Direktionsbrev fra Deloitte vedrørende løbende revision af årsregnskab2010 (A-sag)

Kommunens eksterne revisor, Deloitte, har fremsendt direktionsnotat vedr. løbende revision af 2010, ekskl. områder omfattet af statsrefusion.

Beskæftigleses- og Integrationsforvaltningen indstiller, 

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager Deloittes direktionsnotat og forvaltningens bemærkninger til efterretning.

Deloitte har fremsendt direktionsnotat af 26. maj 2011 om løbende revision for 2010, ekskl. områder omfattet af statsrefusion. Deloittes notat er vedlagt som bilag 1. 

Deloitte omtaler 2 væsentlige forhold i notatet.

Det første forhold vedrører det elektroniske system - kaldet workflow-  der anvendes i alle kommunes forvaltninger til betalinger af fakturaer. Ifølge Deloitte er der en risiko forbundet med anvendelsen af workflow, eftersom systemet automatisk opretter og opdaterer stamdata for elektroniske fakturaer sendt til kommunen uden at der rettes henvendelse til leverandøreren om f.eks. ændret kontonummer. Dette sammenholdt med at én medarbejder kan betale fakturaen betyder ifølge Deloitte, at der vil være en risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner fra kommunens egne medarbejdere henført til kendte leverandører.
 
Kasse- og regnskabsregulativet foreskriver, at i de tilfælde, hvor fakturaer godkendes af én medarbejder, skal der hver måned foretages en udvidet budgetopfølgning af den budgetansvarlige. Denne efterkontrol er ikke udført i 2010. Deloitte vurderer dette område som mindre betrygende, og der er behov for skærpet fokus fra ledelsen, da der er usikkerhed eller behov/mulighed for forbedringer.

Deloitte anbefaler Koncernservice (KS), at der snarest til forvaltningerne udarbejdes en oversigt over fakturaer godkendt af een medarbejder. Deloitte anfører, at BIF - når denne oversigt foreligger fra KS  - snarest bør udføre denne efterkontrol for 2010.

Forvaltningens bemærkninger.
Forvaltningen vil, så snart oversigten fra KS foreligger, foretage den efterkontrol for 2010, som Deloitte anmoder om. Forvaltningen kan endvidere oplyse, at forvaltningen med virkning fra 1. januar 2011  har indført nye retningsliner for betaling af fakturaer i BIF. De nye retningslinjer betyder dels en betydelig reduktion i det antal medarbejdere, der kan godkende fakturaer, og dels det beløb hvorindenfor disse medarbejdere kan godkende fakturaer. Som en vigtig del af de nye retningslinjer skal den budgetansvarlige hver måned kontrollere og attestere en oversigt over fakturaer betalt indefor det pågældende budgetområde. Forvaltningen har forelagt de nye retningslinjer for Deloitte og Deloittes eneste bemærkning var, at det skal sikres, at der ikke er personsammenfald mellem dem der betaler og dem der kontrollerer. Deloittes bemærkninger vil indgå i  evalueringen efter sommerferien af, om de nye retninglinjer giver en fornuftig balance mellem effektive arbejdsgange og sikker forvaltning af økonomien. Efter indarbejdelsen af Deloittes bemærkninger vil de nye retningslinjer håndtere de risici, Deloitte har påpeget for 2010. Forvaltningen har endvidere iværksat et centralt ledelsestilsyn med henblik på at påse, at de nye retningslinjer for betaling af fakturaer i BIF efterleves i praksis.

Det andet forhold, der omtales, er Intern Revisions undersøgelse af løn og tjenemandspensioner i BIF. Revisionen er endnu ikke afsluttet, men det anføres, at revisionen af lønsager ikke har givet anledning til væsentlige kommentarer, hvilket indikerer, at der ikke er væsentlige fejl på lønområdet.Ved revisionsgennemgangen er fundet 1 fejl i en dagpengerefusionssag, og fejlen skyldes en fejl hos KMD, som forvaltningen har søgt om erstatning hos. Endvidere er der fundet een fejl ved manglende korrektion af normtimer i forbindelse med udbetaling af overarbejde for en deltidsansat.

Forvaltningens bemærkninger.
Revisionen af lønområdet i 2009 afdækkede en række svagheder i de interne kontroller og på baggrund heraf blev der i 2010 iværksat og implementeret en handleplan for at rette op på disse mangler. På den baggrund er det glædeligt at konstatere, at revisionsgennemgangen i 2010 kun har vist een mindre fejl fra forvaltningens side.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Dette direktionsnotat forventes at indgå i Deloittes revisionsberetning for 2010, der forventes modtaget og behandlet i BIU i efteråret 2011.

Direktionsnotatet vedr. beskæftigelsesområdet forventes medio 2011.

    Morten Binder        /Thomas Thellersen Børner

Indstillingen blev taget til efterretning.