Retningslinjer for fremsendelse af fortrolige politikersvar

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender forvaltningens forslag til nye retningslinjer for fremsendelse af fortrolige svar på politikerspørgsmål.

Med den nuværende praksis, fremsender Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) alle besvarelser på politikerspørgsmål til hele Beskæftigelses- og Integrationsudvalget (BIU). Dette følger af BIUs forretningsorden § 6 stk. 3, 4. pkt., hvoraf det fremgår, at: ”Spørgsmål til skriftlig besvarelse og svar herpå tilstilles alle udvalgets medlemmer.”

Københavns Politi vurderer, at det er en uhensigtsmæssig praksis automatisk at sende fortrolige oplysninger ud til så bred en kreds.

Reglerne om tavshedspligt fremgår af forvaltningslovens § 27 og straffelovens §§ 152-152f. Efter forvaltningslovens § 27 er oplysninger omfattet af tavshedspligt, såfremt oplysningerne ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller såfremt det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde oplysningen for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

BIF har forhørt sig om praksis for fremsendelse af politikersvar i de øvrige forvaltninger i kommunen. Socialudvalget (SUD) har en praksis, hvor politikerbesvarelser med fortroligt indhold kun sendes til spørgeren, og hvor udvalget herefter bliver orienteret om, at svaret er afsendt, og at svaret kan rekvireres hos forvaltningen. 

Forvaltningen har udarbejdet et forslag til nye retningslinjer for fremsendelse af politikersvar til BIU på baggrund af den praksis, som anvendes af SUD. Retningslinjerne fungerer som et supplement til BIUs forretningsorden og er som følger:

• Politikersvar, der ikke indeholder fortrolige oplysninger, udsendes fortsat, som det fremgår af forretningsordenen, til alle medlemmer af BIU, uden at det enkelte udvalgsmedlem eksplicit udbeder sig materialet.
• Politikersvar, der indeholder fortroligt indhold, fremsendes alene til det spørgende medlem af Borgerrepræsentationen. Medlemmerne af BIU bliver sideløbende orienteret om, at svaret er afsendt, samt at de kan rette henvendelse per mail til forvaltningen, hvis de ønsker at modtage en kopi af det fortrolige svar.

Som en del af retningslinjerne, vil forvaltningen endvidere indføre en strømlinet praksis for, hvordan fremsendt materiale stemples fortroligt. Dette gennemføres for, at det skal være tydeligt for udvalget, hvornår de modtager fortroligt materiale, hvilket også har været et ønske fra flere udvalgsmedlemmer. Forvaltningen foreslås således, at: 

• Det fremgår af både dokumentnavn og af overskriften i dokumentet (med følgende markering: ***FORTROLIG***), hvis et dokument indeholder fortrolige oplysninger.
• Det angives i en e-mails emnelinje og brødtekst (med følgende markering: ***FORTROLIG***), hvis e-mailen indeholder fortroligt indhold.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Såfremt BIU godkender indstillingen, implementerer forvaltningen de foreslåede retningslinjer.

Birgitte Hansen / Sofie Munk

Enhedslisten foreslog, at behandlingen af indstillingen skulle udsættes til næstkommende udvalgsmøde. Der blev begæret afstemning om forslaget.

For stemte: 2 (Ø)
Imod stemte: 7 (A, B, V, C, I)
Undlod: Ingen

Forslaget blev dermed forkastet.

Der blev efterfølgende begæret afstemning om indstillingens 1. at.

For stemte: 4 (A, V, I)
Imod stemte: 1 (C)
Undlod: 4 (B, Ø)

Indstillingens 1. at blev dermed godkendt med den tilføjelse, at når forvaltningen orienterer udvalget om, at forvaltningen har fremsendt et fortroligt svar på politikerspørgsmål til spørgeren, så medsender forvaltningen det/de skriftlige spørgsmål, som spørgeren har stillet.