Revisionsberetningerne for 2018

Se alle bilag

Resumé

Revisionen tager ikke forbehold for årsregnskabet eller for refusionshjemtagelsen på det beskæftigelsesrettede område. Revisionen har dog i sin årlige revision af årsregnskabet og gennemgang af konkrete sager fundet fejl og mangler.

Der er 2 revisionsberetninger. En vedrørende årsregnskabet for kommunen som helhed, hvor fejl og mangler også kan vedrøre BIF, og en vedrørende social- og beskæftigelsesområdet, som primært vedrører BIF og SOF.

Økonomiforvaltningen har efter normal procedure bedt om handleplaner i forhold til revisionsbemærkningerne, idet revisionsberetningen er et anliggende for Økonomiudvalget. Handleplanerne skal godkendes af fagudvalgene. Indstillingens at-punkt udgør denne godkendelse for så vidt angår beskæftigelsesområdet. I løbet af året vil der ske en kvartalsvisopfølgning til Økonomiudvalget.

På social- og det beskæftigelsesrettede område afgives 3 revisionsbemærkninger. De to vedrører alene Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, mens den sidste også vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen. I forhold til disse tre bemærkninger har forvaltningen udarbejdet handleplaner. Hvad angår beskæftigelsesområdet anfører Deloitte, at der er en positiv udvikling fra 2017 til 2018 i kvaliteten af sagsbehandlingen.

Vedrørende årsregnskabet for kommunen afgiver revisionen 15 bemærkninger, hvor det pt. er forventningen at Økonomiforvaltningen laver en samlet handleplan, da bemærkningerne er tværgående. Økonomiforvaltningen beder dog om bidrag til handleplaner for revisionsbemærkningerne 2, 9 og 15. Forvaltningens handleplaner på disse områder vil blive forelagt udvalget i august 2019, da dette arbejde først skal koordineres på tværs af kommunen.

Endelig er forvaltningens svar på ministeriets decisionsskrivelse vedr. 2017 vedlagt, jf. behandlingen af denne på udvalgsmødet 20. maj 2019.

Ekstern revision deltager på udvalgsmødet under punktets behandling og fremlægger beretningen, ligesom det er muligt for udvalget at stille revisionen uddybende spørgsmål.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender de 3 handleplaner på det beskæftigelsesrettede område jf. bilag 5.
at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager til efterretning, at handleplaner på det økonomiske område forelægges udvalget august 2019.
at Beskæftigelses- og integrationsudvalget tager forvaltnings svar til STAR (Bilag 4) vedrørende decisionsskrivelsen for 2017 til efterretning.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen indkalder efter normal procedure forvaltningens handleplaner i forhold til de revisionsbemærkninger, der omhandler Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Dette gælder de 3 revisionsbemærkninger på det beskæftigelsesrettede område, som er direkte rettet til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. På økonomiområdet koordinerer Økonomiforvaltningen forvaltningernes bidrag.

Revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet og det sociale og beskæftigelsesrettede område er vedlagt som bilag 1, 2, 2A og 2B. Som bilag 3 er vedlagt forvaltningens svar på ministeriets decisionsskrivelse for 2017, der er vedlagt som bilag 4.

Løsning

Når revisionen konstaterer, hvad de ud fra en revisionsmæssig betragtning vurderer som væsentlige fejl eller mangler afgiver revisionen en revisionsbemærkning herom. Økonomiforvaltningen beder derefter udvalgene om handleplaner for, hvordan der kan rettes op de konstaterede mangler, herunder hvordan fejlene udgås fremadrettet. De fejl og mangler revisionen har vurderet som væsentlige i 2018 fremgår af revisionsberetningen. Udvalget har med denne indstilling mulighed for at vurdere om de skitserede handleplaner forventes at rette fejlene og sikre at de ikke sker fremadrettet.

Der er 2 revisionsberetninger – en vedrørende social- og beskæftigelsesområdet og en vedrørende årsregnskabet. Nedenstående skitseres kort hvad revisionsbemærkningerne omhandler samt forvaltningens udkast til handleplaner i forhold til at håndtere problemstillingerne.

Social- og beskæftigelsesområdet

Deloittes overordnede konklusion på gennemgangen af sager på beskæftigelsesområdet er, at området - med undtagelse af områderne med revisionsbemærkninger – generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler, således at kommunen i al væsentlighed er berettiget til de beløb, der fremgår af de årlige refusions- og tilskudsopgørelser.

