Evaluering af sagsbehandlingsfrister for hjemviste og ændrede sager fra Ankestyrelsen

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager forvaltningens evaluering af sagsbehandlingsfrister for hjemviste og ændrede sager fra Ankestyrelsen til efterretning.
2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at sagsbehandlingsfristerne opretholdes, og at udvalget får en ny status på overholdelse af fristerne i juni måned 2017.

Problemstilling

Den 11. april 2016 godkendte Beskæftigelses- og Integrationsudvalget (BIU) forvaltningens indstilling med fastsættelse af interne sagsbehandlingsfrister for behandling af sager, som er blevet hjemvist eller ændret af Ankestyrelsen. Fristerne blev fastsat i forlængelse af, at Borgerrådgiveren i 2014 havde rettet henvendelse til forvaltningen om sagsbehandlingstiderne i hjemviste og ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen. Det var forvaltningens forslag at fastsætte sagsbehandlingsfrister, og BIU godkendte de foreslåede frister.

Sagsbehandlingsfristerne er differentieret efter kompleksiteten af den efterfølgende sagsbehandling, så der er længere frist i sager, som kræver omfattende sagsbehandlingsskridt. De frister, som BIU har vedtaget, fremgår af tabel 1 nedenfor.

Tabel 1. Sagsbehandlingsfrister i hjemviste eller ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen for hhv. centralforvaltning og jobcentre.

Ændrede afgørelser forekommer i de sager, hvor Ankestyrelsen retter på jobcentrets afgørelse og sætter deres egen afgørelse i stedet for jobcentrets afgørelse. Hjemviste afgørelser forekommer i de sager, hvor Ankestyrelsen vurderer, at der mangler tilstrækkelige oplysninger i sagen, hvorfor Københavns Kommune skal se på sagen igen.

Indstillingen blev godkendt med bemærkning om, at der skulle fastsættes en frist for, hvornår borger første gang kontaktes af forvaltningen, samt at der skal udarbejdes en evaluering af sagsbehandlingsfristerne.

BIU orienteres nu om forvaltningens overholdelse af sagsbehandlingsfristerne.

Løsning

I denne afrapportering til BIU er medtaget alle hjemviste og ændrede sager fra Ankestyrelsen, der er kommet til forvaltningen, efter BIU vedtog sagsbehandlingsfristerne 11. april. Det omfatter 87 afgørelser fra Ankestyrelsen, heraf 25 hjemviste og 62 ændrede afgørelser.

I 26 sager, heraf 8 hjemviste og 18 ændrede afgørelser, har forvaltningen afsluttet sagen inden for sagsbehandlingsfristen, jf. tabel 3. Det svarer til, at 32 pct. af alle hjemviste og 29 pct. af alle ændrede afgørelser er afsluttet inden for fristen.

Tabel 2. Status på overholdelse af sagsbehandlingsfrist for ændrede og hjemviste sager fra april 2016 – november 2016.  

Forvaltningen har fastsat en frist på 3 dage for, hvornår borger første gang skal kontaktes af forvaltningen. Forvaltningen overholder denne frist i 24 ud af de 87 sager i alt, svarende til 28 pct. af sagerne.

De første erfaringer peger på, at det har været en udfordring at få de nye sagsbehandlingsprocedurer implementeret både i Centralforvaltningen og i jobcentrene. Det har taget tid at få implementeret arbejdsgangene, ikke mindst fordi der er mange processer og mange implicerede parter, der skal arbejde sammen inden for en relativt kort frist. Det har været en udfordring i både ændrede og hjemviste afgørelser, uanset graden af kompleksitet.

Det er imidlertid forvaltningens vurdering, at det går den rigtige vej, både med at overholde sagsgangene og med at overholde sagsbehandlingsfristerne.

Denne vurdering understøttes af, at der samlet set er sket et fremskridt i andelen af sager, hvor sagsbehandlingsfristen er overholdt i perioden efter BIU’s beslutning om indførelse af sagsbehandlingsfrister i hjemviste og ændrede afgørelse og frem til nu.

Arbejdsgangene er nu implementeret, og forvaltningen vil have et skærpet ledelsesmæssigt fokus på, at arbejdsgangene følges. Det er derfor forvaltningens forventning, at det løbende fokus på at overholde rettidigheden i både Centralforvaltningen og jobcentrene vil sikre en markant højere overholdelse af sagsbehandlingsfristerne fremadrettet, både hvad angår fristen for forvaltningens første kontakt til borger og den samlede sagsbehandlingsfrist.

Fremadrettet vil forvaltningen registrere svar fra Ankestyrelsen fra det tidspunkt forvaltningen modtager afgørelsen, ligesom det er praksis i klagesagerne i øvrigt. Aktuelt har forvaltningen opgjort sagsbehandlingsfristen fra det tidspunkt, hvor Ankestyrelsen har afsendt afgørelsen.

Forvaltningen anbefaler på den baggrund, at sagsbehandlingsfristerne opretholdes.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen arbejder videre med stort ledelsesmæssigt fokus på området.

Centralforvaltningen vil fortsat være i løbende dialog med de involverede parter i sagsbehandlingen i forhold til at sikre, at sagsbehandlingen sker rettidigt.

Derudover vil Centralforvaltningen indføre en yderligere opfølgning i jobcentrene på de sager, der kan risikere at overskride sagsbehandlingsfristen.

Forvaltningen udarbejder en evaluering til BIU igen i juni 2017, hvis udvalget godkender det.

Bjarne Winge / Michael Baunsgaard Schreiber