Høring om etablering af fælles ejendomsdriftsenhed i Københavns Kommune

Økonomiudvalget har besluttet at sende et forslag til etablering af en fælles ejendomsdriftenhed i høring hos fagudvalg og CSO.

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender høringsvaret som beskrevet i indstillingen.

Det indgår som en del af arbejdet med budget 2015 at afdække muligheden for at optimere ejendomsdriftsområdet.

Økonomiforvaltningen har drevet denne proces i samarbejde med forvaltningerne, og der foreligger nu et forslag til en ny samlet organisering af ejendomsdriftsområdet i Københavns Kommune samt en business case for samlingen. De berørte opgaveområder i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen er i første omgang indvendigt vedligehold, rengøring, sikring og kantinedrift.

Med en samling af de nævnte funktioner vil Københavns Kommune samle ca. 1.200 årsværk i en fælles serviceorganisation for kommunen. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal afgive en bevilling på i alt 36,5 mio. kr. Heraf er knap 6 mio. kr. knyttet til aflønning af medarbejdere, mens resten er eksternt køb. For Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indebærer forslaget dermed en overflytning af 12 årsværk.

Baggrunden for et så beskedent omfang af medarbejdere er, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen får løftet en stor del af opgaverne eksternt. Eksempelvis har forvaltningen kontrakt med Børne- og Ungdomsforvaltningen om rengøring, og for visse kantiner samt sikrings-/vagtfunktioner er der kontrakt med private firmaer.

Det er planen, at den fælles ejendomsdriftsenhed overtager både medarbejdere og kontrakter for de serviceområder, som er omfattet. Effektiviseringen ved etablering af den fælles ejendomsdriftsenhed skal findes ved optimering af indkøb og kontrakter og gennem intern optimering af arbejdet. Det er Økonomiforvaltningens forventning, at personalereduktionen kan ske igennem naturlig afgang.

Inden der træffes beslutning, er det samlede forslag i høring hos alle fagudvalg og i CSO.

Forvaltningen foreslår at udvalget afgiver følgende høringssvar:

”Beskæftigelses- og Integrationsudvalget støtter forslaget om en samlet ejendomsdrift. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget ser således positivt på muligheden for at få indtænkt beskæftigelsesindsatsen i ejendomsdriftsfunktionerne på en mere struktureret måde end i dag. En samlet ejendomsdrift vil derfor kunne løfte kvaliteten i beskæftigelsesindsatsen, bla. gennem muligheden for at opkvalificere ledige i forløb med løntilskud eller virksomhedspraktik. Derudover er det en hensigtsmæssig måde at effektivisere på. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget finder det samtidig positivt, at effektiviseringen forventes at kunne findes gennem naturlig afgang.

Forslaget vedrører en mindre gruppe af medarbejdere i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Det er dog samtidig medarbejdergrupper, som er centrale i driften af kommunens jobcentre, og som også i nogen sammenhænge er med til at tegne billedet af, hvordan jobcentret møder borgerne. Vagter, der deltager i den første modtagelse af borgerne, er således centrale aktører i at få de ledige guidet ind til rette sted i jobcentret, ligesom de bidrager til sikkerheden.  

Det er derfor centralt for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, at der bliver taget hensyn til forvaltningernes behov. Den fælles enhed for ejendomsdrift må derfor kunne afspejle den servicekultur, der arbejdes med i de enheder. Samtidig skal det være klart for forvaltningerne, hvilket serviceniveau der kan forventes.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets finder det naturligt, at alle forvaltninger indgår i den fælles ejendomsdriftsenhed. Enheden kan derved basere sig på de mange erfaringer og kompetencer, der eksisterer i dag i kommunen og samtidig have det størst mulige grundlag for at udvikle en effektiv drift.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget forudsætter, at opgaver vedrørende ejendomsdrift, der udføres i forvaltningen i dag, vil blive løst fremadrettet af en samlet ejendomsdriftenhed. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget henviser til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens opgørelse af ressourcer, som er oplistet i økonomiafsnittet, herunder at der i opgørelsen af forvaltningens ressourcer indgår vagtfunktioner i de borgerrettede centre inden for almindelig arbejdstid, hvor der er behov for sikkerhedsforanstaltninger. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget deler dog de øvrige forvaltningers bekymring for, at det forudsatte overhead er større end det, der faktisk anvendes idag og foreslår at der bliver taget højde for dette i den videre proces.  

