Direktionsnotater vedr. revision af 2010

Deloitte har fremsendt direktionsnotater vedr. regnskabet for 2010 for områderne med og uden statsrefusion. Direktionsnotaterne indeholder i alt 5 revisionsbemærkninger, som forventes at indgå i den senere revisionsberetning.                   

 Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1.                  at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager forvaltningens bemærkninger og initiativer til Deloittes direktionsnotater til efterretning.

Som led i den samlede revision af Københavns Kommunes regnskab for 2010 rapporterer kommunens revisor (Deloitte) løbende deres observationer, konklusioner og anbefalinger til de enkelte forvaltningers direktioner i form af direktionsnotater. I direktionsnotaterne indgår også Deloittes påtænkte revisionsbemærkninger, og direktionerne har mulighed for at kommentere disse og andre forhold.

Deloitte sammenskriver herefter revisionsbemærkninger mv. i de respektive direktionsnotater i en samlet revisionsberetning for kommunen. De endelige revisionsbemærkninger på Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets område forventes forelagt for udvalget den 3. oktober 2011. Borgerrepræsentationen har besluttet, at direktionsnotater vedrørende den løbende revision med forvaltningens kommentarer og tiltag skal forelægges for udvalgene.

Deloitte har fremsendt direktionsnotater af 29. og 31. august 2011 om revision af Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets regnskab for 2010 for områder med og uden statsrefusion. Begge notater er vedlagt som bilag 1. I henhold til Borgerrepræsentationens beslutning (2010-268) skal sådanne revisionsrapporter forelægges fagudvalget inden for 3 uger med direktionens initiativer og bemærkninger.

Deloitte lægger i forbindelse med gennemgangen af 2010 op til i alt 5 revisionsbemærkninger.  I 2009 var Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen omfattet af 7 revisionsbemærkninger på området uden refusion og 5 bemærkninger med refusion. Antallet af revisionsbemærkninger er i 2010 i således betydeligt mindre end i 2009. Ligesom kun 2 revisionsbemærkninger i 2010 (mod 4 i 2009) vedrører kvaliteten i selve sagsbehandlingen.  

Det er således forvaltningens opfattelse, at de senere år gradvise forbedringer i kvaliteten i forvaltningens sagsbehandling fortsætter, og at revisionens gennemgang bekræfter dette.

Sagsgennemgangen vedr. 2010 viser, at der generelt er færre sager med fejl end ved sidste års revision, herunder færre sager med systematiske fejl. Sagsgennemgangen viser også forbedringer på en række områder, hvor der tidligere blev konstateret fejl. Det gælder bl.a. i forhold til sygeopfølgning på kontanthjælpsmodtagere, rettidige opfølgningssamtaler med sygedagpengemodtagere, administration af revalideringsområdet og i forhold til økonomisk opfølgning i kontanthjælpssager. Det afspejles også i Deloittes oversigt over afsluttede observationer fra 2009 i direktionsnotatet vedrørende områder omfattet af statsrefusion, jf. også nedenfor.

Beskæftigelsesområdet er kendetegnet ved, at lovgivningen fastsætter mange og omfattende proceskrav til sagsbehandlingen, og at disse proceskrav ændres hyppigt. Dette gør, at fejlmulighederne på området er mange. Dertil kommer, at Deloitte udvælger sager til revisionsgennemgang med henblik på at afdække fejl – dvs. der er ikke tale om en repræsentativ udvælgelse, men en udvælgelse på baggrund af en forhøjet risikoprofil.

Forvaltningen finder imidlertid, at fejlniveauet generelt og især på store sagsområder som kontanthjælp/aktivering og sygedagpenge kan og bør reduceres yderligere. Der er derfor behov for nye initiativer for at sikre en fortsat forbedring af sagsbehandlingen, så fejlniveauet kan nedbringes frem mod næste års revision.

Forvaltningen foreslår følgende større initiativer til at sikre en større kvalitet i sagsbehandlingen og håndtere de rejste problemstillinger:

• Pr 1. januar 2012 etableres et administrationscenter i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, hvor en stor del af de driftsunderstøttende administrative opgaver samles. Det omfatter bl.a. juridisk bistand, klagesagsbehandling, ledelsestilsyn, arbejdsgange og retningslinjer, implementering af ny lovgivning, politikker og strategier, undervisning m.v. Det er målet at styrke disse funktioners bidrag til kvaliteten af sagsbehandlingen, og det påtænkes fremmet gennem en kvalitetshandleplan, som også vil blive forelagt udvalget.

• Det vil indgå heri, at forvaltningens ledelsestilsyn skal justeres. Sagsgennemgangen peger i modsætning til tidligere år ikke på enkeltområder med markante, eventuelt systematiske, problemer, men derimod mere generelle kvalitetsproblemer, som kan understøtte en målrettet og helhedsorienteret sagsbehandling og korrekte registreringer mv. Forvaltningen påtænker på den baggrund at fokusere ledelsestilsynet mere på vurdering af den samlede kvalitet i sagerne frem for konkrete aspekter af denne.

• Registreringen af aktive og passive perioder på sygedagpengeområdet skal forbedres gennem en løbende manuel gennemgang af, at perioder med et aktivt tilbud registreres korrekt i ydelsessystemet. Metoden hertil er under udarbejdelse. Der planlægges i videst mulig omfang med en bagudrettet genopretning af data. Administrationen af løntilskudsudbetalinger samt hjælp til indsatte i fængsler bliver samlet på færre medarbejdere. 

