Direktionsbrev fra Deloitte vedrørende 2011 på områder med statsrefusion

Deloittes revision af regnskabet for 2011 afrapporteres gennem 3 direktionsbreve. Her afrapporteres Deloittes tredje direktionsbrev omhandlende områderne med statsrefusion for regnskabet 2011. Forvaltningen redegør for revisionens kritik og de initiativer, forvaltningen vil foretage i den anledning

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager Deloittes direktionsbrev og forvaltningens bemærkninger hertil til efterretning

Deloittes afrapportering af revisionen vedrørende 2011 sker gennem tre direktionsbreve, som alle forelægges Beskæftigelses- og Integrationsudvalget. Det drejer sig om direktionsbreve vedrørende løbende revision (forelagt udvalget den 28. februar 2012), områder ekskl. statsrefusion (forelagt udvalget den 20. august 2012) og revision af  områder med statsrefusion (denne sag).  

De væsentligste kritikpunkter fra direktionsbrevene indgår i den samlede revisionsberetning for Københavns Kommune, der forelægges udvalget på mødet den 17. september. I nedenstående figur er vist procestrin i tilknytning til regnskabet for 2011.

Figur 1. Revisionshændelser vedrørende regnskab 2011

I sammenfatningen af revision af 2011 på områder med statsrefusion på dette område, anfører Deloitte, at de i lighed med tidligere år har konstateret et relativt højt fejlniveau på flere af de reviderede områder. Deloitte vurderer dog ikke, at disse fejl kan medføre væsentlige fejl i det samlede regnskab for Københavns Kommune.

Hvad angår fejlniveauet erkender forvaltningen, at fejlomfanget fortsat er for stort, og at fejlandelen specielt indenfor store sagsområder som kontanthjælp og sygedagpenge kan og bør reduceres. Det skal dog bemærkes, at beskæftigelsesområdet er kendetegnet ved, at lovgivningen fastsætter mange og omfattende proceskrav til sagsbehandlingen, og at disse proceskrav ændres hyppigt. Dertil kommer, at Deloitte udvælger sager til revisionsgennemgang med henblik på at afdække fejl – dvs. der er ikke tale om en repræsentativ udvælgelse men om en udvælgelse på baggrund af en forhøjet risikoprofil.

Forvaltningen har hidtil gennem årene formået gradvist at forbedre kvaliteten af sagsbehandlingen. Kvalitetsløftet i sagsbehandlingen skal komme ved bl.a. etableringen af Center for Driftsunderstøttelse (CDU), hvor en samling af bl.a. juridisk bistand, klagebehandling, ledelsestilsyn, arbejdsgange, undervisning mm. forventes at understøtte en bedre kvalitet i sagsbehandlingen. Dertil kommer, at forvaltningens ledelsestilsyn – i overensstemmelse med Deloittes anbefalinger og med bistand fra Deloitte – får et forstærket fokus på den generelle kvalitet i sagsbehandlingen.

Endelig blev der i budgetaftalen for 2012 afsat en flerårig bevilling til styrkelse af kvaliteten i sagsbehandlingen. Efterhånden som initiativerne i relation hertil bliver implementeret, forventes dette også at bidrage til et kvalitetsløft i sagsbehandlingen

Forventede revisionsbemærkninger for 2011

Deloitte anfører 3 forventede revisionsbemærkninger.

Første revisionsbemærkning vedrører revalideringsområdet. Der er fundet fejl i 60 % af de undersøgte sager og fejlene vedrører manglende dokumentation for bevillingsgrundlaget, samt manglende udarbejdelse og justering af jobplaner.

Forvaltninger erkender, at kvalitetsniveauet i sagsbehandlingen på området skal hæves. Forvaltningen er ved at udarbejde en handlingsplan, der adresserer kvalitetsproblemerne. Planen omhandler bl.a. en sagsgennemgang i samarbejde med Deloitte, ligesom revalideringsområdet vil indgå centralt i det nye ledelsestilsyn.

Anden revisionsbemærkning vedrører sygedagpengeområdet. Her er fejlprocenten i de undersøgte sager 69 %. Fejlene vedrører forvaltningens kategoriseringspraksis, mangelfuld vurdering af om borgeren er berettiget til sygedagpenge, ressourceprofilarbejdet mm. Deloitte konstaterer dog, at formalia omkring rettidighed er markant forbedret i forhold til 2010.

