Indgåelse af aftale om tilsyn med beskæftigelsesindsatsen

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager forvaltningens indgåelse af kontrakt med Europakontoret i Skåne omkring udførelse af opgaven som ekstern tilsynsenhed til efterretning.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget traf den 1. oktober 2012 beslutning om at genudbyde opgaven om eksternt tilsyn med beskæftigelsesindsatsen i Københavns Kommune, herunder at udvide den eksisterende tilsynsopgave til også at omfatte jobcentrene, rammeaftaleindehaverne på Match 1-udbuddet og andre aktører i indsatsen (leverandører med udlagt myndighedskompetence under forvaltningens LVU-udbud 2013).

Forvaltningen har gennemført udbuddet som et EU-udbud efter Udbudsdirektivet og har nu indgået kontrakt med vinderen. Det blev forvaltningens nuværende eksterne tilsynsenhed, Europakontoret i Skåne, som genvandt opgaven og som således fortsætter som forvaltningens eksterne samarbejdspartner på tilsynsområdet.

Udbudsforretningen blev gennemført i løbet af efteråret og vinteren 2012 / 2013 med indgåelse af kontrakt til ikrafttrædelse den 1. marts 2013, hvor den eksisterende tilsynskontrakt udløb. Jobcentrene, beskæftigelsescentrene samt CDU har været væsentlige bidragsydere til udformning af udbudsmaterialet.

Udbuddet blev i overenstemmelse med udvalgets beslutning gennemført som et offentligt udbud. Denne udbudsform indebærer, at alle kvalificerede leverandører havde mulighed for at afgive tilbud. Forvaltningen indarbejdede i den forbindelse krav om, at tilbudsgiverne dokumenterede kvalifikationer i form af erfaring med udførelse af lignende tilsynsopgaver og en beskrivelse af den konkrete bemanding af opgaven.

Tildelingskriteriet for kontrakttildelingen blev vurderet ud fra kriteriet om laveste pris. For at sikre et højt kvalitetsniveau i opgavevaretagelsen er kvalitet beskrevet og indarbejdet som faste krav i udbudsmaterialet. Kvalitet indgik således ikke som del af bedømmelsen af tilbuddene, men som fastsatte standarder i udbudsmaterialet.

Forvaltningen modtog 2 tilbud fra henholdsvis den nuværende tilsynsenhed, Europakontoret i Skåne, og BDO Kommunernes Revision. Efter gennemgang af tilbuddene vurderede forvaltningen, at Europakontoret i Skåne havde tilbudt den laveste pris, hvormed de vandt opgaven. 

Tilbuddet er på i alt 880.000 kr. årligt for gennemførelse af selve tilsynsopgaven. Hertil kommer mulighed for tilkøb af optioner i form af ekstra tilsynsbesøg og ekstra leverandører til tilsynets udførelse, i alt 1 mio. kr. årligt.
 
Til sammenligning hermed udføres det nuværende tilsyn indenfor en årlig ramme på 1,2 mio. kr. Med den nye tilsynskontrakt er der tale om en udvidelse af antallet af leverandører og udfører til indsatsen samt et øget fokus i opgavens indhold på kvalitet i indsatsen overfor borgerne, herunder bl.a. i form af:

• Kontrol af overensstemmelse mellem det beskrevne indhold i tilbuddene til forvaltningen og det leverede indhold til borgerne
• Kontrol af rettidighed og kvalitet i progressionsrapporterne til jobcentrene
• Kontrol af tilbudte kvalitetsstandarder (så som frekvensen af afholdelse af individuelle samtaler, inddragelse af specifikke parter i samarbejdet, ekstra metoder og redskaber ud over det påkrævede mv.)
• Kontrol af borgernes brugeroplevelse for deltagelse i tilbuddet (korte samtaler og interviews med enkelte borgere)
• Kontrol af overholdelse af hårde og bløde sociale klausuler

Jf. bilag 1 og bilag 2 (fra udbudsmaterialet).

Det er forvaltningens vurdering, at man med Europakontoret i Skåne´s tilbud har opnået en yderst favorabel pris for gennemførelse af tilsyn. Forvaltningen har gode erfaringer med denne samarbejdspartner og imødeser et fortsat konstruktivt samarbejde omkring tilsyn med beskæftigelsesindsatsen.

Kontrakten med Europakontoret i Skåne blev underskrevet den 1. februar 2013.  

Opgaven forventes at blive varetaget indenfor en årlig ramme på 1 mio. kr. (ekskl. moms ) inkl. køb af optioner om ekstra tilsynsbesøg og evt. nye leverandører / udfører til kommunens beskæftigelsesindsats.

Kontrakten med Europakontoret i Skåne gælder i 2 år med mulighed for forlængelse op til yderligere 2 år.

CDU varetager som driftsansvarlig enhed kontakten til tilsynsenheden og sikrer implementering af den nye kontrakt og opstart af samarbejdet med Europakontoret i Skåne.
 
De eksterne leverandører, andre aktører samt job- og beskæftigelsescentrene har i februar og marts 2013 modtaget orientering om den nye kontrakt og kravene til tilsynets gennemførelse.

Udvalget vil modtage status på tilsynets kontrol med leverandørerne og udførerne som del af det halvårlige kvalitetstjek af beskæftigelsesindsatsen.

Bilag 1: Kravspecifikation for genudbud af ekstern tilsynsfunktion
Bilag 2: Opgaveoversigt for gennemførelse af tilsynsbesøg

Morten Binder                                          /Kaj Ove Christiansen

 

Indstillingen blev taget til efterretning.