Handleplan til implementering af anbefalingerne fra taskforcen for førtidspension og fleksjob

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender målene for handleplanen
2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender metoden for handleplanen
3. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender de fire overordnede spor for handleplanen
4. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at forvaltningen arbejder videre med de i handleplanen beskrevne aktiviteter, og at forvaltningen løbende inddrager udvalget i udmøntningen af initiativerne i handleplanen.

Problemstilling

Anbefalingerne fra taskforcen vedr. førtidspension og fleksjob identificerer en række områder, hvor indsatsen for de udsatte borgere kan forbedres. Forvaltningen har på baggrund af udvalgets og medarbejdernes drøftelser af taskforcens anbefalinger udarbejdet et oplæg til handleplan for, hvordan disse anbefalinger kan implementeres. Selve handleplanen og dens initiativer præsenteres i bilag 1.

Det overordnede formål med handleplanen er at sikre:

Borgerne skal hurtigst muligt have den rette hjælp og støtte til at få afklaret deres situation, herunder en afklaring til en førtidspension eller et fleksjob.

Det kræver grundlæggende en god sagsbehandling, hvor der er mål og retning i borgernes forløb, og hvor borgerne har tillid til, at de bliver hjulpet på vej. Nogle borgere hjælpes i arbejde, mens det for andre viser sig, at de skal videre i fleksjob eller en førtidspension. Det er nødvendigt, at de bliver spottet, og at deres afklaring sker med et vist tempo.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget behandlede status på handleplanen for implementering af tasforcens anbefalinger på udvalgsmødet den 23. maj. Udvalget lagde særlig vægt på:

• At borgere får den rette hjælp og oplever anerkendelse og empati i mødet med jobcentret.
• At borgerne oplever tryghed og har tillid til, at de bliver hjulpet.
• Et stærkere fokus på, om borgerne får en sammenhængende indsats, og at de ikke tabes i overgangene.
• Nøgleordene er få forløb, få sagsbehandlerskift og den rette indsats.
• At der i delmålene også afspejles medarbejdernes oplevelse og tilfredshed med deres arbejde.
• At der i opfølgningen på handleplanen måles på, om borgerne får den rette hjælp og ikke kun, om antallet af borgere på kontanthjælp falder.
• Der ønskes en grundig borgerinddragelsesproces, hvor det fremgår, hvorvidt borgerne reelt oplever en forandring.
• Forslag om at nedsætte en følgegruppe med inspiration fra SOF’s Udsatteråd.

Med denne indstilling forelægges udvalget en handleplan, der udstikker mål, metode, spor og nogle af de konkrete initiativer, som forvaltningen foreslår, at der arbejdes videre med.

Løsning

Ad 1) Mål for handleplanen

Med handleplanen ønskes en forandring af indsatsen for udsatte borgere. Som taskforcen udtrykker det, er der er behov for at udvise handlekraft for at skabe en grundlæggende forandring af indsatsen for de mest udsatte borgere. Det skal være muligt over de kommende år at kunne følge implementeringen af handleplanen og tilsvarende se en forandring af indsatsen for de udsatte borgere. På grund af det lange perspektiv for implementeringen, er det nødvendigt løbende at kunne følge fremdriften og kunne dokumentere, at de aktiviteter som sættes i gang som led i handleplanen også betyder en reel forandring for borgerne.

Det kræver en fælles forståelse mellem udvalget og forvaltningen af hvilken forandring handleplanen skal skabe, en enighed om, hvordan forandringen skal måles, samt enighed om hvilken metode, handleplanen skal anvende som led i implementeringen.

Hvilken forandring skal handleplanen skabe?

Det er borgerne, der skal kunne mærke en forandring. Det er i organisationen og blandt ledere og medarbejdere, at forandringen skal skabes, men det er borgerne, der skal kunne mærke effekten heraf. Samtidig er det forvaltningens forståelse, at udvalget ser effekten i et bredere perspektiv, som også omhandler borgernes oplevelse af jobcentrets indsats.

