Afrapportering af tidsfrister for hjemviste og ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager forvaltningens status på overholdelse af sagsbehandlingsfrister for hjemviste og ændrede sager fra Ankestyrelsen til efterretning
2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at udvalget får en ny status på overholdelse af fristerne medio 2018.

Problemstilling

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkendte 3. april 2016 forvaltningens indstilling med fastsættelse af interne sagsbehandlingsfrister for behandling af sager, som er blevet hjemvist eller ændret af Ankestyrelsen.

Siden har Beskæftigelses- og Integrationsudvalget behandlet to afrapporteringer på overholdelse af sagsbehandlingsfrister og en handleplan for forbedring af overholdelse af sagsbehandlingsfrister.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal nu godkende forvaltningens tredje og sidste planlagte afrapportering på overholdelse af sagsbehandlingsfrister og initiativer i handleplanen.

Løsning

Eksisterende sagsbehandlingsfrister

Sagsbehandlingsfristerne for sager, som er blevet hjemvist af Ankestyrelsen, er differentieret efter kompleksiteten af den efterfølgende sagsbehandling, så der er længere frist i de sager, som kræver længere sagsbehandlingstid. Sagsbehandlingsfristen varierer fra at udgøre 5 uger i ”ikke-komplicerede sager” til 18 uger i sager, hvor sagen skal for rehabiliteringsteamet.

Sagsbehandlingsfristen for sager, som er ændret af Ankestyrelsen, er 3 uger.

De frister, som udvalget har vedtaget, fremgår af tabel 1 nedenfor.

Tabel 1. Sagsbehandlingsfrister i hjemviste eller ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen for Centralforvaltningen og jobcentre.

Ankestyrelsen ændrer en afgørelse i de tilfælde, hvor Ankestyrelsen sætter sin egen afgørelse i stedet for kommunens afgørelse.

Ankestyrelsen hjemviser en afgørelse, når Ankestyrelsen vurderer, at Københavns Kommune skal se på sagen igen, fx pga., at der mangler oplysninger i sagen.

Afrapportering af overholdelse af sagsbehandlingsfrister

Andelen af sager, der er afsluttet rettidigt, er øget væsentligt siden første afrapportering i januar 2017. Som det fremgår af tabel 2, blev 30 pct. af sagerne afsluttet rettidigt i 1. afrapportering i januar 2017. Denne andel var steget til 58 pct. i 2. afrapportering i juni 2017.

I den samlede måleperiode for 3. og sidst planlagte afrapportering, januar 2017 til november 2017, har forvaltningen overholdt sagsbehandlingsfristen i 144 sager ud af 215, svarende til 67 pct. af sagerne. Forvaltningen har ikke nået det fastsatte mål om, at mindst 80 pct. af sagerne skal være afsluttet rettidigt, omend det går den rigtige vej.

At det går den rigtige vej i forhold til overholdelse af rettidigheden, understøttes af, at udviklingen i de seneste to måneder, oktober og november, isoleret set, udgør 77 pct.

Tabel 2. Status på overholdelse af sagsbehandlingsfrist for ændrede og hjemviste afgørelser fra Ankestyrelsen med sagsbehandlingsfrist i perioden januar - november 2017

Anm: Tal fra Ydelsesservice dækker kun perioden juni–november 2017

Det er forvaltningens vurdering, at det fortsatte arbejde med øget ledelsesmæssigt fokus på overholdelse af sagsbehandlingsfristerne og de individuelle tiltag i jobcentrene, fortsat vil bidrage til at øge overholdelsen af sagsbehandlingsfristerne fremadrettet.

Det er forvaltningens vurdering, at målet, at sagsbehandlingsfristen skal være overholdt i mindst 80 pct. af sagerne, nås i den foreslåede afrapportering i juni 2018.

Årsager til forlænget frist

71 af de i alt 215 sager er ikke afsluttet inden for den fastsatte sagsbehandlingsfrist. I disse tilfælde har forvaltningen kontaktet borger og orienteret om fristudskydelse.

