Indstilling til BIU ifm. høring om Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2019-2022

Resumé

Økonomiudvalget har sendt Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2019-2022 i høring i fagudvalgene forud for vedtagelsen i Borgerrepræsentationen.

Vedlagt er udkast til høringssvar fra Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, der indeholder forvaltningens bekymringer i relation til at opfylde indkøbspolitikkens compliancemål, hvad den tekniske side angår.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget afgiver det høringssvar vedrørende Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2019-2022, der fremgår af bilag 1.

Problemstilling

Københavns Kommune skal have ny indkøbspolitik for perioden 2019-2022. Udkastet til politikken har været behandlet i kommunens forskellige indkøbs- og økonomifora i løbet af sommeren og efteråret 2018. Det er planen, at politikken skal vedtages i Borgerrepræsentationen den 13. december. I perioden frem til den 1. november er udkastet sendt i høring i fagudvalgene, før behandling i Økonomiudvalget 4.december.

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal senest den 1. november afgive høringssvar vedrørende Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2019-2022.

Nedenfor er beskrevet, hvad forvaltningen vurderer, at udvalget bør tage i betragtning ved afgivelse af høringssvar og som derfor er indarbejdet i bilag 1.

Forvaltningen bifalder overordnet set udkastet til kommunens nye indkøbspolitik.

Forvaltningen vurderer, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens indkøb foretages på kommunens aftaler i det omfang, det er muligt, og at forvaltningen har udbudsudsat de indkøbsområder, hvor dette er påkrævet.

Indkøbspolitikkens compliancemål er defineret som ’indkøb via Kvantum’, som er indkøbsmodulet i kommunens økonomisystem. Målet er, at 95 pct. af kommunens indkøb er foretaget gennem Kvantum Indkøb i 2021 med delmål på 70 pct. i 2019 og 85 pct. i 2020. Forvaltningen mener ikke at kunne indfri denne compliancemålsætning.

Årsagen til at forvaltningen vurderer, at man ikke kan opfylde compliancemålet er, at en stor del af de indkøb, der foretages i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltning, ikke understøttes teknisk af Kvantums indkøbsløsning på nuværende tidspunkt, og det er ikke sandsynligt, at der vil kunne findes løsninger i tide til at opfylde mål og delmål. Aktuelt ligger forvaltningens andel af indkøb foretaget via Kvantums indkøbsløsning på ca. 2 pct.

De to største udfordringer er køb af lægeerklæringer og tilbudskøb hos forvaltningens aftaleleverandører.

Lægeerklæringer bestilles hos borgers læge via NFS-systemet, der er en digital platform til udveksling af data mellem kommune og læger, og som forvaltningen ikke har alternativer til, når de skal koble borger med egen læge. Der er ikke for nuværende overvejelser om, hvordan denne platform vil kunne sammentænkes med Kvantums indkøbsmodul, hvilket er en forudsætning for at opnå compliance og dermed undgå fakturaer. Fakturaer for lægeerklæringer udgør ca. 45 pct. af alle forvaltningens fakturaer, og de udgør dermed en stor risiko for, at forvaltningen ikke kan nå compliancemålene.

Der arbejdes aktuelt med en automatisering af fakturahåndtering med henblik på at mindske de administrative ressourcer. Dette har betydning for ressourceforbruget i forvaltningen, men ikke i forhold til compliancemålene.

Tilbudskøbene til ledige borgere hos de leverandører, som forvaltningen har aftale med, foregår p.t. via Udbudsportalen, der er integreret med Kvantum, men ikke med Kvantums indkøbsmodul. Det er planen, at Udbudsportalen skal i udbud i starten af 2019, og at en kommende portal vil være integreret med Kvantums indkøbsmodul. En ny udbudsportal vil dog tidligst kunne være implementeret i løbet af 2020, og indtil da vil det ikke være muligt at opnå compliance på dette område.

Forvaltningen arbejder på at øge compliance på de områder, hvor det teknisk er muligt at benytte indkøbsløsningen - fx fødevareområdet. Men disse områder udgør imidlertid kun en mindre del af forvaltningens indkøb.

Selvom forvaltningen ikke vurderer at kunne leve op til compliancemålsætningen, er det ikke vurderingen, at dette forhold har betydning for kommunens økonomi, hverken for nuværende eller på længere sigt, da de områder, der ikke er dækket, enten har været konkurrenceudsat og er aftaledækket eller er ydelser med faste priser, som fx lægeattester. De store udfordringer er af teknisk karakter og har ikke betydning i forhold til opnåelse af bedre priser og heller ikke automatisk mindskning af administration.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har kommentarer til høringssvaret, indarbejdes disse, inden svaret sendes til Økonomiforvaltningen senest 1. november. Herefter vil Økonomiudvalget behandle indkøbspolitikken igen den 4. december 2018, med henblik på at Borgerrepræsentationen kan behandle indkøbspolitikken den 13. december 2018. 

Tanja Franck / Jeppe Bøgh Andersen

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Venstre fremsatte følgende protokolbemærkning.

”Venstre bakker op om kommunens indkøbspolitik, men mener, at politikken på følgende tre områder kunne præciseres:

1. Ambitionerne om at være foregangskommune må ikke spænde ben for, at borgerne får den bedste kvalitet. Når f.eks. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen medgiver, at de ældre på plejehjemmene kunne få mad af højere kvalitet og med mere næring, hvis vi ikke havde så højt et økologikrav, er det i vores optik kommet for vidt
2. Compliancemålene (opgjort som, hvor meget der købes gennem Kvantum) er på nogle områder urealistiske. I BIF købes der pt. 2% gennem Kvantum, hvorfor det forekommer urealistisk at nå op på 70% i 2019 stigende til 95% i 2021
3. Københavns Kommune bør som udgangspunkt altid bruge SKI-aftaler. Det skaber kompleksitet og dobbeltarbejde, at man i kommunens forvaltninger bruger ressourcer på at lave egne udbud på områder, som allerede er dækket af SKI-aftaler.”