Handleplan i forbindelse med frister for ansøgning om kontanthjælp

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender forvaltningens handlingsplan i forbindelse med frister for ansøgning om kontanthjælp

Problemstilling

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkendte d. 7. marts 2017, at forvaltningen igangsatte en række initiativer ifm. sagen om frister for ansøgning om kontanthjælp.

Initiativerne, som i vidt omfang var undersøgelser, skulle danne baggrund for en handlingsplan, som kan forbedre særligt tre områder:

1. Den digitale ansøgning

2. Dokumentationsbehov og –krav til ansøgeren

3. Vejledning af ansøgeren.

Forvaltningen har i samarbejde med firmaet Eye Reply gennemført en undersøgelse for at afdække behovene for forbedring. Undersøgelsen har blandt andet afdækket forskellige behov hos forskellige målgrupper. Disse er gengivet i det følgende:

Unge brugere

• føler, de skal forholde sig til meget information, som ikke er relevant for dem

• efterlyser mere vejledning til, hvordan de skal svare, hvad spørgsmålene dækker over, og hvor de skal finde den efterspurgte dokumentation

• forstår ikke, hvorfor kommunen ikke bare selv kan trække alle oplysningerne.
  

Erfarne brugere (typisk over 30 år)

• synes, der er mange gentagelser, og dette gør dem usikre på, hvorvidt de har besvaret korrekt første gang

• mister overblikket, når det kommer til dokumentation. Der er meget dokumentation for denne gruppe, der skal vedhæftes

• har svært ved at forstå samlivsbegrebet.

Tosprogede brugere (typisk aktivitetsparate borgere)

• savner definitioner på engelsk, og ville ønske en engelsk version af ansøgningsskemaet

• mener, at der er for meget information, og at det er svært at sortere i, hvad der er relevant for deres situation.

Jobkonsulenter

• ønsker et lettere tilgængeligt Ydelsesservice, herunder et ønske om længere telefontid  

• ønsker bedre online-vejledning til digitale løsninger, samt at der kun var én enkelt indgang til ansøgningsskemaet. I dag er der indgang fra både kk.dk og KBHiJOB. Erfaring viser, at mange borgere tror, at de har ansøgt om kontanthjælp, når de har svaret på spørgsmål i KBHiJOB

• ønsker, at ansøgningsskemaet var tilgængeligt i flere sprog.

Medbetjenere fra Ydelsesservice, udstationeret i jobcentrene

• oplever, at borgere tror, at samtalen med jobkonsulenten, hvor de melder sig ledige, er en ansøgning om økonomisk hjælp, og forstår ikke, at de skal ansøge digitalt. Medbetjenerne ønsker, at jobkonsulenten klæder især de unge bedre på

• oplever, at borgerne ikke læser informationen i ansøgningen

• oplever, at de har svært ved at oversætte løsningen til borgere med sproglige barrierer

• oplever, at dokumentationskravet ift. udlandsophold, er svært at imødekomme.

Tværgående

Borgerne skal vejledes bedre, inden opstart af den digitale løsning dels i forhold til dokumentation, dels i forhold til, hvilke informationer der er tilgængelige for Ydelsesservice.

Løsning

På baggrund af ovenstående undersøgelsesresultater agter forvaltningen at igangsætte følgende initiativer:

1. Den digitale ansøgning

Den digitale ansøgning på sin nuværende platform:

• Der foretages, på baggrund af undersøgelsen, sproglige og layoutmæssige rettelser. I det omfang, det er teknisk og praktisk muligt, vil vejledningen blive tilpasset de forskellige segmenter.  

