Fremtidige rammer for håndtering af udbud
Resumé
Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøftede den 15. maj 2023 forvaltningens processer omkring udbud af beskæftigelses- og uddannelses-, og integrationsrettede aktiviteter for ledige borgere. På baggrund af drøftelsen forelægges forslag til proces for fremtidige udbud af beskæftigelsesindsats.
Indstilling
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,
- at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager oplæg og notater til efterretning
- at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender forslag til fremtidig behandling af udbudssager.
Problemstilling
Samarbejde med eksterne leverandører om beskæftigelsesindsats for ledige borgere skal ved køb over ca. 5,6 mio. kr. ske via gennemførelse af udbud af indsatsen.
Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøftede den 15. maj 2023 forvaltningens udbud. På baggrund af drøftelsen blev det besluttet, at udvalget i starten af året skal forelægges plan for de kommende udbud det næste 1½ år for at få bedre tid til at drøfte opgavevaretagelsen og eventuelt udbudsform, samt at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget den 19. juni 2023 skal forelægges en opfølgende sag med anbefalinger.
Løsning
Forvaltningen gennemgår på mødet svar på spørgsmål fra debatten den 15. maj 2023 og kommer med anbefalinger til fremtidig proces for udbudssager.
Ad 1) Spørgsmål fra debatten den 15. maj 2023
På Beskæftigelses- og Integrationsudvalget møde blev der bl.a. stillet spørgsmål ift.:
a) Driftsoverenskomster og andre former for samarbejde med leverandører af beskæftigelsesindsats end via udbud
b) Tilgodeseelse af små og mellemstore virksomheder i udbud
c) Forvaltningens erfaringer – og tilsyn - med leverandører.
Ad a) Driftsoverenskomster
Brug af driftsoverenskomst i samarbejdet med leverandører er en måde at hjemtage indsats på. Indgåelse af driftsoverenskomst er omfattet af udbudsloven. Hvis der indgås en driftsoverenskomst, er leverandøren fremover underkastet kommunens kontrol. Som led heri skal kommunen bl.a. dække institutionens underskud.
Ad b) Tilgodese små og mellemstore virksomheder i udbud
Det er muligt at tilgodese mikro eller små virksomheder, via valg af udbudsformen ”Begrænset udbud”, hvor der reserves plads(er) til én virksomhedsstørrelse/-form. Det bemærkes, at der er meget få af de kendte leverandører af beskæftigelsesindsats i København, der falder indenfor kategorien mikro eller små virksomhed jf. bilag 2.
Det er muligt at afgrænse et udbud til socialøkonomiske virksomheder, der opfylder EU’s krav til socialøkonomiske virksomheder. Dette er kun afprøvet én gang i Danmark indenfor vandforsyningsområdet. Det antages, at de fleste socialøkonomiske virksomheder, som forvaltningen i dag samarbejder med, ikke umiddelbart opfylder EU’s krav.
Herudover kan udbud generelt opdeles i flere udbudsområder, for at give mindre virksomheder bedre mulighed for at afgive tilbud inden for deres specialområde og som bedre matcher virksomhedens kapacitet. Det betyder dog mindre fleksibilitet og øgede udgifter til samarbejdet for jobcentret.
Ad c) Forvaltningens erfaringer – og tilsyn – med leverandører Forvaltningens tilsyn omfatter:
- Fysisk tilsyn, hvor der foretages stikprøver mht. borgerforløb og de fysiske rammer hos leverandøren
- Observationstilsyn, hvor der foretages uanmeldt besøg ved opstart af nyt hold / forløb og aktiviteterne observeres
- Databaseret tilsyn, hvor der kontrolleres udvalgte data.
Manglende opfyldelse af en aftale kan føre til krav om tilbagebetaling og opsigelse af kontrakten. Der har i de sidste 5 år været ét tilfælde med opsigelse af en aftale pga. misligholdelse.
Vedlagte bilag 1 – 3 beskriver nærmere emnerne.
Ad 2) Anbefalinger til fremtidig proces for udbud via årlig udbudsplan for konkrete udbud
Med henblik på at skabe sammenhæng og overblik i en samlet udbudsplan for udbud af beskæftigelses-, -uddannelses, -og integrationsrettede aktiviteter, herunder fastsætte generelle strategiske principper for udbud/kontrakter, anbefales det, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget fremover primo i året:
- Forelægges en udbudsplan med oversigt over de kommende 1½ års forventede udbud.
