Investerings- og innovationsforslag til Budget 2025

Resumé

Forhandlingerne om budget 2025 starter ultimo august 2024. Til forhandlingerne har Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, som led i effektiviseringsstrategien og med henblik på at ruste forvaltningen bedst muligt til de kommende besparelser på over 300 mio. kr. frem mod 2030, udarbejdet et investeringsforslag, et innovationsforslag og en foranalyse. Forslagene baserer sig alle på AI-teknologi og har til formål at sikre en effektiv opgaveløsning og samtidig bevare en høj kvalitet heraf for borgere og virksomheder. Med denne sag skal Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkende, at disse tre forslag indgår i budget 2025.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender de tre vedlagte forslag, jf. bilag 1, 2 og 3. 

Problemstilling

I budget 2025 forhandles om budgettet for 2025, hvor der via bevillingsudløb og forvaltningernes effektiviseringsbidrag (også kaldet budgetbidrag) er penge, der kan besluttes til nye bevillinger i en budgetaftale for 2025. Som led i effektiviseringsstrategien kan forvaltningerne ansøge om midler til smarte investeringer gennem hhv. investeringspuljen, hvor investeringer sikrer direkte effektiviseringer og innovationspuljen, herunder foranalyser, der skaber muligheder for at teste og undersøge løsninger, der på sigt giver effektiviseringer. De effektiviseringer, som forvaltningerne opnår ved en smartere opgaveløsning, kan indgå i forvaltningens budgetbidrag.

Dertil kommer, at regeringen frem mod 2030 har varslet historisk store besparelser på beskæftigelsesområdet. For Københavns Kommune betyder det besparelser på over 300 mio. kr. frem mod 2030. Samtidig skal serviceniveauet fastholdes og indsatsen målrettes yderligere den enkelte borger. Det skaber et særligt behov for investeringer i smartere opgaveløsning på beskæftigelses- og integrationsområdet, som giver både giver effektiviseringer og bedre service til borgere og virksomheder.

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har udarbejdet tre forslag, hhv.  et investeringsforslag, et innovationsforslag og en foranalyse.

Fælles for alle tre forslag er, at AI er en afgørende komponent til at opnå smartere opgaveløsning. AI rummer markante muligheder for at skabe løsninger, der kan understøtte sagsbehandlernes administrative arbejde effektivt. Det betyder, at sagsbehandlerne får frigivet mere tid til samtalen med borgere og virksomheder og mere tid til bl.a. beskæftigelsesfaglige vurderinger. Potentialet ved at anvende ny AI-teknologi er således både effektiviseringer og at borgere og virksomheder oplever et i endnu højere grad professionelt møde med forvaltningen, herunder også en beskæftigelsesindsats målrettet den enkelte.

I alle tre forslag er der et meget stort og selvstændigt fokus på at sikre, at de AI-løsninger, der bliver udviklet og potentielt på sigt sat i drift, lever op til de juridiske rammer, som GDPR og forvaltningsloven såvel som de nationale dataetiske principper.

Bedre brug af Fasit – et mere effektivt fagsystem (investeringsforslag)

Fagsystemet Fasit er en administrativ krumtap i sagsbehandleres daglige beskæftigelsesfaglige arbejde. En foranalyse i forvaltningen viser væsentlige effektiviseringsmuligheder ved en bedre brug af Fasit. Det ligger i tråd med en kommende STAR-analyse af jobcentermedarbejdernes registreringsbyrde. Formålet med forslaget er, at sagsbehandlerne skal bruge mindre tid på at fremsøge den viden, de har brug for til behandling af borgernes sager, samtidig med at borgerne vil opleve en højere grad af service og sammenhæng i deres forløb.  Forslaget er en indsats i flere dele:

• Medarbejdere skal have langt lettere adgang til lovgivning, vejledning og arbejdsgange, som netop er relevant for dem, hvor de er i deres arbejde. Dertil skal de have langt bedre understøttelse til at få overblik over sagsforløb og komplekse sager, der kan modvirke, at borgere skal genfortælle deres historie flere gange. Det opnås ved en implementering af en AI-chatbot i Fasit, som afprøves i pilot i 2024.
• Arbejdsgange og it-funktioner i fagsystemet Fasit skal optimeres, således det daglige administrative arbejde rummer mindre spildtid. Det gøres ved procesoptimeringer af 15 processer i Center for Beskæftigelse og Afklaring og Center for Beskæftigelse og Erhverv.
• Løfte uddannelse i brugen af Fasit, så tidsbesparende og smarte it-funktioner i væsentlig højere grad bliver udnyttet. Det har tydeligt potentiale til at frigive mere af medarbejdernes tid fra administrativt arbejde til deres kerneopgave – mødet og dialog med borgere og virksomheder.