Den fremtidige digitale selvbetjeningsløsning:

• Der arbejdes på mulighederne for en nyere platform, hvor der er øget integration med fagsystemerne, så borgeren kan se, hvilke oplysninger forvaltningen allerede kender, samt øger muligheden for layoutmæssige tilpasninger, der kan gøre den digitale løsning mere overskuelig for borgerne  

• En ny løsning vil indebære en større omkostning og skal ses i sammenhæng med udskiftningen af KMD-aktiv i forbindelse med monopolbruddet, jf. notat til BIU d. 2.5 2016, dagsordenspunkt 10.

2. Dokumentationsbehov

En del af undersøgelsen har haft til formål at skabe overblik over, hvilke dele af den lovpligtige dokumentation, borgerne har størst vanskeligheder med. Undersøgelsen viser relevante forskelle mellem de forskellige målgrupper (fx hvordan ansøgeren finder dokumentation for SU), hvilket søges imødekommet i den foreslåede forbedrede vejledning samt ændringerne i den digitale løsning.

3. Den nuværende vejledning

Info-skærme

• Der opsættes infoskærme i jobcentrene, hvor der gives målrettet vejledning til de forskellige segmenter, særligt omkring, hvilken dokumentation der er påkrævet i forbindelse med ansøgning. Der vil også være anden information, der er relevant for modtagere af integrationsydelse, uddannelses- og kontanthjælp og kontantydelse.

   

Vejledning af jobkonsulenter

• Der gives yderligere vejledninger til jobcentrets medarbejdere om dokumentationen, så de bliver opmærksomme på vigtigheden heri. Dette vil blive suppleret med en artikelrække på forvaltningens intranet om opmærksomhedspunkter i forbindelse med ansøgning om økonomisk hjælp. 

Flyers og handouts

• Der var generel tilfredshed med de flyers, som Ydelsesservice har lavet om ansøgning om økonomisk hjælp. Der udvikles nogle handouts som tager afsæt i brugerundersøgelsens resultater.

Vejledningsvideo

• Der laves en vejledningsvideo med udgangspunkt i den digitale ansøgning. Videoen tekstes evt. på flere sprog.

Øget telefontid

• Der er et generelt ønske om forlænget telefontid i Ydelsesservice til afklaring af spørgsmål ved ansøgninger. Telefontiden er i dag kl. 10-12 alle dage for alle indgange i YDS. Det undersøges nærmere, hvilke ressourcer dette kræver, men det er den umiddelbare vurdering, at det vil kræve yderligere bevilling til YDS, jf. nedenfor. 

Økonomi

Som led i effektiviseringsstrategi 2018 blev det besluttet at overgå til delebiler, da det medfører en varig mindreudgift. Engangsprovenuet fra salg af forvaltningens biler forventes at være tilstrækkeligt til at finansiere de beskrevne tiltag, dog ikke udvidet telefontid. Det endelige salgsprovenu er ikke kendt. Der er mulighed for at forvaltningen kan udarbejde et budgetnotat herom til budgetforhandlingerne, såfremt der er et politisk ønske herom. 

Videre proces

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen følger kvartalsvist op på sagsbehandlingstiden vedr. nyansøgning om kontanthjælp, og dermed på handleplanens effekt. Udvalget vil desuden få forelagt indstilling, såfremt de skitserede løsninger viser sig at kræve yderligere finansiering.

I 2. halvår af 2017, når handlingsplanen er gennemført, og der er erfaring med initiativerne, vil udvalget blive forelagt et notat med en vurdering af, i hvilket omfang, tiltagene kan reducere sagsbehandlingstiden til 2 uger i 80 pct. af sagerne. Dog er det forvaltningens umiddelbare vurdering, at handlingsplanen ikke i sig selv er tilstrækkelig til at nå dette mål.

 

Bjarne Winge/ Jacob Zeberg Eberholst

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Enhedslisten fremsatte følgende protokolbemærkning:
”Enhedslisten synes, der er fornuftige takter i handleplanen, men mener ikke, at den kan løse problemet, da den altoverskyggende faktor er, om der er sagsbehandlere nok samt sammenhængen mellem antallet af sager pr. sagsbehandler.”