Fælles digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune 2023-2027 og forvaltningsspecifikke digitaliseringsprojekter til fælles digitaliseringsstrategi

Resume

Økonomiudvalget (ØU) behandlede den 23. maj 2023 udkast til Københavns Kommunes (KK) fælles digitaliseringsstrategi 2024-2027 og forslag til mulige fælles indsatser. Udkastet er blevet til i et tæt samarbejde mellem forvaltningerne. ØU godkendte, at udkastet til den fælles digitaliseringsstrategi samt forslag til mulige fælles indsatser sendes i høring i fagudvalgene. Derudover anmodede ØU fagudvalgene om at udvælge en række forvaltningsspecifikke indsatser, der skal indgå i strategien.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter udkast til Københavns Kommunes fælles digitaliseringsstrategi 2024-2027 og afgiver eventuelle bemærkninger hertil
2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender de udvalgte forvaltningsspecifikke indsatser med henblik på at de kommer til at indgå i Københavns Kommunes fælles digitaliseringsstrategi 2024-2027

Problemstilling

I januar 2023 besluttede ØU at igangsætte arbejdet med en fælles digitaliseringsstrategi for KK i perioden 2024-2027. Strategien sætter fælles retning og igangsætter indsatser for digitalisering på tværs af kommunen, så der arbejdes henimod de samme overordnede mål i alle forvaltninger, samtidig med, at der er rum for lokal oversættelse og indsatser. 

ØU behandlede et udkast til digitaliseringsstrategien og forslag til fælles indsatser d. 23. maj 2023 (bilag 1). ØU godkendte i denne forbindelse, at udkastet sendes i høring i fagudvalgene, og i den forbindelse anmodes fagudvalgene om at udvælge en række forvaltningsspecifikke indsatser, der skal indgå i strategien. ØU bemærkede desuden, at ØU var således enig i strategiens overordnede fokusområder og et fortsat ambitiøst niveau for brug af digitalisering, men med stærkere kobling til løsning af de store samfundsproblemer og et større fokus på samspillet mellem mennesker og teknologi dvs. brugervenlighed, sammenhængende løsninger, digital inklusion for borgere og medarbejdere mv.

Derudover var der enkelte bemærkninger, der vedrørte dataetiske aspekter af digitalisering med fokus på åbenhed, transparens og tryghed for borgerne, som kan pege i retning af en indsats om et dataetisk kodeks. Der var ligeledes fokus på rammerne for og transparens ifm. brug af teknologier, herunder AI, og brug af KL’s teknologiradar, som vil blive skrevet tydeligere frem i strategiteksten. Endelig var der opbakning til, at KK fortsat går forrest i den digitale udvikling, men at vi gør det i samarbejde med andre kommuner, aktører m.v.

Løsning

Udkast til KK’s fælles digitaliseringsstrategi indeholder en vision og seks strategiske temaer (bilag 2) samt et tilhørende udkast til mulige fælles indsatser (bilag 3). Udkastet til strategien er blevet til i et tæt samarbejde mellem forvaltningerne med inddragelse af Digitaliseringschefkredsen (DCK) og It-kredsen (ITK).

ØU godkendte seks overordnede temaer for strategien i januar 2023. De tre første temaer adresserer, hvordan digitalisering kan bidrage til at løse samfundsudfordringerne og understøtte samspillet mellem teknologi og mennesker: 

• Arbejdskraft: KK sikrer arbejdskraft til velfærd, og teknologianvendelse bidrager til at frigøre tid og fastholde medarbejdere
• Brugervenlighed: KK styrker fokus på brugervenlighed og sammenhæng og sikrer digital inklusion, så alle kan bruge KK’s løsninger
• Klima: KK styrker klimaindsatsen og gør København mere bæredygtig med øget brug af data og teknologi

De sidste tre temaer handler om, hvad det kræver af kommunens organisation og styringsrammer at indfri strategiens vision: 

• Kompetencer: KK sætter fokus på den gode digitale arbejdsdag og løfter de digitale kompetencer i hele organisationen
• Data: KK styrker arbejdet med data, så kommunens data kan anvendes aktivt til at fremme opgaveløsningen
• Styring: KK styrker kommunens digitale fundament så der sikres en effektiv og sikker styring af it-drift og it-projekter

Den nye fælles digitaliseringsstrategi erstatter de nuværende 2-årige digitaliseringsredegørelser for KK og markerer et skifte i tilgangen til digitalisering i Københavns Kommune. I den nye strategi betragtes digitalisering som et vigtigt middel til at løse de store samfundsudfordringer med at sikre arbejdskraft og styrke klimaindsatsen. Strategien sætter også fokus på samspillet mellem mennesker og teknologi i og med, at det digitale i stigende grad bliver en integreret del af kommunens serviceydelser og af de flestes dagligdag og arbejdsliv. Derfor handler strategien også om brugervenlighed, sammenhængende opgaveløsning og digital inklusion samt medarbejdere og lederes digitale kompetencer.