Forvaltningen erkender, at kvalitetsniveauet i sagsbehandlingen på området skal hæves. Forvaltningen har iværksat en handleplan, der skal rette op på fejlene, ligesom der vil blive iværksat en øget kvalitetsopfølgning på området.

Tredje revisionsbemærkning omhandler berigtigelser vedrørende manglende overholdelse af ret og pligt samt korrekt refusion på sygedagpengeområdet. 

Berigtigelser vedrørende ret og pligt omhandler det forhold, at kommunerne skal tilbagebetale/berigtige statsrefusionen for kontanthjælpen, hvis kommunen ikke har levet op til lovkravet om at aktivere kontanthjælpsmodtagerne rettidigt. Oplysninger fra Danmarks statistik har vist, at Københavns Kommune står for mere end 80 % af de samlede tilbagebetalinger for hele landet, hvilket skal sammenholdes med, at Københavns Kommunes andel af udgifterne på området udgør ca. 18 %.

På den baggrund har forvaltningen bedt Deloitte om at bistå ved en gennemgang af forvaltningens berigtigelser på området. Denne gennemgang har vist, at forvaltningen hidtil har haft en for restriktiv fortolkning af lovgivningen, således at en række sager er registreret som ikke-rettidige, selvom de relevante borgere faktisk ikke er omfattet af aktiveringspligten. Det indebærer, at forvaltningen har hjemtaget for lidt statsrefusion.

På baggrund af den fornyede gennemgang er der for 2009 hjemtaget 14,6 mio. kr. i ekstra refusion og her i efteråret 2012 gennemgås refusionshjemtagelsen for 2010-2012. Denne gennemgang forventes ligeledes at medføre betydelige merindtægter i refusion. På baggrund af gennemgangen vil forvaltningen i samarbejde med Deloitte tilrette forvaltningens vejledning på området, således at der fremadrettet hjemtages korrekt refusion.

Korrekt refusion på sygedagpengeområdet omhandler muligheden for at hjemtage høj refusion i forbindelse med aktivering og delvis raskmelding. Deloitte påpegede i beretningen for 2010, at forvaltningen ikke hjemtog korrekt refusion på dette område.

På den baggrund har forvaltningen i samarbejde med Deloitte påbegyndt gennemgangen af de relevante sager. Denne gennemgang forventes afsluttet i efteråret 2012 og forventes at medføre en merindtægt i form af øget statsrefusion til forvaltningen.

Forvaltningen er bekendt med at andre kommuner har haft lignende problemer med korrekt registrering på sygedagpengeområdet, hvilket kunne tyde på fejl ved det relevante KMD-system. Forvaltningen arbejder sammen med Deloitte på at afdække dette og vil i givet fald rette henvendelse til KMD herom.

Revisionsbemærkning fra 2010 som videreføres

Revisionsbemærkningen fra 2010 vedrørende mangler i det udførte ledelsestilsyn videreføres i 2011. Deloitte anfører, at det i lighed med tidligere forsat er deres vurdering, at de kvalitetsmæssige målinger i ledelsestilsynet ikke i tilstrækkelig omfang afdækker de kvalitets- og sagsbehandlingsmæssige udfordringer i sagsbehandlingen som helhed.

Forvaltningen erkender, at det aktuelle ledelsestilsyn har visse mangler, der bør udbedres. Forvaltningen samarbejder aktuelt med Deloitte om at redesigne ledelsestilsynet, således det tager højde for Deloittes kritik. Det nye ledelsestilsyn forventes færdigudviklet og iværksat pr 1. oktober 2012.

Afsluttede revisionsbemærkninger vedrørende 2010

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser i sig selv. Udvalget vil blive orienteret om resultatet – herunder de økonomiske konsekvenser – af forvaltningens og Deloittes gennemgang af stikprøverne vedrørende rettidig aktivering af kontanthjælpsmodtagere. Gennemgangen forventes at være færdig senest ultimo 2012.

De forventede revisionsbemærkninger vil indgå i revisionsberetningen, som forelægges udvalget i dag.

BILAG

1. Deloittes direktionsbrev for 2011 for områder med statsrefusion.

Morten Binder    / Thomas Thellersen Børner

Dagsordens punkt 4 og 5 blev behandlet under et.

Indstillingen til punkt 4 blev taget til efterretning.

Der var enighed om følgende protokolbemærkning til dagsordenens punkt 4 og 5:

”Udvalget vil have fejlene væsentligt nedbragt og roser i den sammenhæng forvaltningen for at

anerkende, at fejlomfanget fortsat er for stort.”