Revisionsberetningen for 2021 vedr. årsregnskabet

Resumé

Der er to revisionsberetninger – en vedr. årsregnskabet og en vedr. det sociale- og beskæftigelsesrettede område – som behandles under hver sit dagsordenspunkt på dette møde.

Revisionsberetningen vedr. årsregnskabet indeholder ingen revisionsbemærkninger rettet specifikt til BIF. BIF er dog omfattet af 3 generelle revisionsbemærkninger, som er rettet til alle forvaltninger. Udover bemærkningerne henstiller revisor til, at BIF gennemgår alle integrationssager med henblik på sikre, at forvaltningen hjemtager alle berettigede tilskud.

Forvaltningen har udarbejdet handleplaner som adresserer de tre revisionsbemærkninger.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender de 3 handleplaner jf. bilag 2.

Problemstilling

Når revisionen konstaterer, hvad de ud fra en revisionsmæssig betragtning vurderer som væsentlige fejl eller mangler, afgiver revisionen en revisionsbemærkning herom. Økonomiforvaltningen beder derefter udvalgene om handleplaner for, hvordan der kan rettes op de konstaterede mangler, herunder hvordan fejlene undgås fremadrettet. Vedr. revisionsberetningen for 2021 er Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen blevet bedt om handleplaner i forhold til 3 revisionsbemærkninger, der er rettet mod alle forvaltninger. 

Eftersom deadline for fremsendelse af handleplaner til Økonomiforvaltningen var den 3. august, er udkast til handleplanerne oversendt til ØKF med forbehold for udvalgets godkendelse. 

Løsning

Revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet redegør for de forhold, som revisionen i sit løbende arbejde har konstateret, ikke lever op til retningslinjerne på området.

Revisionsbemærkning nr. 1.1. Stikprøvekontrol og bilagsgennemgang

Dette forhold blev behandlet på BIU mødet den 7. februar 2022. Forholdet er medtaget her igen, fordi revisionsberetningen samler op revisionshandlingerne for 2021.

Revisionen henstiller i lighed med tidligere at de forvaltninger, der ikke efterlever reglerne om tilstrækkelig dokumentation for posteringer, skærper ledelsestilsynet og sikrer at der fremover er fyldestgørende dokumentation for posteringerne

For 2021 har revisionen gennemgået et større antal posteringer med henblik på at vurdere om der foreligger tilstrækkelig dokumentation. Hos BIF var der undersøgt 219 forhold og i 206 af tilfældene er bogføringen sket korrekt. Det svarer til en fejlprocent på 5,9 %. Den tilsvarende fejlprocent for hele Københavns kommune var 7,7 %.

Hos BIF var udfordringerne:

• Dankortbetalinger og udlæg til mødeforplejning. Her er formål med mødet og angivelse af mødedeltagere ikke fyldestgørende (henholdsvis 3 ud af 7 sager og 1 ud af 5 sager).
• Finans. I 20 % af de undersøgte posteringer er kontrolsporet utilstrækkelig. Det betyder, at revisionen ikke finder at dokumentationen for posteringen er tilstrækkelig og forståelig for udenforstående.
• Udlæg og rejseafregning. I 2 ud af 19 posteringer (fejlprocent 10,5) er der anvendt forkert momsart.

I BIF foregår bogføringen i al væsentlighed i 2 afgrænsede enheder (Bogholderiet og Økonomikontoret). Begge enheder har deltaget i møder med revisionen om rapporten og begge enheder har fået indskærpet kravene til korrekt bogføring herunder specielt de få områder, hvor fejlprocenten i BIF var høj.

Udover indskærpelsen om korrekt bogføring vil forvaltningen selv foretage et specifikt ledelsestilsyn i alle forvaltningens enheder vedr. korrekt håndtering af udlæg. Dertil kommer, at forvaltningen i forbindelse med opfølgningen på Koncernservices ledelsestilsyn vil have ekstraordinær fokus på kritikpunkterne i revisionens undersøgelse.

Revisionsbemærkning nr. 3. Revision af balancen

Revisionen anfører, at selvom der stadig er en del konti, der ”ikke er afstemt” eller har ”beløb til opfølgning” så er det Revisionens opfattelse, at der er sket en positiv udvikling fra sidste år. Revisionen henstiller, at de respektive forvaltninger udarbejder specifikke handleplaner, således at områderne administreres betryggende.