Deloitte skriver, at det er deres opfattelse, at der i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen er en positiv udvikling i forhold til kvaliteten i sagsbehandlingen. Der er i forhold til 2017 sket en reduktion i antallet af fejl og områder, der er vurderet til ikke at være administreret i overensstemmelser med gældende regler.

Med revisionen for 2018 lukkes 3 revisionsbemærkninger fra 2017. Det drejer som om revisionsbemærkningerne på jobafklaringsforløb og revalidering, hvor antallet af fejl er reduceret væsentligt. Herudover lukkes revisionsbemærkningen på kontantydelse som forventet, da ordningen er udfaset.

Deloitte afgiver i beretningen for 2018 3 revisionsbemærkninger på det beskæftigelsesrettede område. 2 af revisionsbemærkningerne er videreført fra 2017. Det gælder revisionsbemærkningerne på Min Plan og System- og statusafstemninger. Herudover afgiver Deloitte en ny revisionsbemærkning på ledighedsydelse.

For så vidt angår revisionsbemærkningen på Min Plan er bemærkningen blevet reduceret med 3 målgrupper og 2 fejltyper, da revisionen har konstateret en væsentlig forbedring i kvaliteten fra 2017 til 2018. Revisionsbemærkningen på Min Plan omhandler i 2018 således ikke målgrupperne forsikrede ledige, revalidering og integrationsområdet. Ligesom fejltyperne publicering af forældede oplysninger og manglende begrundelse for match ikke videreføres i 2018.

Nedenfor er revisionsbemærkningerne for 2018 beskrevet nærmere.

Revisionsbemærkning nr. 16. Min Plan.

Deloitte har ved revisionen for 2018 konstateret væsentlige fejl og mangler i kvaliteten i anvendelsen af Min Plan på områderne; kontanthjælp, uddannelseshjælp, ledighedsydelse, jobafklaring, ressourceforløb og sygedagpenge

De konstaterede fejl omhandler i det væsentligste:

Manglende opdatering af Min Plan forud for tilbud
Manglende rettidighed i publicering af Min Plan forud for tilbud
Manglende eller mangelfuldt beskæftigelsesmål i Min Plan

Handleplan for forbedret kvalitet i anvendelsen af Min Plan

På baggrund af revisionsbemærkningen i 2017 på Min Plan og en overordnet drøftelse i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen den 24. september 2018 udarbejdede forvaltningen en handleplan for forbedring af kvaliteten på "Min Plan".

Handleplanen bygger videre på de kvalitetsforbedrende initiativer, som forvaltningen igangsatte i efteråret 2017. Handleplanen omfatter herudover nye initiativer om faglig ledelse, publicering/ fremsendelse af Min Plan, målrettet kompetenceudvikling og uddybning af arbejdsgang. Det mest centrale initiativ i handleplanen er initiativet om faglig ledelse, som primært omfatter faglig sparring på konkret medarbejderniveau.

Forvaltningen har løbende fulgt op på kvaliteten af "Min Plan" via det risikobaserede ledelsestilsyn. Ved ledelsestilsynet er der hvert kvartal gennemgået 180 sager fordelt på de 9 målgrupper omfattet af revisionsbemærkningen.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har konstateret en forbedring i anvendelsen og kvaliteten af "Min Plan". Forvaltningen vurderer, at de iværksatte initiativer har den ønskede effekt, om end forvaltningen ikke er i mål endnu. Der er således ikke iværksat yderligere initiativer, men forvaltningen fortsætter arbejdet med handleplanen og den tætte opfølgning.

Revisionsbemærkning nr. 17. Ledighedsydelse

Deloitte har ved revisionen for 2018 konstateret væsentlige fejl og mangler i sagsbehandlingen vedrørende området for ledighedsydelse.

De konstaterede fejl omhandler:

Manglende rettidighed i forbindelse med afholdelse af opfølgningssamtaler
Kontering af ledighedsydelse i forhold til refusionsreformen og den gamle refusionsordning.

Deloitte anbefaler, at der iværksættes procedurer, der sikrer rettidig opfølgning i sagerne.

Handleplan for forbedret rettidig opfølgning

Opfølgningen for borgere, der er visiteret til fleksjob og som modtager ledighedsydelse består primært i afholdelse af jobsamtaler i det individuelle kontaktforløb og revurdering af, hvorvidt borgeren fortsat opfylder betingelserne for fleksjob.

Jobsamtaler

For jobsamtalerne gælder det, at samtalerne skal afholdes senest hver gang borgeren i sammenlagt 3 måneder har modtaget ledighedsydelse regnet fra første gang borgeren visiteres til fleksjob, jf. Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (LAB) §73a.

