. Konkret er det forventningen, at afgørelser på det foreliggende grundlag betyder, at nogle borgere fremsender den nødvendige dokumentation hurtigere. I de tilfælde, hvor der ikke er yderligere oplysninger, er afgørelsen endelig. I de tilfælde, hvor der efterfølgende fremkommer nye oplysninger fra borgeren, vil sagen blive genoptaget.  Begge forløb følger sagsgangen i dag men fremskyndes med den nye arbejdsgang. I de tilfælde, hvor sagen genoptages, regnes sagsfristen fortsat fra dagen for modtagelsen af ansøgningen. Forslaget er uddybet i indstillingen.

Løsning

De seneste tal viser en reduktion i antallet af nyansøgninger om kontanthjælp, som endnu ikke er afgjort, jf. tabel 1.

Tabel 1: Antal ansøgninger, der endnu ikke er afgjort

	Antal
22. november 2016	1.258
6. december 2016	1.198
12. december 2016	1.152
19. december 2016	1.091
9. januar 2017	914
16. januar 2017	871

Nedgangen i antallet af ubehandlede ansøgninger afspejler sig i antallet af sager, der overskrider sagsbehandlingsfristen på 3 uger, herunder antallet af sager, der er mere end 5 uger gamle, jf. tabel 2.

Tabel 2: Antal ansøgninger med over 3 ugers ventetid, der endnu ikke er afgjort

Uge	Uge 47	Uge 49	Uge 50	Uge 52	Uge 1	Uge 2
4-5 uger	383	383	337	353	252	200
over 5 uger	216	197	185	177	125	110

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for afgjorte sager er  reduceret, jf. tabel 3. Varigheden er faldet med 9,6 dage siden uge 46.

Tabel 3: Den gns. varighed i dage for afgjorte nyansøgninger i uge 46 - uge 2 opgjort på ydelsestyper

	Uge 46	Uge 48	Uge 49	Uge 50	Uge 51	Uge 52	Uge 1	Uge 2
Kontanthjælp	36,5	39,5	30,3	30,1	32,7	29,2	31,0	26,3
Uddannelses-hjælp	31,8	34,5	30,8	28,6	31,3	28,1	32,5	24,0
Integrations-ydelse	27,6	16,4	23,3	19,2	18,3	17,9	5,6	11,9
Samlet	34,1	36,7	29,5	28,6	31,0	27,9	29,6	24,5

Af tabel 4 fremgår fordelingen af sagsbehandlingstiden for afgjorte ansøgninger. Tallene skal ses i sammenhæng med, at der er afgjort en del gamle sager i de seneste uger, hvilket betyder, at der er en del sager, som afgøres senere end 3. uge, selvom der er færre sager, som har længere sagsbehandlingstid end i efteråret.

Tabel 4: Fordelingen af sagsbehandlingstiden for afgjorte nyansøgninger i uge 46 - uge 2

Varighed	uge 46	uge 48	uge 49	uge 50	uge 51	uge 52	uge 1	uge 2
Afgjort inden udgang af 1. uge	18 pct.	20 pct.	27 pct.	23 pct.	17 pct.	16 pct.	26 pct.	22 pct.
Afgjort inden udgang af 2. uge	6 pct.	5 pct.	2 pct.	6 pct.	9 pct.	20 pct.	4 pct.	10 pct.
Afgjort inden udgang af 3. uge	2 pct.	3 pct.	6 pct.	5 pct.	4 pct.	8 pct.	3 pct.	1 pct.
Afgjort inden udgang af 4. uge	3 pct.	2 pct.	4 pct.	4 pct.	12 pct.	3 pct.	3 pct.	27 pct.
Afgjort inden udgang af 5. uge	25 pct.	9 pct.	12 pct.	29 pct.	15 pct.	10 pct.	23 pct.	11 pct.
Afgjort inden udgang af 6. uge	17 pct.	13 pct.	29 pct.	15 pct.	16 pct.	21 pct.	22 pct.	15. pct.
Afgjort senere	29 pct.	48 pct.	21 pct.	19 pct.	27 pct.	22 pct.	20 pct.	13 pct.
I alt	100 pct	100 pct	100 pct	100 pct	100 pct.	100 pct.	100 pct.	100 pct.

Forvaltningen forventer en fortsat nedbringelse af sagsbehandlingstiden og antallet af sager, der mangler afgørelse. Tallene varierer fra uge til uge, men i øjeblikket træffes afgørelse i ca. 300-350 sager pr. uge, mens antallet af nye sager, der kræver afgørelse, er ca. 50 lavere.