På den baggrund foreslår forvaltningen, at der til det overordnede formål tilføjes en ekstra linje, der i højere grad indfanger borgernes oplevelse:

Borgerne skal hurtigst muligt have den rette hjælp og støtte til at få afklaret deres situation, herunder en afklaring til en førtidspension eller et fleksjob. På vejen dertil oplever borgerne mening og sammenhæng i den indsats, de modtager. 

Medarbejderne er de ressourcer, der skal skabe forandringen for borgerne. Derfor foreslås det også at arbejde med et forandringsmål rettet mod medarbejderne, og som er med til at understøtte at det overordnede formål opnås:

Medarbejderne oplever et meningsfyldt arbejde med mulighed for faglig refleksion, fordybelse og kvalitet i opgaveløsning med henblik på at gøre en forskel for borgerne

Hvordan skal forandringen måles?

Der er i beskæftigelses- og integrationsforvaltningen et veludviklet resultatopfølgningssystem, hvor fokus entydigt er på opgørelser af, hvor mange borgere, der er kommet i job eller uddannelse og hvor mange borgere, der har fået en førtidspension eller et fleksjob.

Det er relevante mål, der fortsat skal indgå i resultatopfølgningen. Dog er udfordringen med opgørelserne, at de ikke giver viden og input til, hvordan oplevelsen for borgerne er, og i hvor høj grad, at indfrielsen af resultatmålet kan henføres til konkrete initiativer, herunder initiativer i handleplanen.

Derfor foreslår forvaltningen, at der i forhold til at følge op på handleplanen - udover resultatmål - også arbejdes med målinger, som er mere værdibaserede og måler på borgernes oplevelse af sagsbehandlingen og medarbejdernes oplevelse af deres mulighed for at yde god sagsbehandling. Hvilke målinger dette konkret skal være, og hvordan der måles på dette skal nærmere fastlægges.

Som resultatmål foreslår forvaltningen, at der arbejdes med følgende:

• Flere borgere afklares til førtidspension eller fleksjob

• Flere ressource- og jobafklaringsforløbsborgere får job, eller afklares til fleksjob eller førtidspension i deres første ressource – eller jobafklaringsforløb

• Færre aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere, der har været 3 år eller mere på kontanthjælp

Som resultatmål for medarbejderne, foreslås at arbejde videre med følgende:

• Flere medarbejdere oplever BIF som en attraktiv arbejdsplads

• Flere medarbejdernes trives

• Lavere sygefravær

• Lavere medarbejderomsætning

Forvaltningen foreslår at arbejde videre med et koncept for fastlæggelsen af de værdi-baserede målinger med henblik på fremlæggelse til beslutning i udvalget i efteråret. Det kan være målinger som, at borgerne oplever:

• at der er mål og retning med deres forløb

• at de bliver mødt med anerkendelse og respekt

• at sagsbehandleren evner at se ”udgangen” på borgerens forløb

• at borgerne har tillid til sagsbehandleren

• at borgerne er trygge ved at komme i jobcentret           

   

Medarbejderne oplever:

• tydelig kernopgave

• tillid fra ledelsen

• mulighed for at gøre en forskel for borgerne

• mulighed for bedre sagsbehandling   

   

Målingerne vurderes umiddelbart at give mest viden, hvis de tilrettelægges som kvalitative målinger, fx via borgerpanel, følgegruppe og/eller borgerinterview etc. Forvaltningen vil fremlægge et forslag til målekoncept for udvalget i efteråret 2018.

Både borgerne og medarbejderne vil blive inddraget og hørt i forhold til de konkrete tiltag. Inddragelsen skal sikre, at forvaltningen kan følge med i borgernes og medarbejderne oplevelser og løbende vil kunne tilrette og udvikle servicen.   

