Overholdelse af sagsbehandlingsfrister i hjemviste og ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager forvaltningens status på overholdelse af sagsbehandlingsfrister for hjemviste og ændrede sager fra Ankestyrelsen til efterretning
2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at opfølgningen fremadrettet sker på forvaltningsniveau.

Problemstilling

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkendte 3. april 2016 forvaltningens indstilling med fastsættelse af interne sagsbehandlingsfrister for behandling af sager, som er blevet hjemvist eller ændret af Ankestyrelsen.

Siden har Beskæftigelses- og Integrationsudvalget behandlet tre afrapporteringer på overholdelse af sagsbehandlingsfrister og en handleplan for forbedring af overholdelse af sagsbehandlingsfrister.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal nu godkende forvaltningens fjerde og sidst planlagte afrapportering på overholdelse af sagsbehandlingsfrister og initiativer i handleplanen.

Løsning

De frister, som udvalget har vedtaget, fremgår af tabel 1 nedenfor.

Tabel 1. Sagsbehandlingsfrister i hjemviste eller ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen for Centralforvaltningen og jobcentre.

Som det kan ses af tabel 1, er sagsbehandlingsfristerne for sager, som er blevet hjemvist af Ankestyrelsen, differentieret efter kompleksiteten af den efterfølgende sagsbehandling, så der er længere frist i de sager, som kræver længere sagsbehandlingstid. Sagsbehandlingsfristen varierer fra at udgøre 5 uger i ”ikke-komplicerede sager” til 18 uger i sager, hvor sagen skal for rehabiliteringsteamet.

Sagsbehandlingsfristen for sager, som er ændret af Ankestyrelsen, er 3 uger.

Ankestyrelsen ændrer en afgørelse i de tilfælde, hvor Ankestyrelsen sætter sin egen afgørelse i stedet for kommunens afgørelse.

Ankestyrelsen hjemviser en afgørelse, når Ankestyrelsen vurderer, at Københavns Kommune skal se på sagen igen, fx pga. at der mangler oplysninger i sagen.

Bilaget "Introduktion til klagesagsområdet" giver en yderligere beskrivelse af området.

Ad 1) Afrapportering af overholdelse af sagsbehandlingsfrister

Andelen af sager, der er afsluttet rettidigt, er øget væsentligt siden første afrapportering i januar 2017. Som det fremgår af tabel 2, blev 30 pct. af sagerne afsluttet rettidigt i 1. afrapportering i januar 2017. Denne andel var steget til 58 pct. i 2. afrapportering i juni 2017 og 67 pct. i 3. afrapportering i januar 2018.

I den samlede måleperiode for 4. og sidst planlagte afrapportering, januar 2018 til april 2018, har forvaltningen overholdt sagsbehandlingsfristen i 115 sager ud af 143, svarende til 80,4 pct. af sagerne. Forvaltningen har dermed nået det fastsatte mål om, at mindst 80 pct. af sagerne skal være afsluttet rettidigt.

Tabel 2. Status på overholdelse af sagsbehandlingsfrist for ændrede og hjemviste afgørelser fra Ankestyrelsen

Der er 28 sager ud af de i alt 143 sager, der ikke er afsluttet inden for den fastsatte sagsbehandlingsfrist i perioden januar 2018 - april 2018. I disse tilfælde kontakter forvaltningen borger og orienterer om fristudskydelse.

Der kan være forskellige årsager til, at forvaltningen i visse tilfælde er nødt til at fristudskyde. For eksempel er der sager, hvor der er meget lang svartid på indhentning af lægeerklæringer fra hhv. læge/hospital, eller sager, som forelægges rehabiliteringstemaet.  

Udvalget bad på mødet i januar om at få en opgørelse af, hvor lang tid der går, før de sager - der ikke kan afsluttes inden for den fastsatte sagsbehandlingsfrist - bliver afsluttet.

De 15 sager, der er afsluttet efter den oprindelige sagsbehandlingsfrist fastsat af BIU, og som rent organisatorisk hører til i et af jobcentrene eller på CAB, blev i perioden januar – april 2018 i gennemsnitlige forlænget i 24 dage. Den gennemsnitlige forlængelse af sagsbehandlingsfristen i sager, der er afsluttet efter den oprindelige sagsbehandlingsfrist, og som rent organisatorisk hører til i Ydelsesservice, er ikke opgjort, da Ydelsesservice ikke registrerer den forlængede sagsbehandlingstid til statistisk brug (8 sager). Derudover er der 5 sager, der ikke indgår i opgørelsen af den gennemsnitlige forlængelse af sagsbehandlingsfristen, da de er fristudsat ud over måleperioden.

Ad 2) Den fremadrettede opfølgning på overholdelse af sagsbehandlingsfrister

Da forvaltningen har nået det fastsatte mål om, at mindst 80 pct. af sagerne skal være afsluttet rettidigt, indstilles det, at den videre, løbende opfølgning på overholdelse af sagsbehandlingsfrister i hjemviste og ændrede afgørelser, overgår til forvaltningsniveau.

Forvaltningen vil sikre, at der fortsat er stort ledelsesmæssigt fokus på overholdelse af sagsbehandlingsfrister i disse sager, bl.a. ved månedligt at udsende afrapporteringer til både fagdirektør i Centralforvaltningen samt relevante jobcenterchefer med jobcenterspecifikke opgørelser.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt indstillingen tiltrædes, overgår opfølgningen på overholdelse af sagsbehandlingsfrister i hjemviste og ændrede afgørelser til forvaltningsniveau. Forvaltningen vil fortsat have stort ledelsesmæssigt fokus på området. Der bliver derfor fortsat udsendt månedlige afrapporteringer til både fagdirektør i Centralforvaltningen samt relevante jobcenterchefer med jobcenterspecifikke opgørelser.

Michael Baunsgaard Schreiber/Inger Suppli

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.

Borgmesteren, Cecilia Lonning-Skovgaard (V), fremsatte følgende ændringsforslag til indstillingens 2. at-punkt:

”2. at udvalget godkender, at udvalget får en fjerde afrapportering. Såfremt denne også overholder kravet til rettidighed, vil opfølgningen fremadrettet ske på forvaltningsniveau.”

Ændringsforslaget blev godkendt uden afstemning.

Enhedslisten fremsatte følgende protokolbemærkning, som Alternativet, SF og Det Konservative Folkeparti tilsluttede sig:

”Antallet af klager over BIF’s afgørelser er vokset kraftigt i de seneste tre år, og det er ikke tilfredsstillende. Samtidigt viser Ankestyrelsens omgørelser, at Københavns kommune laver flere fejl i afgørelser end landsgennemsnittet. Der er brug for at BIF prioriterer kvalitet i sagsbehandling højere”.