Orientering om forvaltningens tilsyn med leverandører 2023

Resume

Denne sag giver et overblik over forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen i 2023.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager den årlige rapportering om forvaltningens tilsyn med leverandørerne i beskæftigelsesindsatsen til efterretning.

Problemstilling

Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen fører tilsyn med, at interne og eksterne leverandører i beskæftigelsesindsatsen lever op til de indgåede aftaler.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget får hvert år en orientering om resultaterne af tilsynene i det foregående år.

Løsning

Tilsynene er i 2023 gennemført som en kombination af databaserede, administrative tilsyn, sagsgennemgang og/eller tilsynsbesøg. Tilsynet med leverandører baseres på en risikovurdering, hvor bl.a. tidligere erfaringer med den konkrete leverandør, særlige forhold omkring målgruppe samt tilbudstype, udgør udgangspunktet for tilsynet. Forvaltningen fører tilsyn med både eksterne leverandører samt interne leverandører i kommunen.

Samlet set ligger leverandørernes leverancer af ydelser i form af leverede aktivitetstimer og tilbagemeldinger til jobcentret på niveau med 2022, hvilket forvaltningen finder tilfredsstillende. Generelt har leveranceniveauet været stigende fra 2017 til 2022, og ligger på et jævnt, højt niveau.

Afsnittene herunder viser de overordnede resultater for tilsynet af hhv. eksterne og interne beskæftigelsesfremmende forløb.

Eksterne leverandører

Tilsyn med eksterne leverandører tilrettelægges så leverandørernes leverancer bliver undersøgt med forskellige metoder, ofte også med en tidsmæssig spredning over året.

Som udgangspunkt gennemføres der minimum tilsyn én gang om året af hver leverandør. Bilag 2, tabel 1, giver et overblik over forvaltningens eksterne leverandører. 

Med udgangspunkt i en stikprøve, data eller besøg, kontrolleres om leverandøren:

• kan dokumentere, at de bestilte timer er leveret
• indsender borgernes progressionsrapporter rettidigt og om indholdet i progressionsrapporterne lever op til kravene i kontrakten
• registrerer fremmøde og indberetter fravær korrekt
• lever op til kravene om den fysiske indretning af leveringsadressen

Bilag 2, tabel 3 og 5, viser en oversigt over gennemførte tilsyn med eksterne leverandører i 2023 fordelt på hhv. tilsynsbesøg og databaserede tilsyn.

Det tilsynselement, som har medført flest bemærkninger fra forvaltningen, er relateret til fremmøderegistreringer samt indberetninger af udeblivelser til Jobcentret. Fremmøde- og udeblivelser bruges af Jobcentret til at vurdere borgernes deltagelse i tilbuddene, og det er derfor et centralt element i rådighedsvurderingen af borgerne. På grund af kompleksiteten og variansen af tilbudstyper samt målgrupper, varierer praksis omkring fraværsregistreringer meget. Forvaltningen vil derfor have ekstra fokus på fremmøderegistrering og fraværsindberetninger i tilsynsåret 2024.

Det tilsynselement, som har givet anledning til næstflest bemærkninger fra forvaltningen, er, om den eksterne leverandør sender rapporter om borgerens progression rettidigt og om leverandører foretager den nødvendige løbende opfølgning på borger i forløb. Forvaltningen har analyseret leverandørernes rapportering om borgernes forløb med udsatte borgere, og dette viste, at ca. 95% af rapporterne indsendes til forvaltningen, hvilket forvaltningen er tilfredse med.

Derudover har tilsynet gennemgået de fysiske rammer hos Marselisborg, en leverandør til forløb for akademikere, som var præget af støj og dårlig akustik. Kontrakten med Marselisborg er ophørt, så der vil ikke blive fulgt yderligere op på dette.

Konklusionerne på det samlede tilsyn med de eksterne leverandører er, at forvaltningen samlet har konstateret leverancer på niveau med 2022 og dermed på et lignende niveau som tidligere år. Generelt lever leverandørerne op til forvaltningens krav i forhold til de gældende rammeaftaler.

Interne beskæftigelsestilbud i Københavns Kommune

Udover tilsynet med eksterne leverandører, fører forvaltningen også tilsyn med interne forløb i Københavns Kommune i hhv. SUF, SOF og BIF.  Bilag 2, tabel 2, viser en oversigt over interne leverandører.

Tilsynet med interne beskæftigelsestilbud består af hhv. stikprøver i forvaltningens administrative systemer, sagsgennemgang samt tilsynsbesøg efter konkret vurdering. I bilag 2, tabel 4, fremgår resultaterne af tilsynene med de interne leverandører.  

Tilsynet med interne forløb i BIF ligger metodisk tæt på forvaltningens øvrige ledelsestilsyn med kvalitet i sagsbehandlingen og bliver udført på centerniveau. Tilsynet har gennemgået op til 10 tilbud pr. center, samt gennemgået hvordan de interne tilbud er blevet administreret. Da metoden i 2023 adskiller sig fra forrige år, kan antallet af uoverensstemmelser i stikprøverne ikke umiddelbart sammenlignes med det foregående år, men ser ses en mindre stigning i uoverensstemmelser mellem bestilte og leverede timer.

Tilsyn med beskæftigelsestilbud hos SUF og SOF gav ikke anledning til bemærkninger.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Politisk handlerum

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager forvaltningens årlige afrapportering til efterretning. Udvalget kan desuden bede om yderligere oplysninger eller komme med bemærkninger i forhold til de opnåede resultater for tilsynet i 2023.

Videre proces

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget vil blive orienteriet om resultaterne af tilsynet for 2024 medio 2025.

Henrik Lund / Signe Maria Christensen / Marianne Becker Andersen

Sagen blev taget til efterretning.