Ad 2) Metode for handleplanens arbejde

Handleplanen skal udstikke de overordnede spor, hvor forvaltningen skal arbejde med forbedringer i de kommende år. De overordnede spor er tilrettelagt, fordi forvaltningen vurderer, at ændringer indenfor de pågældende områder vil understøtte og bidrage til en forandring af indsatsen og dermed til at realisere den overordnede målsætning.

Inden for de spor, som handleplanen udstikker, vil der for resten af 2018 være behov for at afdække, undersøge og afklare for at komme med de helt konkrete bud på, hvad der skal sættes i værk. For at sikre, at handleplanen skaber forandring for borgere og medarbejdere, vurderes det centralt, at der løbende sker en tæt inddragelse af de to grupper. Dette er vigtigt, dels for at teste forskellige løsninger inden de udrulles i stor skala, dels for at få viden om, hvorvidt indsatsen også ændres i praksis.

Derfor skal handleplanen kunne rumme, at både forvaltningen, udvalget, medarbejderne og borgerne bliver klogere undervejs i takt med, at der arbejdes med de forskellige initiativer, og i takt med, at der hentes viden om, hvordan det går med implementeringen, blandt andet fra den løbende inddragelse af borgere og medarbejdere og fra de værdibaserede målinger, jf. ovenfor.

Arbejdet med at implementere handleplanen vil således være en proces, hvor forvaltningen løbende vender tilbage til og drøfter med udvalget, medarbejderne og borgerne, om implementeringen går den rette vej, herunder tilretter aktiviteterne i takt med at denne viden indhentes.

Forvaltningen foreslår, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at der arbejdes med denne metode, som indebærer, at udvalget løbende inddrages i udviklingen af de konkrete initiativer i handleplanen.

Ad 3) Handleplanens spor

Forvaltningen har udarbejdet handleplanen med udgangspunkt i taskforcens anbefalinger, suppleret med input fra centrene, medarbejdere og organisationer (se bilag 1). Herudover har Jon Andersen fået forelagt handleplanen.

Forvaltningen foreslår, at handleplanens aktiviteter grupperes under følgende fire overordnede spor:

• Spor 1 – Medarbejdernes sagsarbejde: Den gode afklaring af borgeren med fokus på, hvornår dokumentationen er tilstrækkelig.

• Spor 2 – De organisatoriske rammer: Samarbejdet med leverandører, sundhedsvæsenet, andre forvaltninger, samt jobcentrenes organisering og sagsnormer.

• Spor 3 – Ressource- og jobafklaringsforløb: Det gode forløb samt mere integreret indsats

• Spor 4 – Borgerne: En bedre borgeroplevelse.

Grupperingen i spor giver bl.a. overblik over, hvordan, hvornår og i hvor høj grad der iværksættes initiativer i forskellige områder af organisationen, hvilket er med til at sikre en hensigtsmæssig implementering.

Ad 4) Aktiviteter under hvert spor

I det følgende vil hvert spor og de dertilhørende hovedaktiviteter blive præsenteret. De konkrete aktiviteter under hovedaktiviteterne vil ikke blive oplistet i nærværende indstilling, men er i stedet beskrevet i bilag 1, som indeholder selve handleplanen. Herudover vil de aktiviteter, der ikke kan udføres inden for rammen og derfor kræver finansiering ved budgetforhandlingerne, kort beskrives i dette afsnit.

Forvaltningen vil løbende inddrage udvalget i udmøntningen af initiativerne, se bl.a. kommende sager under videre proces.

Spor 1 – Medarbejdernes sagsarbejde: Den gode afklaring af borgeren med fokus på, hvornår dokumentationen er tilstrækkelig

Aktiviteterne i spor 1 skal være med til at sikre dels, at sagsbehandlerne kan foretage den rette vægtning af dokumentationen og får styrket deres socialfaglige skøn, dels at sagsbehandlerne får kompetencer og værktøjer til at sikre kvalitet i opbygningen af borgerens sag og igangsætte rette indsats på rette tidspunkt med henblik på hurtigst mulig afklaring.

