Orientering om tilsyn med eksterne leverandører i 2021

Resumé

Denne sag giver et samlet overblik over resultatet af forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen i 2021. Samlet viser tilsynene i 2021 et bedre resultat sammenlignet med 2020.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager den årlige rapportering om forvaltningens tilsynsbesøg med leverandører i beskæftigelsesindsatsen til efterretning. 

Problemstilling

Beskæftigelses – og Integrationsforvaltningen fører tilsyn med, at interne og eksterne leverandører i beskæftigelsesindsatsen lever op til indgåede aftaler.

Beskæftigelses – og Integrationsudvalget får hvert år en orientering om resultaterne af tilsynet i det foregående år.

Løsning

Tilsynene er i 2021 gennemført som enten et fysisk tilsyn eller et databaseret tilsyn (på nær hos én leverandør, hvor forvaltningen både har gennemført fysisk og databaseret tilsyn). 

Ved fysiske tilsyn har forvaltningen aflagt tilsynsbesøg, hvor en stikprøve på 30 borgerforløb er blevet gennemgået. Ved databaserede tilsyn har forvaltningen gennemgået leverandørernes registreringer af samtlige forløb inden for en given periode. 

Samlet set vurderer forvaltningen, at der er sket et fald i antal fejl sammenlignet med 2020. 

Fysiske tilsyn 
Som udgangspunkt gennemføres fysiske tilsynsbesøg mindst en gang om året hos hver leverandør. Der er i tilsynsåret 2021 gennemført 26 fysiske tilsynsbesøg (på grund af COVID-19 er tilsyn med de interne leverandører dog gennemført via Teams). 

Stikprøven på 30 forløb, der gennemgås ved tilsynsforløbet, fordeler sig på 15 igangværende og 15 afsluttede borgerforløb. Med udgangspunkt i stikprøven kontrolleres følgende:

• Om leverandøren kan dokumentere, at de bestilte timer er leveret.
• Om leverandøren indsender borgernes progressionsrapporter rettidigt og om indholdet i progressionsrapporterne overholder minimumskravene.
• Om leverandøren registrerer fremmøde korrekt.
• Om den fysiske indretning af leveringsadressen er tilfredsstillende. 

Det kontrolpunkt, som har medført flest bemærkninger fra forvaltningen, er, om leverandøren kan dokumentere, at de leverer et forløb, der svarer til bestillingen fra jobcentret. Det kontrolpunkt, som har givet anledning til næstflest bemærkninger fra forvaltningen, er, om leverandøren sender rapporter om borgerens progression rettidigt. Kontrolpunkterne om fremmøderegistrering og fysisk indretning har kun givet anledning til i alt 3 bemærkninger.  

Konklusionerne på de fysiske tilsyn er som nævnt, at forvaltningen har konstateret færre fejl i 2021 sammenlignet med 2020. Generelt lever leverandørerne op til forvaltningens krav i forhold til de gældende rammeaftaler. Men særligt de mindre leverandører har dog fortsat udfordringer med deres registreringspraksis. 

I bilag 1, tabel 1, fremgår det, under hvilke rammeaftaler forvaltningen har konstateret uregelmæssigheder, fordelt på 2 af de ovenstående 4 beskrevne kontrolpunkter, samt hvor mange fejl, der har været på hvert område. 

Databaserede tilsyn
De fire databaserede tilsyn, som forvaltningen gennemførte i 2019-2020, viste, at leverandørerne kunne have uensartede registreringspraksisser, og data kunne være vanskelige at forstå. Forvaltningen har derfor i dialog med leverandørerne udarbejdet fælles retningslinjer for indberetning af data.

I forhold til foreløbig tre af de fire leverandører har forvaltningen fulgt op med endnu et databaseret tilsyn i 2021. Konklusionen har været, at borgerne modtager de bestilte forløb, og at data fra de tre leverandører har været langt nemmere at gennemskue og har givet anledning til færre opfølgende spørgsmål.

Selvom det er vanskeligt at sætte tal på, er det forvaltningens vurdering, at de mere ensartede og gennemskuelige data - og ikke mindst dialogen med leverandørerne herom - bidrager til, at fejl og andre uhensigtsmæssigheder mindskes. Forvaltningen oplever også, at leverandørerne selv reagerer, hvis data indikerer at der fx er behov for opfølgning overfor underleverandører. 

I forbindelse med samtlige af de i alt 12 databaserede tilsyn, forvaltningen har gennemført i 2021, har forvaltningen blandt andet kontrolleret, om fravær var registreret og indberettet korrekt. Den konkrete anledning var, at beskæftigelsesindsatsen i dele af 2021 har været omlagt til digitale tilbud som følge af COVID-19. Forvaltningen vurderede derfor, at der var risiko for, at leverandørernes registrering af borgernes fremmøde og fravær ville være udfordret. 

Gennemgang af leverandørernes data og sammenligning med indberetninger af fravær viste, at flertallet af de udvalgte leverandører klarede omlægningen til digitale tilbud uden problemer, mens enkelte havde større udfordringer med deres fraværsindberetninger. Da omlægningen til digitale udbud skulle ske med kort varsel og ikke fremgik af de indgåede aftaler, har forvaltningen ikke stillet krav om tilbagebetaling.

Bilag 1, tabel 2 og 3, viser en oversigt over de tilsyn, der er gennemført.

Forvaltningen er fortsat i dialog med én leverandør, da forvaltningen havde en række spørgsmål til det først fremsendte datamateriale fra leverandøren.

Forvaltningens reaktionsmuligheder 
Når forvaltningen på baggrund af et tilsyn bemærker forhold, der kræver opfølgning, har forvaltningen en række reaktionsmuligheder. Hvis tilsynet konstaterer manglende leverancer, kan det føre krav om tilbagebetaling. For tilsynsåret er der rejst - eller vil blive rejst - et tilbagebetalingskrav på ca. 35.000. I 2020 blev der rejst tilbagebetalingskrav for ca. 8.000 kroner. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces 

Forvaltningen fører som nævnt tilsyn hos leverandørerne en gang om året. Beskæftigelses - Integrationsudvalget vil få en orientering om resultaterne af tilsynene i 2022 medio 2023.  

Marianne Becker Andersen / Dorthe Vang Kristensen