- Drøfter opgavevaretagelse, igangsætning af udbud, udbudsformer, vægtningsmodeller, krav og klausuler m.v. for de forventede udbud i året
- Bemyndiger forvaltningen til at igangsætte hjemtagelse eller udbud af indsatser, på basis af udvalgets drøftelse.
- Medmindre Beskæftigelses- og Integrationsudvalget beslutter andet, vil Beskæftigelses- og Integrationsudvalget efter bemyndigelsen af forvaltningen til at gennemføre de konkrete udbud ikke få forelagt yderligere sager om de enkelte udbud før orientering om tildeling af kontrakter.
Der vil dog fortsat kunne opstå situationer, hvor der skal træffes beslutning om et enkeltstående udbud, fx pga. lovændring, politisk prioritering, udefra kommende årsager, eller det konstateres, at en indsats er blevet udbudspligtig
Udbudsplanen foreslås hermed at blive den generelle metode for Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutninger om udbud fremover.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser i sig selv. Afhængig af valg af udbudsform mv. kan gennemførelsen af et udbud tage længere tid og/eller blive mere ressourcekrævende end i dag. Herudover kan udgiften til samarbejde med leverandører i en kontraktperiode blive øget, fx hvis der skal samarbejdes med flere leverandører end i dag. Udgiften til udbud afholdes inden for Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets ramme.
Politisk handlerum
Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har brede rammer mht. beslutning om hjemtagelse / udlægning af beskæftigelsesindsats, valg af udbudsformer, valg af prismodel, herunder vægtningen af hhv. kvalitet og pris, opdeling af et udbud i udbudsområder samt krav og klausuler til leverandørerne m.v.
Videre proces
BIU har tidligere godkendt igangsættelse af følgende udbud, hvor der efter sommeren 2023 forventes forelagt indstillinger om rammer mv. for udbuddene, hhv.:
1) Genudbud af specialiserede indsatser for særligt udsatte unge (BIU 20.02.23, punkt 3
2) Genudbud af indsatser for udsatte og sygemeldte borgere over 30 år (BIU 20.02.23, pkt. 4
3) Udbud af erhvervsrettede opkvalificeringskurser inden for det digitale område(BIU 13.12.21, pkt.6).
Den foreslåede proces for fremtidige udbud, hvor BIU forelægges en samlet udbudsplan, foretages første gang primo 2024.
Beslutning
Indstillingens første at-punkt blev taget til efterretning.
Udvalget fremsatte følgende ændringsforslag, hvor fjerde punkt under løsningsafsnittet Ad 2) Anbefalinger til fremtidig proces for udbud via årlig udbudsplan for konkrete udbud ændres fra:
”Medmindre Beskæftigelses- og Integrationsudvalget beslutter andet, vil Beskæftigelses- og Integrationsudvalget efter bemyndigelsen af forvaltningen til at gennemføre de konkrete udbud ikke få forelagt yderligere sager om de enkelte udbud før orientering om tildeling af kontrakter.
Til:
Medmindre Beskæftigelses- og Integrationsudvalget beslutter andet, vil Beskæftigelses- og Integrationsudvalget efter bemyndigelsen af forvaltningen til at gennemføre de konkrete udbud få forelagt de endelige udbudssager for de enkelte udbud.”
Ændringsforslaget blev godkendt uden afstemning.
Indstillingens andet at-punkt blev herefter godkendt uden afstemning.
Enhedslisten fremsatte følgende protokolbemærkning, som Alternativet tilsluttede sig:
”Enhedslisten og Alternativet lægger vægt på, at udbud giver mulighed for at mikro- og små virksomheder kan byde ind. Det kan bl.a. ske ved at bruge muligheden for prækvalifikation af små virksomheder. Vi lægger vægt på at tilbudsgiverne, som en del af dokumentationen af deres evne til at støtte borgerne i forhold til job og uddannelse, også kan beskrive hvordan de vil inkludere borgerne og bidrage til udviklingen af lokalsamfund og arbejde med social og økologisk bæredygtighed.”