Revisionsbemærkningen vedrører afstemningen af kommunens i alt 2.562 balancekonti. Det er ØKF ved Koncernservice (KS), der afstemmer hovedparten af kontiene, herunder kontiene for BIF. KS og BIF foretager i samarbejde en månedlig afrapportering.  

Ved seneste statusopfølgning pr. april 2022 blev 6 BIF-konti rubriceret med en årsagsforklaring tilhørende kategori 2, dvs. som ”Afstemt til opfølgning”, mens 11 konti blev rubriceret med en årsagsforklaring tilhørende kategori 3, dvs. som ”Ikke afstemt”. 

Kategori 2 og 3 afstemningerne vedrører udbetalinger via fagsystemer, hvor problemstillingen typisk handler om utilstrækkelig dokumentation for åbne poster. BIF samarbejder med KS om at fremskaffe den fornødne dokumentation.

En del af de åbne poster, der omhandler afregning af A-skat og ATP og foretaget via de nu udfasede fagsystemer hhv. KMD Dagpenge og KMD Aktiv, forventes afskrevet inden udgangen af 2022, hvilket vil nedbringe antallet af kategori 3 afstemninger.

Der henstår en større saldo på KSD-mellemregningskontoen, der dækker over løbende økonomiske mellemværender på sygedagpengeområdet, der enten skal modregnes, afskrives eller oversendes til opkrævning via debitorsystemet. Der er siden overgangen fra KMD Dagpenge til det nye system KSD sket en ophobning af sager grundet manglende debitorfunktionalitet og et stigende sagsantal. BIF arbejder målrettet på at nedbringe sagspuklen.

Revisionsbemærkning nr. 5:  Kommunens regler for indkøb

Revisionen henstiller, at forvaltningerne fortsat sikrer et ledelsesmæssigt fokus på, at kommunens indkøbspolitik efterleves. Dette bør bl.a. ske gennem bedre aftale dækning og højere compliance

BIF vil fremover fortsat have ledelsesmæssigt fokus på, at kommunens indkøbspolitik efterleves.

De primære opgaver, som forventes løst inden næste opfølgning er:

1. Indlæsning af større indkøbsaftaler, særligt på IT-området, i Kvantum mhp. at kunne henføre indkøbsordrer og fakturaer hertil

    

2. Juridisk vurdering af en række mindre indkøbsaftaler med beskæftigelsesfaglige konsulenter i forhold til evt. konkurrenceudsættelse

Hjemtagelse af statsrefusion (7.3.2.)

Udover de 3 tværgående revisionsbemærkninger er BIF er i revisionsberetningen konkret omtalt omkring hjemtagelse af statsrefusion.

Revisionen henstiller på dette område, at BIF gennemgår alle udsøgte sager fra den gennemførte revision på området, med henblik på at hjemtage alle de tilskud kommunen er berettiget til. Endvidere henstiller revisionen, at BIF tager stilling til om forretningsgangen er tilstrækkelig til at sikre hjemtagelse af alle berettigede tilskud.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har på baggrund af den gennemførte revision, gennemgået alle relevante integrationsdata for perioden 2018-2020 og fundet korrektioner for 21,3 mio. kr., som bliver hjemtaget i restafregningen for 2021.

Samtidig er der udarbejdet ny forretningsgang til hjemtagelse af integrationstilskud. I forretningsgangen er indarbejdet dataudtræk til kontrol for de sager, hvor der ikke er registreret resultattilskud, men hvor dataudtræk kan indikere, at der kunne hjemtages tilskud.

Det forventes, at den nye forretningsgang fremadrettet kan øge integrationstilskuddene med op til 5-6 mio. kr. om året.

Politisk handlerum

Revisionsberetningen ligger fast, men udvalget har med denne sag mulighed for at vurdere om udvalget vurderer at forvaltningens skitserede tiltag er tilstrækkelige til at rette fejlene og sikre at de ikke sker fremadrettet.

Økonomi

Indstillingen har ingen direkte økonomiske konsekvenser

Videre proces

Revisionsberetningen behandles på ØU den 30. august med handleplaner for alle forvaltninger. 

Henrik Lund/ Dorthe Vang Kristensen

Indstillingens blev godkendt uden afstemning.