Strategien sætter derudover fokus på, at kommunen har et robust, effektivt og sikkert fundament at stå på i arbejdet med digitalisering. Det handler både om en effektiv og sikker styring og drift af it-området og finansiering af omkostninger til den grundlæggende infrastruktur og de øgede krav til it-sikkerhed, som er forudsætninger for at fortsætte driften på det nuværende niveau. Det handler også om rammer og forudsætninger for at anvende data i opgaveløsningen og om, at ledere og medarbejdere har gode og sikre it-systemer og devices, der fungerer og understøtter medarbejderne i deres arbejde.

Det bemærkes, at tema 2 om Brugervenlighed har delvist overlap til temaerne i Service- og Kanalstrategien, som ØU vedtog i august 2022. I forbindelse med, at ØU forelægges den endelige digitaliseringsstrategi til godkendelse, vil der blive lagt op til, at den nye digitaliseringsstrategi erstatter Service- og Kanalstrategien, så sidstnævnte kan udgå.

Udover den fælles strategi har hver forvaltning en række yderligere mål og indsatser på digitaliseringsområdet, som man arbejder med, samt en forvaltningsspecifik strategi eller handleplan, som samler disse. Forvaltningerne har også fremadrettet selv ansvar for, hvordan deres egen handleplan eller lignende skal udformes, så den både indeholder forvaltningens opgaver i relation til den fælles digitaliseringsstrategi og de mange øvrige forvaltningsspecifikke mål og indsatser på digitaliseringsområdet.

Forvaltningsspecifikke indsatser

Der udformes som bilag til den fælles digitaliseringsstrategi et samlet indsatskatalog. Indsatskataloget kommer til at indeholde to niveauer af indsatser:

• Fælles indsatser: De indsatser, som indeholder fælles modeller, koncepter, metoder mv. der understøtter og regulerer en fælles tilgang. (Forslag til fælles indsatser fremgår af bilag 3).
• Forvaltningsspecifikke indsatser: De indsatser, som den enkelte forvaltning igangsætter på eget område (forslag til forvaltningsspecifikke indsatser fremgår af bilag 4).

Nye fælles eller forvaltningsspecifikke indsatser indenfor strategiens temaområder kan vedtages løbende i strategiperioden. For indsatser, der kræver ny finansiering uden for forvaltningernes egen ramme, vil sagerne skulle koordineres med processerne for Overførselssag og Budget. Opfølgningen på indsatserne i strategien vil ske én gang årligt til ØU og to gange årligt til DCK og ITK. Denne opfølgning vil blive koordineret med relevante processer i forvaltningerne.

Bilag 3 er en oversigt over forslag til mulige fælles indsatser. Disse er udvalgt i et samarbejde mellem forvaltningerne. Nedenfor præsenteres de forvaltningsspecifikke indsatser, som Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen (BIF) har udvalgt til at indgå i KK’s fælles digitaliseringsstrategi 2024-2027.

Bilag 4 er en oversigt over forslag til mulige forvaltningsspecifikke indsatser. Disse er formuleret og analyseret hen over foråret 2023 indenfor BIF’s strategiske pejlemærker på digitaliseringsområdet:

• Borger- og virksomhedsrettede indsatser
• Automatisering og effektivisering
• BIF’s digitaliseringsstrategi

Økonomi

De forvaltningsspecifikke indsatser er for så vidt de listede projekter indenfor det strategiske pejlemærke Automatisering og effektivisering allerede finansieret via Budget 2023. De nævnte projekter under pejlemærket Borger- og virksomhedsrettede indsatser finansieres ved, at der søges ny finansiering ved Budget2024 eller OFS 23/24 på nær et enkelt projekt (”Digital dialog med borgere”), der allerede er finansieret via Budget 2023. BIF’s digitaliseringsstrategi forventes udarbejdet indenfor den eksisterende ramme.

Politisk handlerum

Ift. evt. bemærkninger til den KK-fælles digitaliseringsstrategi kan BIU drøfte den vægtning, som BIF bør lægge på de enkelte områder i strategien. Især tænkes afdækningen af de planlagte brugerrejser at danne et grundlag for den videre prioritering i BIF’s egen strategi for, hvordan vægtningen mellem pejlemærkerne ”Automatisering og effektivisering” og ”Borger- og virksomhedsvendte indsatser” skal tilrettelægges.

Videre proces

Efter BIU har godkendt denne sag, vil de forvaltningsspecifikke indsatser blive indarbejdet i indsatskataloget i den fælles digitaliseringsstrategi. BIU’s evt. bemærkninger vil derudover indgå i det videre arbejde med den fælles digitaliseringsstrategi og BIF’s egen digitaliseringsstrategi.

Den endelige strategi inkl. samlet indsatskatalog med både fælles og forvaltningsspecifikke indsatser forventes forelagt ØU til godkendelse i november 2023. Inden da forelægges den ITK og 7-dir. kredsene. Der følges efterfølgende op på strategien én gang årligt, og i forbindelse med opfølgningen tager ØU også stilling til nye indsatser under strategien for det kommende år.