Direktionsbrev vedrørende revision af 2011 på områder uden statsrefusion

Deloittes revision af regnskabet for 2011 afraporteres gennem 3 direktionsbreve. Her afrapporteres Deloittes andet direktionsbrev omhandlende områderne uden statsrefusion for regnskabet 2011. Forvaltningen redegør for revisionens kritik og de initiativer, forvaltningen vil foretage i den anledning.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1.                  at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager Deloittes direktionsnotat og forvaltningens bemærkninger hertil til efterretning.

Deloittes afrapportering af revisionen vedrørende 2011 sker gennem tre direktionsbreve, som alle forelægges Beskæftigelses- og Integrationsudvalget. Det drejer sig om direktionsbreve vedrørende løbende revision (forelagt udvalget den 28. februar 2012), områder ekskl. statsrefusion (denne sag) og sagsgennemgang på områder med statsrefusion.  

De væsentligste kritikpunkter fra direktionsbrevene indgår i den samlede revisionsberetning for Københavns Kommune, der forelægges udvalget på mødet den 17. september. I nedenstående figur er vist procestrin i tilknytning til regnskabet for 2011.

Figur 1. Væsentlige procestrin vedrørende regnskab 2011.

Forventet revisionsbemærkning for 2011

Deloitte anfører i direktionsbrevet én forventet revisionsbemærkning for 2011 vedrørende områderne uden statsrefusion, mens det tilsvarende antal i 2010 var to.

Den forventede revisionsbemærkning omhandler en forkert anvendt artskontering, som har medført, at forvaltningens lønudgifter fremstår 100 mio. kr. højere end de faktiske. Deloitte vurderer kritikken til at være den mildest mulige kritik, og kritikken er udtryk for, at revisionsområdet vurderes som relativt betryggende. Der er alene behov for forbedringer af mindre væsentlig karakter.

Forvaltningen erkender, at der har været problemer med artskonteringen i forhold til løn før 2012. Dette var et tværgående problem i Københavns Kommune, som tidligere er påpeget af Intern Revision (IR). På den baggrund nedsatte Københavns Kommune i 2011 en tværgående arbejdsgruppe, der havde til opgave at sikre korrekt afstemning af løn.

Arbejdsgruppen har udarbejdet en ny konteringsvejledning for løn. Dette har betydet, at der fremadrettet er færre lønkonti og færre manuelle konteringer på løn, hvilket letter afstemningsopgaven. Indarbejdelsen af de nye retningslinjer har samtidig betydet, at forvaltningens problem med artskonteringen er blevet rettet op fra og med 2012.

Det skal bemærkes, at selvom der er tale om et stort beløb, er der tale om en teknisk fejl, der ikke har medført økonomisk skade for kommunen.

Revisionsbemærkninger for 2009 og 2010, der videreføres

Deloitte viderefører fire revisionsbemærkninger, hvoraf to var omtalt i den løbende revision, der blev forelagt udvalget i februar 2012. Deloitte vurderer tre af de fire revisionsbemærkninger med den mildest mulige kritik, hvorimod revisionsbemærkningen vedrørende periodiseringsfejl af lønrefusion vurderes som den  næstmest alvorlige kritik.

Første revisionsbemærkning vedrører periodiseringsfejl af lønrefusion. Fejlen medfører, at  modtagne lønrefusioner (barsels-, sygedagpenge mm) først konteres ved modtagelsen frem for ved det tidspunkt, refusionerne vedrører. Da forvaltningen typisk modtager disse refusioner efter den egentlige refusionsperiode, kan der ske periodiseringsfejl.

Forvaltningen har erkendt fejlen vedrørende 2010. Opgaven er overgået til Koncernservice (KS) pr. 1. januar 2012, hvorfor det fremadrettet er KS opgave at sørge for, at periodiseringen sker korrekt.

I forhold til de tre øvrige revisionsbemærkninger, der videreføres, er der iværksat initiativer til at imødegå kritikken.

Anden revisionsbemærkning vedrører kritikken af forretningsgange og interne kontroller på lønområdet, som følge af et tilfælde af for meget udbetalte løn. Fejlen  beror på en 1 tastefejl hos KMD. Forvaltningen har overfor den pågældende medarbejder (der ikke er ansat i forvaltningen længere)  krævet pengene tilbagebetalt. Forvaltningen har på nuværende tidspunkt ikke modtaget pengene, men følge løbende op på sagen  Som følge af revisionsbemærkningen fra 2009 har forvaltningen indført en kontrolfunktion, der imødekommer revisionens krav om, at der foretages en stematisk ekstra  kontrol af lønbilag m.v. .

Tredje og fjerde revisionsbemærkning kritiserer dels, at der ved servicebesøgene i forvaltningens enheder har været mange bemærkninger til regeloverholdelsen, dels den manglende funktionsadskillelse ved betaling af fakturaer.

Omkring regeloverholdelsen generelt skal forvaltningen bemærke, at der er udarbejdet en økonomistyringsvejledning, der beskriver de væsentligste forretningsgange på økonomiområdet. Vejledningen bliver løbende opdateret, og forvaltningen vil sørge for, at kendskabet til og anvendelsen af vejledningen i forvaltningens enheder øges. Dertil kommer, at de fleste administrative opgaver i forhold til job- og beskæftigelsescentre – herunder økonomistyringen – fra og med 2012 er samlet i Center for driftsunderstøttelse (CDU). Denne centralisering af opgaverne i én enhed forventes at sikre en bedre og mere ensartet kvalitet i økonomistyringen fremadrettet.

Omkring den manglende funktionsadskillelse – dvs. at der skal være to af hinanden uafhængige medarbejdere – ved betaling af fakturaer skal forvaltningen bemærke, at der aktuelt ingen it-understøttelse er af en sådan funktionsadskillelse. Derfor har forvaltningen udarbejdet en forretningsgang, der sikrer en sådan funktionsadskillelse ved, at den budgetansvarlige – som ikke må have betalt regningerne - hver måned skal underskrive en oversigt over betalte fakturaer. Denne forretningsgang suppleres med et ledelsestilsyn, hvor det kontrolleres, at disse retningslinjer efterleves i praksis.

Straks efter sommerferien vil forvaltningen tage kontakt til både IR og Deloitte med henblik på at drøfte og eventuelt tilrette forvaltningens forretningsgange på området, således at forvaltningen fremadrettet undgår kritik på dette område.

Afsluttede revisionsbemærkning og observationer

Endelig fremgår det af direktionsbrevet, at de fire revisionsbemærkninger vedrørende 2009 og 2010 er afsluttet tilfredsstillende, ligesom observationer inden for tre områder (rejse- og repræsentationsudgifter, bevillingsstyring og –opfølgning samt mindre indtægter på statsrefusionsområdet som følge af manglende rettidighed) alle også er afsluttet tilfredsstillende.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Den forventede revisionsbemærkning forventes at indgå i revisionsberetningen som forventes modtaget og forelagt udvalget i sensommeren 2012.