Følgende hovedaktiviteter foreslås:

1. Ny fælles retsforståelse: Medarbejderne kan foretage den rette vægtning af dokumentationen og får styrket deres socialfaglige skøn

2. Medarbejderne navigerer sikkert i regler og ser muligheder i lovgivningen: Medarbejderne får kompetencer og værktøjer til at sikre kvalitet i opbygningen af borgerens sag og til at igangsætte rette indsats på rette tidspunkt

3. Bedre overblik over borgerens sagsforløb: Sagsbehandlerne skal nemt kunne danne sig et overblik over borgerens sag i sagsbehandlingssystemet vha. bedre journaliseringspraksis og smartere it-understøttelse

Den særlige rådgiver Jon Andersen vil især koncentrere sig om udmøntningen af dette spor, med fokus på de forvaltningsretlige regler.

Aktiviteter under spor 1, der kræver finansiering

De konkrete aktiviteter beskrives i handleplanen i bilag 1. Aktiviteterne vil primært bestå af kompetenceudvikling rettet mod lovgivning og retsforståelsen samt aktiviteter, der skal understøtte de faglige drøftelser. Fx etableres fora’er til løbende faglig sparring og drøftelse i alle centre, for at sikre balanceret dokumentation i sagerne og bedre vurderinger, samt fora for drøftelse af principielle sager, der skal være med til at drive forandringen vedr. ny fælles retsforståelse i resten af forvaltningen.

De aktiviteter, der ikke kan finansieres inden for rammen og derfor kræver finansiering ved budgetforhandlingerne, er følgende:

• Kompetenceudvikling (under spor 1.b):

  • Udarbejdelse af den forberedende plan, fx via kørekortsmodel

  • Undervisning i lovgivning: Kursus for medarbejdere i førtidspensions- og fleksjoblovgivningen

  • Styrket borgerkontakt

• Supervision: Rekruttering og uddannelse af internt korps af supervisere, der skal arbejde på tværs af centrene (under spor 1.b)

• Sundhedsfaglig rådgivning: Øget adgang til den sundhedsfaglige rådgivning hos sundhedskoordinatoren mhp. at få sparring og kvalificering af de lægelige oplysninger i en sag (under spor 1.b)

Spor 2 – Det organisatoriske: Samarbejdet med leverandører, sundhedsvæsenet, andre forvaltninger, samt organiseringen i jobcentrene og sagsnormer

Aktiviteterne i spor 2 skal være med til at sikre, at samarbejdet med leverandørerne, andre forvaltninger, sundhedssystemet mv. understøtter fremdrift i borgernes forløb. Fx ved at praksiskonsulenter kan understøtte samarbejdet med borgernes praktiserende læger og kvalitetssikre lægeattester. Ligeledes arbejdes der med den mest hensigtsmæssige organisering af arbejdet, som fx i højere grad end i dag sikrer så få sagsbehandlerskift som muligt.

Følgende hovedaktiviteter foreslås:

1. Leverandørsamarbejdet: Samarbejdet med leverandørerne skal understøtte fremdriften i borgerens sag

2. Samarbejde med andre forvaltninger: Samarbejdet med andre forvaltninger skal understøtte afklaringen af borgeren

3. Sundhedsvæsenet: Konstruktivt samarbejde med sundhedsvæsenet og de praktiserende læger, hvor lægeerklæringer mv. bidrager til fremdrift i borgerens sag

4. Organisering: Organiseringen af indsatsen understøtter få sagsbehandlerskift i borgerens sag

Aktiviteter under spor 2, der kræver finansiering

De konkrete aktiviteter beskrives i handleplanen i bilag 1. Aktiviteterne vil primært bestå af afdækning af mulighederne for at forbedre samarbejdet og organiseringen af indsatsen, herunder forberedelse af det kommende udbud for aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere, ressourceforløbsborgere og borgere på sygedagpenge samt jobafklaringsforløb. Fx vil der herunder blive afdækket mulighed for at arbejde med en kandidatbank til fleksjobformidling.