Der forventes samlede implementeringsomkostninger for perioden 2025-2026 for 7,3 mio. kr. For Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen forventes en effektivisering på samlet 21,4 mio. kr. over fem år. Det er en tilbagebetalingstid på fire år. Investeringsforslaget fremgår af bilag 1.

AI støtte til beskæftigelsesområdet (innovationsforslag)

Der bliver årligt udarbejdet op imod 5.000 forberedende planer, som en del af rehabiliteringsindsatsen. Den præcise tid, som sagsbehandlerne bruger på en forberedende plan, afhænger af den konkret sag, men i gennemsnit bliver der brugt 8-10 timer pr. forberedende plan svarende til ca. 40.000-50.000 timer årligt. Innovationsforslaget skal udvikle og afprøve en digital sagsstøtte til sagsbehandlernes arbejde med de forberedende planer. Det er en nyudvikling, der skal bygge ovenpå på AI-chatbotten i Fasit.

Det skal være en AI-sagsstøtte, der giver bedre overblik over relevante oplysninger i borgersager, der typisk har mange journalposter og forløb over flere år, og som også understøtter selve udarbejdelsen af de forberedende planer, så bl.a. skrivning matcher de lovgivningsmæssige krav. Løsningen skal således mindske en stor administrativ byrde på et komplekst område og samtidig skabe mere tid til de konkrete beskæftigelsesfaglige vurderinger, som sagsbehandleren selv træffer.  

Der forventes samlede implementeringsomkostninger for 2,9 mio. kr. for perioden 2025-2026. Innovationsforslaget fremgår af bilag 2.

Foranalyse af AI-baseret tolkebistand i BIF

I en væsentlig del af job- og undervisningsforløbene i Jobcenter KBH er der brug for tolkebistand, som en del af forløbene. Der er tale om et ressourcetungt område med ca. 12 mio. kr. årligt i udgift til tolkebistand. Samtidig er der sket et markant spring i maskinel oversættelse med såkaldt generativ AI. Det skaber en unik mulighed for at gennemføre en foranalyse, der både ser på, om det er muligt såvel som fagligt relevant at indføre AI-baseret tolkning på udvalgte områder. Centralt i foranalysen vil være at finde de samtaler/møder, hvor en AI-baseret tolkeløsning er en lige så god eller bedre løsning end menneskelig tolkning, for både borgeren og medarbejderen.

Forventningen er ikke, at AI-tolkning vil kunne erstatte menneskelig tolkning i alle situationer. Der vil stadigvæk være brug for menneskelig tolkning – særligt i situationer, hvor fx betoning af ord og kropssprog er afgørende.

Som for de andre forslag skal foranalysen grundigt afdække, om det er muligt at indføre en teknisk løsning med høj kvalitet, som også lever op til GDPR, generelle juridiske rammer og dataetik.

Foranalysen forventes at have implementeringsomkostninger på 1 mio. kr. i budget 2025, der finansieres som et internt lån med tilbagebetaling over i fire år i perioden 2027-2030. Foranalysen fremgår af bilag 3.

Økonomi

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Ændringer i økonomien afventer forhandlinger om budget 2025. Investeringsforslaget indeholder effektiviseringer fra budget 2026 og frem. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har allerede indfriet budgetbidraget til budget 2025. Midlerne gives til investeringer, hvor tilbagebetalingstiden som udgangspunkt maksimalt er seks år. En del af puljemidlerne blev udmøntet i Overførselssagen 2023/2024, og den resterende del udmøntes ved forhandlingerne om budget 2025.

Politisk handlerum

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har mulighed for at ønske ændringer i fremlagte forslag.

Videre proces

Hvis Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender de tre forslag, vil de blive forelagt Økonomiudvalget sammen med de øvrige forslag, som overholder kriterierne for at få midler fra investerings- og innovationspuljen. Herefter vil forslag indgå i budget 2025, hvor det vil blive fremlagt af Økonomiforvaltningen.

Henrik Lund / Signe Maria Christensen