Der er flere årsager til, at forvaltningen har været nødt til at fristudskyde:

Ændrede afgørelser:

• En række ændrede afgørelser er komplicerede ift. krævede sagsbehandlingsskridt, fx de sager, hvor det er nødvendigt at indhente yderligere lægelig dokumentation, for at afklare, om situationen for borger er den samme, som på Ankestyrelsens afgørelsestidspunkt. Dette sker typisk i sygedagpengesager, der vedrører uarbejdsdygtighed, hvor forvaltningen har behov for at få dokumenteret, at borger fortsat er uarbejdsdygtig - eller afgjort, hvor længe borger har været uarbejdsdygtig.

11 af de 28 ændrede afgørelser, der ikke blev afsluttet rettidigt, krævede indhentning af yderligere lægelige dokumenter.

Forvaltningen indstillede i juni, at fristen i disse sager skulle forlænges, da de i sagsbehandlingsskridt minder om en kompliceret hjemvist afgørelse. Udvalget godkendte ikke forvaltningens indstilling.

• 2 af sagerne har krævet fristudskydelse pga. borgers sygemelding eller manglende tilbagemelding. Disse sager har krævet fristudskydelse.
• En sag har krævet yderligere præciseringer Ankestyrelsen, før forvaltningen har kunnet udarbejde handlingsanvisende notat. Svartiden for præciseringen fra Ankestyrelsen har krævet fristudskydelse

Hjemviste afgørelser:

• I 10 af de hjemviste afgørelser, der har krævet indhentning af lægeerklæringer, har der været meget lang svartid fra hhv. læge/psykiater/hospital. Forvaltningen har i disse sager været nødt til at fristudskyde.
• 2 af sagerne har krævet fristudskydelse pga. borgers sygemelding eller manglende tilbagemelding. Disse sager har krævet fristudskydelse.

Derudover er der en restgruppe af sager med både ændrede og hjemviste afgørelser, som af forskellige årsager ikke er afsluttet rettidigt. Det kræver en sagsgennemgang at redegøre for den nøjagtige årsag til fristudskydelsen. Det er dog forvaltningens vurdering, at det fortsat øgede ledelsesmæssige fokus også vil medvirke til at reducere disse tilfælde. 

Status på handleplanen

BIU vedtog den 3. april 2017 en handleplan med det formål at forbedre overholdelsen af sagsbehandlingsfristerne, så borgerne får deres sag behandlet hurtigst muligt og inden for de frister Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har vedtaget. Handleplanen bestod af to overordnede initiativer:

1. Øget ledelsesmæssigt fokus
2. Afprøvning af IT-understøttet opfølgning.

Den IT-understøttede opfølgning er afprøvet og implementeret på ét jobcenter. Løsningen er ikke udbredt til de øvrige jobcentre, da den håndholdte løsning, med tovholdere i de enkelte jobcentre, har vist sig mest effektfuld - ikke mindst pga. det relativt begrænsede antal sager. Ordningen med tovholder er implementeret i alle jobcentre. 

Forvaltningen har fokus på det øgede ledelsesfokus. Der bliver derfor fortsat udsendt månedlige afrapporteringer til både fagdirektør i Centralforvaltningen samt relevante jobcenterchefer med jobcenterspecifikke opgørelser.

Derudover udsender forvaltningen fortsat handlingsanvisende notater med sagsbehandlingsfristen til jobcentrene i forbindelse med nye sager fra Ankestyrelsen. Forvaltningen har fortsat fokus på at sikre, at arbejdsgangene bliver overholdt. Der bliver fortsat udsendt månedlige, opsummerende, centerspecifikke tjeklister til centerledelsen over indkomne sager fra Ankestyrelsen, og der er fortsat tæt telefonisk kontakt til jobcentrene angående de sager, der bliver forlænget, herunder årsagen til forlængelsen.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen fortsætter implementeringen af handleplanen med fortsat stort ledelsesmæssigt fokus på området.

Centralforvaltningen vil fortsat være i løbende dialog med de involverede parter i sagsbehandlingen i forhold til at sikre, at sagsbehandlingen sker rettidigt.

Forvaltningen udarbejder en ny afrapportering til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget i juni 2018, med status på forvaltningens overholdelse af sagsbehandlingsfristerne.

Bjarne Winge / Michael Baunsgaard Schreiber

Indstillingens 1. at blev taget til efterretning. Indstillingens 2. at blev godkendt uden afstemning.