Nuværende partshøringsfrister og lovgrundlag

Ydelsesservice giver borgeren følgende frister i forbindelse med partshøring, hvilket indgår i sagsbehandlingsfristen:

• Typisk 5 dage ved skriftlig partshøring til e-Boks
• 2-3 dage hvis der har været kontakt med borgeren og aftalt, hvilken dokumentation der skal fremsendes
• 10 dage hvis der partshøres vedr. ophold i riget
• Mere end 10 dage, hvis borgeren ikke er tilmeldt digital post. 

 

Hvis der i forbindelse med indhentelse af dokumentation, eller ved borgers kommentarer i partshøring kommer nye oplysninger, skal der evt. ske en ny kontakt til borger. Hvis borger ønsker, at sagsbehandlingsfristen udskydes, for at vedkommende får øget tid til at fremskaffe oplysninger, skal forvaltningen efterleve dette, jf. forvaltningsloven. Det bemærkes, at forvaltningen ved nye oplysninger med betydning for sagen skal genoptage sagen fra det oprindelige ansøgningstidspunkt.

Forslag til ændret praksis

Det har tidligere været praksis i forvaltningen ikke at træffe afgørelse på selve dagen for udløbet af parthøringsfristen, hvis borgeren ikke har fremsendt efterspurgt dokumentation, som skal bruges i fx vurderingen af, om borgeren er berettiget til ydelse, eller hvilken sats borgeren skal indplaceres på. Forvaltningen har således i et vist omfang afventet fremsendelse af borgerens dokumentation udover partshøringsfristen, og i den periode sker der derfor ikke noget videre i borgerens sag. Forvaltningen foreslår med indstillingen at indføre en praksis, som skal medvirke til, at borgerne fremsender den efterspurgte dokumentation hurtigere. Konkret kan hurtigere afgørelser efter udløb af partshøringsfristen medvirke hertil, hvilket også vil betyde, at sagsbehandlingstiden reduceres.

I de tilfælde, hvor der ikke er yderligere oplysninger, er afgørelsen endelig. I de tilfælde, hvor der efterfølgende fremkommer nye oplysninger fra borgeren, vil sagen blive genoptaget.  Begge forløb følger sagsgangen i dag men fremskyndes med den nye arbejdsgang. I de tilfælde, hvor sagen genoptages, regnes sagsfristen fortsat fra dagen for modtagelsen af ansøgningen. Således skal det bemærkes, at det forventes, at den nye arbejdsgang ikke får en negativ effekt på, hvornår borgeren modtager sin ydelse. I dag udskydes afgørelsen, mens Ydelsesservice afventer dokumentation og derefter kan træffe afgørelse. Med den nye arbejdsgang er det forventningen, at nogle borgere fremsender dokumentation hurtigere, hvorfor Ydelsesservice kan træffe afgørelse hurtigere og borgeren dermed også kan få den rette ydelse.

Hvis borgeren medvirker og ønsker fristforlængelse, vil forvaltningen fortsat imødekomme dette, jf lovgivningen beskrevet ovenfor.

Forvaltningen bemærker, at der også hidtil er blevet truffet afgørelser på det foreliggende grundlag - blandt andet fordi det er en forudsætning for, at borgeren kan få udbetalt ydelse i de tilfælde, hvor der mangler oplysninger, til grund for om ydelsen skal forhøjes. Således er den foreslåede ændring altså ikke decideret ny praksis, men en mere konsekvent og systematisk opfølgning på borgerens sag efter partshøringsfristens udløb. I dag foregår dette ved, at den enkelte sagsbehandler i Ydelsesservice vurderer dette individuelt.

Sagsfristen regnes fortsat fra dagen for modtagelsen af ansøgningen. Forvaltningen vil løbende vurdere den foreslåede ændrede praksis.

Fastholdelse af initiativer for at reducere sagsbehandlingstiden

Forvaltningen fastholder de nuværende ekstraordinære initiativer for at reducere sagsbehandlingsfristen yderligere, og som BIU tidligere er orienteret om, herunder særligt:

• Anvendelse af vikarer
• Merarbejde blandt medarbejdere i YDS
• Mulighed for at rette henvendelse om sin ansøgning uden for YDS' normale telefontid.

Udvalget er tidligere orienteret herom i forbindelse med skriftlig besvarelse af forespørgsel om sagsbehandlingstider fremsendt til udvalget 21. december 2016.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Udvalget får en ny status for sagsbehandlingstider vedr. kontanthjælp på næste udvalgsmøde.

 

Bjarne Winge / Jacob Zeberg Eberholst