Alle opgaverne, der i følge forslaget overflyttes fra Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, vurderes at være egnede til at indgå i optimeringen af ejendomsdriftsområdet. Det skal dog bemærkes, at en del af udgifterne skal overføres fra bevillingen Efterspørgselsstyret Indsats, da servicen er knyttet til kommunens beskæftigelsestilbud. Det vil sige, at der ikke er tale om serviceudgifter.”

Forvaltningen har sendt forslaget til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens HovedMED, som har udarbejdet kommentarer. Kommentarerne fremgår af bilag 2. 

Effektiviseringspotentialet på samling af ejendomsdrift er af Økonomiforvaltningen beregnet til 6 mio. kr. i 2017 og er stigende til 29 mio. kr., når det er fuldt implementeret i 2019. Effektiviseringen bliver modregnet i Økonomiforvaltningens beregning af de forvaltningsspecifikke effektiviseringkrav. Det vil sige, at når udvalgets effektiviseringsbidrag beregnes i de kommende år, så fratrækkes det, at udvalget allerede har bidraget med besparelser via den fælles ejendomsdrift. Forslaget bidrager dermed til, at udvalget opfylder sit sparekrav i det kommende år.

Økonomiforvaltningen har opgjort, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets effektiviseringskrav reduceres med hhv. 0,2 mio. kr. i 2017, 0,7 mio. kr. i 2018 og 1,0 mio. kr. i 2019. Udvalgets årlige effektiviseringskrav vil derfor blive reduceret med disse beløb i 2017, 2018 og 2019, såfremt forslaget reliseres. Disse beløb vil dermed blive modregnet i de forvaltningsspecifikke effektiviseringskrav i 2017, 2018 og 2019.

Jf. forslaget til høringssvar er en del af udgifterne til ejendomsdrift placeret på bevillingen Efterspørgselsstyret Indsats, da opgavevaretagelsen er knyttet til kommunens beskæftigelsestilbud. Dette kan være relevant, fordi der skal tages stilling til, hvor udgifterne fremadrettet konteres. Hvis udgifterne til den fælles ejendomsdrift konteres som ren serviceudgift, så vil overflytningen af bevillingen på efterspørgselsstyret indsats betyde øgede kommunale serviceudgifter.

• Kantiner: Kantinedrift for de ansatte.
• Sikring: Vagtfunktioner i de borgerrettede centre indenfor almindelig arbejdstid, hvor der er behov for sikkerhedsforanstaltninger. Vagt udenfor almindelig arbejdstid til akut opståede opgaver, fx nedbrud på varmeanlægget. Opsætning af låse/låsebokse og vedligehold af dem.
• Rengøring: Rengøring omfatter den almindelige rengøring af opholdsarealer, toiletter, gangarealer, trapper, tekøkkener med videre. Hertil kommer ekstra opgaver såsom oliering af trægulv, vinduespudsning og lignende. Opgaver omfatter også måttevask og linnedservice.
• Indvendigt vedligehold:
  Daglig bygningsdrift
  Bygningsdrift er den del af indvendigt vedligehold, der vedrører den daglige drift af bygningen, fx udskiftning af elpærer eller småreparationer, der kan udføres med almindeligt håndværktøj. Ved skybrud, stormvejr og lignende vil der også være en opgave i at gennemgå bygningen for eventuelle skader både indendørs og udendørs.
  Større reparationer og mindre ombygninger
  Denne kategori omhandler vedligehold af de indvendige arealer, som fx lofter, vægge, døre, træpaneler og karme. Det kan være større eller mindre indvendige ombygninger eller reparationer, som ikke kan udføres med almindeligt håndværktøj.

Indstillingen skal til fornyet behandling i Økonomiudvalget med høringssvar fra fagudvalgene og CSO den 26. august 2014.

Ved endelig godkendelse etableres den nye fælles ejendomsdriftsenhed pr. 1. januar 2016.

"Enhedslisten stemmer imod høringssvaret om etablering af fælles ejendomsdrift, fordi vi deler HovedMED's indvendinger i kommentarerne til høringssvaret. Vi mener ikke, det er dokumenteret i tilstrækkelig grad, at sammenlægningen af ejendomsdriften vil medføre en effektivisering, der kan reducere medarbejderstaben med 12 årsværk".

F og Ø videreførte protokolbemærkning fra ØU-mødet den 10. juni 2014:

" F og Ø tager forbehold for indstillingen og afventer høringssvarene fra fagudvalgene og CSO. F og Ø er skeptiske over for indstillingen, bl.a. fordi de økonomiske effektiviseringer er forholdsvis små i forhold til de serviceforringelser, som en sammenlægning kan medføre. F og Ø er imod en eventuel kommende udlicitering af ejendomsdriften i Københavns Kommune".