Både hvad angår samarbejdet med sundhedsvæsenet og andre forvaltninger, i forhold til at oparbejde et konstruktivt samarbejde med lægerne, samt i forhold til organisering af indsatsen, vil en reel udvikling og forbedring af områderne kræve finansiering, jf. nedenfor.

De aktiviteter, der ikke kan finansieres inden for rammen og derfor kræver finansiering ved budgetforhandlingerne, er følgende:

• Opsøgende team: Etablering af et opsøgende team fra jobcentrene, som skal vejlede andre forvaltninger samt psykiatriområdet om, hvordan de kan understøtte en hurtigere afklaring af borgeren (under spor 2.b)

• Praksiskonsulent: Ansættelse af en praksiskonsulent til at understøtte samarbejdet med de praktiserende læger, med det formål at borgerens egen læge i højere grad inddrages i borgerens sag (under spor 2.c)  

• Lavere sagsstammer: Nedsættelse af antal sager per medarbejder mhp. at frigøre tid og rum for at arbejde med afklaring af borgerne (under spor 2.d)

Spor 3 – Ressource- og jobafklaringsforløb: Det gode forløb samt mere integreret indsats

Aktiviteterne i spor 3 skal være med til at sikre det gode ressource- og jobafklaringsforløb. Det omhandler en mere integreret indsats i forløbene og i særlig grad, at der er mål og retning med forløbene. Således skal aktiviteterne sikre, at medarbejderne har de nødvendige kompetencer og rammer til at kunne understøtte fremdrift, herunder viden om, hvad næste skridt kan være, hvis der skal ændres retning.

Følgende hovedaktiviteter foreslås:    

1. Integreret indsats: Afdække mulighed for at sikre en tæt og kontinuerlig indsats ved at koble den virksomhedsrettede indsats, mentorindsatsen og sagsbehandlingen tættere sammen

2. Det gode forløb: Det skal sikres, at både sagsbehandler og borger ved, hvilken retning og hvilke mål der arbejdes med i ressource- og jobafklaringsforløb for at sikre hurtig afklaring

3. Businesscase: Sikre mere kvalitet i arbejdet med at få en borgers sag klar til rehabiliteringsteammøde, herunder sagsgange og arbejdsmetoder under rehabiliteringsteammøde og i den efterfølgende tid indtil afgørelse om ressourceforløb, førtidspension eller fleksjob

Aktiviteter under spor 3, der kræver ekstern finansiering

De konkrete aktiviteter beskrives i handleplanen i bilag 1. Aktiviteterne vil primært bestå af afdækning af muligheder for mere hensigtsmæssig arbejdsfordeling, og afdækning af, hvordan det gode forløb sikres. Fx at der arbejdes mod at kunne gennemføre korte, fx to-årige ressourceforløb, hvor der sker en afklaring inden for perioden, så det herefter er muligt at vurdere, om borger er berettiget til en førtidspension eller et fleksjob.

De aktiviteter, der ikke kan finansieres inden for rammen og derfor kræver finansiering ved budgetforhandlingerne, er følgende:

• Businesscase: Kvalitet i arbejdet med sager til rehabiliteringsteammøde

Spor 4 – Borgerne: En bedre borgeroplevelse

Aktiviteterne i spor 4 skal sikre, at borgerne oplever at blive hjulpet og at blive mødt med anerkendelse, respekt og tillid, samt at sikre, at borgerne er trygge ved jobcentret. Aktiviteterne under dette spor omhandler dels, hvordan borgerens oplevelse kan afdækkes, dels, hvordan den kan forbedres.