Nedenfor redegøres mere detaljeret for de enkelte forventede revisionsbemærkninger og 1 videreført revisionsbemærkning fra 2009 samt forvaltningens bemærkninger hertil. 

Forventede revisionsbemærkninger vedr. 2010

1. Efterlevelseshjælp. Manglende modregning af efterlevelseshjælp i kontanthjælp.

Deloitte har konstateret, at bevilget efterlevelseshjælp ikke modregnes i kontanthjælpen.

Forvaltningen erkender, at praksis ikke har været at modregne efterlevelseshjælpen i kontanthjælpen. Forvaltningen har nu ændret praksis og vil i fornødent omfang foretage den refusionsmæssige berigtigelse af den for meget udbetalte kontanthjælp.

2. Mangler i forhold til designet af forvaltningens ledelsestilsyn.

Deloitte har konstateret en række fejl, der ikke indgår i forvaltningens ledelsestilsyn. Ved at koncentrere ledelsestilsynet om konkrete målepunkter i sagsbehandlingen risikerer forvaltningen, ifølge Deloitte, at sagsbehandlernes fokus flyttes fra kvaliteten i den generelle sagsbehandling til de punkter, der bliver målt i ledelsestilsynet. 

Forvaltningen er enig i, at det efter en periode med fokus på konkrete og kritiske kvalitetsaspekter i ledelsestilsynet nu er relevant at ændre ledelsestilsynet, så det fokusere mere på den generelle kvalitet i sagsbehandlingen.

3. Fejl i værdiansættelse og præsentation af tilgodehavender og gæld til staten.

Deloitte har konstateret, at der er fejl i såvel værdiansættelsen som præsentation af tilgodehavender og gæld til staten.

Forvaltningen erkender disse fejl, som er rettet i 2011. Med henblik på at undgå sådanne fejl, vil forvaltningen fremover foretage en ekstra kontrol forud for lukning af regnskabet.

4. Omkostninger og risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner.

Deloitte finder, at kommunens elektroniske system til betaling af fakturaer – kaldet workflow – har en risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner fra kommunens egne medarbejdere henført til kendte leverandører.

Forholdet var indeholdt i  Deloittes afrapportering af den løbende revision for 2010, der blev forelagt udvalget på mødet den 20. juni 2011 (2011-73558). I den forbindelse anførte forvaltningen, at man vil efterkomme Deloittes anbefaling om stikprøvevis efterkontrol af transaktionerne for 2010. Forvaltningen er i gang med efterkontrollen for 2010.

Videreført revisionsbemærkning fra 2009

En enkelt revisionsbemærkning vedr. utilstrækkelig kvalitetssikring af refusionsopgørelserne er videreført fra 2009 til 2010. Det betyder, at kvaliteten på området endnu ikke er genoprettet.

5. Ikke tilstrækkelig kvalitetssikring af refusionsopgørelserne.

Deloitte har konstateret, at forvaltningens kvalitetssikring af refusionsopgørelserne ikke har været tilstrækkelig.

Forvaltningen erkender, at kvalitetssikringen af refusionsopgørelserne ikke har været tilstrækkelig. Fejlene vedrører primært flaskehalsbevillingen, der bortfalder i 2010, og hertil kommer få konteringsfejl. Disse fejl burde være fundet ved den interne kvalitetssikring af refusionsopgørelsen. Forvaltningen overvejer at anmode Deloitte om bistand ved refusionsopgørelsen for 2011, således at forvaltningen kan tilegne sig den nødvendige viden til at kunne sikre, at refusionsopgørelsen fremadrettet har den nødvendige kvalitet.

Afsluttede revisionsbemærkninger fra 2009

Det fremgår af direktionsnotatet at 4 ud af 5 revisionsbemærkninger fra 2009 er afsluttet, hvilket vil sige, at kvaliteten på disse områder er genoprettet.

Det omfatter mangler i 2009 i forbindelse med sygeopfølgningen for kontanthjælpsmodtagere, systematiske fejl i forbindelse med hjemtagelse af statsrefusion for kontanthjælpsmodtagere ansat i løntilskud i Københavns Kommune, systematiske fejl i forbindelse med nedsættelse af kontanthjælpen til SU-niveau for unge under 25 år på revalidering, samt systematiske fejl vedrørende manglende regulering af delpensionsydelsen.

Sager, hvor der ved revisionsgennemgangen er konstateret fejl med refusionsmæssig betydning, vil efter normal praksis blive berigtiget. Denne berigtigelse pågår aktuelt, hvorfor det konkrete beløb ikke kan opgøres nu.

Berigtigelsesbeløbet skønnes at blive relativt beskedent og vil kunne afholdes inden for det eksisterende budget til efterspørgselsstyrede overførsler. Det bemærkes, at berigtigelsen ikke kan anses for endeligt afsluttet før modtagelsen af Pensionsstyrelsens decisionsskrivelse vedr. 2010, formentlig sommeren 2012.

Ovennævnte forventede revisionsbemærkninger vil i givet fald indgå i revisionsberetningen til Borgerrepræsentationen. Revisionsbemærkningerne på Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets område forventes forelagt Beskæftigelses- og Integrationsudvalget på mødet den 3. oktober 2011.

BILAG:

1a: Direktionsnotat vedr. områder uden statsrefusion 2010
1b: Direktionsnotat vedr. områder med statsrefusion 2010


Morten Binder                    /Thomas Thellersen Børner