Årlig status på forvaltningens tilsynsbesøg

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget præsenteres hvert år for en status på resultaterne af forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager den årlige afrapportering fra forvaltningens tilsynsbesøg hos leverandører i beskæftigelsesindsatsen til efterretning.

Problemstilling

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget besluttede d. 7. december 2015 at hjemtage den samlede tilsynsopgave. Opgaven med at gennemføre tilsynsbesøg blev indtil marts 2016 varetaget af konsulentvirksomheden ”Europakontoret i Skåne AB”. Forvaltningen har pr. 1. april 2016 oprettet Enhed for Kvalitet og Tilsyn, som nu varetager opgaven.

Forvaltningen fører gennem besøg hos interne og eksterne leverandører tilsyn med, at de lever op til de indgåede aftaler. Gennem tilsynsbesøg kontrolleres bl.a. de fysiske forhold, at leverandørerne leverer de ydelser og timer, der fremgår af aftalen, og at borgerne møder i tilbuddet.

Leverandørerne besøges mindst én gang årligt. Der er gennemført 37 tilsynsbesøg hos interne og eksterne leverandører, som det fremgår af tabel 1 nedenfor.

Nogle leverandører er besøgt flere gange, fordi konstaterede forhold har givet anledning til genbesøg.

Tabel 1: Oversigt over rammeaftaler og antal leverandører

Resultater

Hovedkonklusionen på tilsynsbesøgene i tilsynsåret 2016 er, at leverandørerne lever op til hovedparten af de krav, forvaltningen stiller, men at der er kontrolpunkter, som fortsat bør følges tæt.

De tre væsentligste kontrolpunkter, der har givet anledning til bemærkninger ifm. forvaltningens tilsynsbesøg i 2016, har været:

1. om leverandøren er i stand til at dokumentere, at de leverer et forløb, der i timetal og indhold svarer til det forløb, der er bestilt

2. om leverandør rettidigt sender rapporter om borgers progression til jobcentret

3. om den fysiske indretning på leveringsadressen lever op til aftalen.

Kontrolpunktet vedrørende, at der er dokumentation for overensstemmelse mellem bestilte og afholdte konfrontationstimer for borgeren, har været det forhold, der har medført flest bemærkninger hos leverandører på tværs af aftaler.

Det kontrolpunkt, der har givet anledning til næstflest bemærkninger, er rettidighed i leverandørrapporter. Leverandører udarbejder, med en bestilt frekvens (eks. månedligt), rapporter om borgeres progression. Disse rapporter giver mulighed for, at sagsbehandler i det bestillende jobcenter, løbende holdes orienteret om borgers aktiviteter og progression i forløbet hos leverandøren.

Videre har forvaltningen hos enkelte leverandører haft bemærkninger angående adgangsforhold for handicappede ift. eksempelvis adgangs- eller toiletforhold.

Endelig har forvaltningen hos enkelte leverandører haft bemærkninger af generel karakter, eks. anbefalinger til mere overskuelig registreringspraksis.

I tabel 2 er det angivet, på hvilke rammeaftaler forvaltningen har konstateret uregelmæssigheder, fordelt på de ovenstående 4 beskrevne kategorier:

Tabel 2: Oversigt over uregelmæssigheder fordelt på rammeaftaler

Forvaltningens reaktionsmuligheder

Når tilsynet hos en leverandør bemærker forhold, der kræver opfølgning, har forvaltningen en række reaktionsmuligheder.

Hos leverandører, hvor fejl og mangler har et lille omfang, eller er af mindre graverende karakter, er det typisk tilstrækkeligt at forvaltningen ifm. besøg og opfølgning indskærper kravene i aftalen over for leverandøren.

Hos leverandører, hvor det er nødvendigt, at der følges tættere op på de konstaterede forhold, gennemfører forvaltningen et opfølgende besøg hos leverandøren inden for senest 6 måneder. Disse besøg indgår ikke i opgørelsen af årlige besøg hos alle leverandører ovenfor.

Hvis forvaltningen gennemfører et opfølgende besøg hos en leverandør, vil leverandøren i løbet af året derfor både modtage et opfølgende og et ordinært besøg. Forvaltningen har i tilsynsåret 2016 gennemført 4 opfølgende besøg, mens yderligere 7 er planlagt over de kommende måneder.

For de opfølgende besøg, der indtil nu er gennemført, vurderer forvaltningen, at leverandørerne har rettet op på de forhold, der gav anledning til det opfølgende besøg.

Endelig har forvaltningen mulighed for at kræve tilbagebetaling for forløb, hvis leverandøren ikke har kunnet dokumentere at have leveret de visiterede timer.

For tilsynsåret 2016 er der for indeværende rejst krav om tilbagebetaling af 173.218 kr. Hertil kommer 8 leverandører, hvor der endnu ikke er truffet afgørelse om eventuelt tilbagebetalingskrav. Forvaltningens samlede indkøb hos leverandørerne på rammeaftalerne har i 2016 udgjort ca. 327 mio. kr.

Økonomi

Videre proces

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget vil modtage den næste årlige status på forvaltningens tilsynsbesøg i 2018.

Bjarne Winge / Michael Baunsgaard Schreiber