Følgende hovedaktiviteter foreslås:

1. Opfølgning på borgernes oplevelse: Udvikling af koncept til at måle borgeroplevelsen samt metode til løbende at tilpasse praksis i samspil med borgerne

2. Borgerens oplevelser med forvaltningen: Analyse af servicerejsen, herunder centrale kontaktpunkter mellem borger og forvaltning.

I forlængelse af initiativ 4.a vil der blive udarbejdet forslag til, om der skal nedsættes et borgerpanel eller følgegruppe. Forvaltningen vil indhente inspiration hos SOF, SUF og andre kommuner og vil på den baggrund fremlægge et konkret forslag for BIU.

Aktiviteter under spor 4, der kræver finansiering

De konkrete aktiviteter beskrives i handleplanen i bilag 1. Aktiviteterne vil bestå af en afdækning af, hvordan viden om borgerens oplevelse kan indhentes, samt af en analyse af de kontaktpunkter, borgeren har med forvaltningen.

Følgende aktivitet kan ikke finansieres inden for rammen og kræver derfor ekstern finansiering ved budgetforhandlingerne:

• Udviklingsproces ifm. initiativer for at forbedre borgerens oplevelse: Udvidet udviklingsproces på de områder, som analysen i spor 4.b. peger på. Udviklingsprocessen skal inddrage borgere og medarbejdere, og der skal arbejdes med løbende tests og tilretninger, der skal sikre en reel forandring (under spor 4.b)

Økonomi

De initiativer, der kræver finansiering, vil blive beskrevet i budgetnotater, der forelægges til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkendelse. Se også sagen på dette udvalgsmøde vedr. budgettemaer til budgetforhandlingerne for 2019

Videre proces

Såfremt Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender indstillingen, vil forvaltningen arbejde videre med aktiviteter, der er beskrevet i handleplanen. Forvaltningen vil i sit arbejde inddrage borgere, medarbejdere og den særlige rådgiver, Jon Andersen.

Forvaltningen foreslår at fremlægge følgende sager for udvalget i efteråret 2018:

27. august:

• Status på spor 1, initiativer vedr. ”Ny fælles retsforståelse”. Formål er at informere om, hvordan implementeringen af den nye førtidspensionslovgivning er forløbet siden juni måned. Den særlige rådgiver Jon Andersen deltager på mødet.

24. september:

• Drøftelse af spor 4, Borgeroplevelsen. Formål er en drøftelse i udvalget af, hvordan der kan følges op på borgernes oplevelse. Der indhentes viden fra Ballerup, SOF og SUF. Drøftelsen følges op med et beslutningsoplæg i december.

22. oktober:

• Statuts på spor 2, leverandørsamarbejdet. Formålet er en drøftelse i udvalget af, hvordan leverandørsamarbejdet i højere grad kan tilrettelægges, så det understøtter behovet for afklaring af og fremdrift i borgernes sag. Drøftelsen skal danne grundlag for et kommende udbud af indsatsen for sygedagpengemodtagere og udsatte borgere.

26. november:

• Status spor 3, initiativer vedr. det gode ressource- og jobafklaringsforløb. Formålet er at gøre status på arbejdet med at sikre gode ressource- og jobafklaringsforløb, herunder at identificere områder med behov for udvikling.

10. december

• Beslutning vedr. spor 4, Borgeroplevelsen. Formål er, at udvalget beslutter et koncept til at måle borgeroplevelsen samt en metode til løbende at tilpasse praksis i samspil med borgerne

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget vil fortsat modtage de kvartalsmæssige afrapporteringer på mål for aftalen om en særlig indsats for førtidspension og fleksjob, hvori udviklingen i tilgangen til førtidspension, fleksjob og ressourceforløb samt rettidigheden for afgørelserne kan følges.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget vil, som anbefalet af taskforcen, få forelagt implementeringstjek i juni 2019 i form af en samlet status på initiativer i handleplanen.

 

Michael Baunsgaard Schreiber / Inger Suppli