Revisionsberetningen for 2022 vedrørende årsregnskabet

Resumé

Der er to revisionsberetninger – en vedr. årsregnskabet og en vedr. det sociale- og beskæftigelsesrettede område – som behandles under hver sit dagsordenspunkt på dette møde.

Revisionsberetningen vedr. årsregnskabet indeholder ingen revisionsbemærkninger rettet specifikt til BIF. BIF er dog omfattet af 2 revisionsbemærkninger fra tidligere år, hvoraf den ene er rettet til alle forvaltninger, mens den anden bemærkning er rettet til 3 forvaltninger udover BIF. Revisionsbemærkningerne vedrører bilagskontrol og revision af balancen.

Forvaltningen har opdateret handleplanen vedrørende bilagskontrol, som blev godkendt på BIU mødet 23. januar 2023. Endvidere har forvaltningen udarbejdet en handleplan i forhold til de udestående forhold vedr. revision af balancen.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender de 2 handleplaner (jf. Bilag 2)

Problemstilling

Når revisionen konstaterer, hvad de ud fra en revisionsmæssig betragtning vurderer som væsentlige fejl eller mangler, afgiver revisionen en revisionsbemærkning herom. Økonomiforvaltningen beder derefter udvalgene om handleplaner for, hvordan der kan rettes op de konstaterede mangler, herunder hvordan fejlene undgås fremadrettet.

Vedr. revisionsberetningen for 2022 er Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen blevet bedt om at opdatere handleplaner i forhold til 2 revisionsbemærkninger (Bilagskontrol og revision af balancen) fra tidligere år. Der er ingen nye revisionsbemærkninger rettet til BIF.  

Eftersom deadline for fremsendelse af handleplaner til Økonomiforvaltningen var den 21. juni, er udkast til handleplanerne oversendt til ØKF med forbehold for udvalgets godkendelse. 

Løsning

Revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet redegør for de forhold, som revisionen i sit løbende arbejde har konstateret, ikke lever op til retningslinjerne på området.

Revisionsbemærkning nr. 1 Bilagskontrol.

Dette forhold blev behandlet på BIU mødet den 23. januar 2023. Forholdet er medtaget her igen, fordi revisionsberetningen samler op på revisionshandlingerne for 2022.

Revisionen henstiller i lighed med tidligere, at de forvaltninger, der ikke efterlever reglerne om tilstrækkelig dokumentation for posteringer, skærper ledelsestilsynet og sikrer, at der fremover er fyldestgørende dokumentation for posteringerne.

Revisionens gennemgang af bilag for BIF vedrørende 2022 viste en fejlprocent 4 %, mens den tilsvarende procent for 2021 var 6 %. Ved gennemgangen i 2022 blev der fundet 9 fejl, hvoraf 5 fejl vedrørte forkert anvendelse af art (Type af udgifter) vedrørende take away mad. Forarbejdet mad skal konteres som en tjenesteydelse, mens indkøb af råvarer skal konteres som varekøb. Fejlkonteringerne har ingen økonomisk betydning.

BIF’s fejlprocent var på 4 %, mens den tilsvarende fejlprocent for hele kommunen var 9 %. Den positive udvikling fra 2022 er indtil videre fortsat ind i 2023.

BIF søger løbende at højne kvaliteten på dette område gennem følgende initiativer:

• Eget risikobaseret ledelsestilsyn vedr. korrekt dokumentation og kontering af fakturaer og udlæg. Hvert kvartal gennemføres tilsynet og de få fejl, der findes, drøftes med den medarbejder, der har foretaget konteringen.
• KS udfører en stikprøvekontrol (udlæg og rejseafregninger), og eventuelle fejl drøftes med den medarbejder, der har foretaget konteringen.

Disse initiativer udgør fortsat BIF’s handleplan på området.   Handleplanen har ikke en konkret deadline, da ovennævnte er en løbende proces.

Revisionsbemærkning nr. 3. Revision af balancen

Revisionsbemærkningen vedrører udestående afstemninger og bemærkningen er videreført fra 2021.

BIF havde ved regnskabsafslutning 2022 i alt 14 konti med udeståender, der skal følges op på. Heraf 8 konti i kategori 2 (Afstemt til opfølgning, hvormed menes, at kontoen er afstemt med differencer, som ikke er håndteret)) og 6 konti i kategori 3 (Ikke afstemt).

Manglende specifikation

Konti vedrørende kategori 3 omhandler afstemningsudfordringer i relation til afregning af A-skat, ATP og Obligatorisk Pension (OP) i forbindelse med udbetalinger fra KSD og KY. KSD og KY er kommunens it-systemer, som foretager udbetalingen. Der er difference mellem beløb afsat til afregning og faktisk afregning med henholdsvis SKAT og ATP. Dette skyldes manglende specifikation på CPR-niveau på opkrævningen fra SKAT og ATP, som er nødvendig for at specificere differencer.

KS – der på BIF’s vegne foretager afstemningen - er i gang med at implementere en ny proces for afstemning af A-skat, ATP og OP, så det er muligt at specificere afregningerne på CPR-niveau. Kontiene forventes afstemt inden udgangen af 3. kvartal 2023.

Den løbende afstemning suppleres af en årlig skatteafstemning af e-indkomst, således borgerne får en korrekt årsopgørelse ift. deres ydelser.

Mellemværender på sygedagpengeområdet

Beløbsmæssigt vedrører den største saldo, som er afstemt til opfølgning, ubehandlede økonomiske mellemværender i sygedagpengesager. Grundet manglende løsning til overførsel af krav til OPUS Debitor, efter udskiftning af sygedagpengesystem fra KMD Dagpenge til KSD i juni 2020, blev det først muligt at sagsbehandle disse i september 2021. Dette har, sammen med en stor opgave med behandling af covid-refusioner, medført et efterslæb i sagsbehandlingen af mellemværender. Det forventes, at der ultimo 2023 ikke er poster, som er mere end 1 år gamle.

Økonomi

Indstillingen har ingen direkte økonomiske konsekvenser

Politisk handlerum

Revisionsberetningen ligger fast, men udvalget har med denne sag mulighed for at vurdere, om udvalget finder, at forvaltningens skitserede tiltag er tilstrækkelige til at rette fejlene og sikre, at de ikke sker fremadrettet.

Videre proces

Revisionsberetningen behandles på ØU den 29. august med handleplaner for alle forvaltninger. 

Henrik Lund / Signe Maria Christensen

Indstillingen blev godkendt blev godkendt uden afstemning.