Forvaltningen følger løbende op på rettidigheden databaseret via forvaltningens ledelses-informationssystem, hvor rettidigheden kan opgøres på års-, måneds- og ugebasis for samtlige ledighedsydelsessager. Forvaltningens opgørelse af rettidigheden tager udgangspunkt i den senest afholdte samtale, dvs. en 3 måneders periode, hvor revisionen opgør rettidigheden over en 12 måneders periode. Det betyder, at forvaltningen får fejl, hvis fx én samtale i denne 12 måneders periode er forsinket, selvom de øvrige samtaler er rettidige. Det er ikke muligt at indhente en ikke rettidig samtale.

Det kan oplyses, at rettigheden for senest afholdte samtaler i 2018 lå på over 90 %, bortset fra enkelte uger, hvor rettidigheden lå på mellem 80-85%. Årsagen til den lavere rettidighed skyldtes blandt andet langtidsfravær blandt medarbejderne i afdelingen. I 2019 har rettidigheden ligget på mellem 89 % og 92 %, med undtagelse af uge 1, hvor rettidigheden lå på 87 %.

Forvaltningen vil på baggrund af revisionsbemærkningen intensivere opfølgningen via ledelsestilsynet yderligere.

Revurdering af borgerens fortsatte berettigelse til fleksjob

For revurdering gælder, at når en borger har modtaget ledighedsydelse i 12 måneder inden for 18 måneder, skal jobcentret vurdere, om betingelserne for at få et fleksjob fortsat er opfyldt, jf. Lov om en aktiv socialpolitik (LAS) § 74 c, stk. 1. Jobcentret skal foretage en ny revurdering hver gang, at borgeren på ny har modtaget ledighedsydelse i 12 måneder inden for 18 måneder.

Sagsbehandlingstiden for en revurdering af hvorvidt borgeren fortsat er berettiget til fleksjob, kan vare op til 6 måneder alt efter behovet for indhentelse af lægelige oplysninger og omfanget af tilbuddet efter LAB kap. 10 og kap. 11.

Forvaltningen har konstateret et efterslæb vedrørende revurdering af sager, og har iværksat tiltag til at sikre både rettidig revurdering fremadrettet og revurdering af sager, hvor revurderings-fristen er overskredet.

Forvaltningen har blandt andet gennemført undervisning af nye medarbejdere og iværksat målrettet produktionsstyring med tæt ugentlig opfølgning. For at understøtte produktionsstyringen har alle medarbejdere fået opsat Dashboards i Fasit, hvor det er muligt at se, hvor mange sager, der skal igangsættes den kommende måned, og hvor mange overskredne sager der er.

Herudover følger forvaltningen op på rettidigheden via det risikobaserede ledelsestilsyn med manuel gennemgang af sager. Forvaltningen vil på baggrund af revisionsbemærkningen intensivere opfølgningen via ledelsestilsynet yderligere.

Det kan oplyses, at der ultimo maj måned 2019 er der 95 sager, hvor revurderingsfristen er overskredet. Dette antal forventes at være nedbragt til 55-60 sager medio juli 2019. Pr. 1. januar 2020 forventes rettidigheden at være genoprettet til normalt niveau.

Det er således forvaltningens vurdering, at der er en risiko for, at revisionsbemærkningen vedrørende rettidig revurdering videreføres ved revisionen for 2019. Dette skyldes, at det tager tid at genoprette rettidigheden i forhold til revurdering af sager, da kravene i lovgivningen til en revurdering i sig selv medfører en relativ lang sagsbehandling.

Handleplan for korrekt kontering af ledighedsydelse

Forvaltningen har gennemgået området og rettet op på fejlen, således at konteringen foregår korrekt fremadrettet. Forvaltningen vurderer derfor ikke, at der er behov for iværksættelse af en handleplan.

Forvaltningen har ved gennemgangen af området fundet yderligere 43 sager med samme potentielle fejl. Forvaltningen er i færd med at undersøge sagerne i forhold til om der er sket korrekt kontering. Eventuelle fejlkonteringer vil blive rettet snarest muligt.

Revisionsbemærkning nr. 18. System- og statusafstemninger

Deloitte konstaterer i lighed med 2017, at der ikke har været betryggende procedurer for afstemning. Der er ikke modtaget afstemning vedrørende systemet KMD Social Pension, der hidrører under Kultur- og Fritidsforvaltningen.

I forhold til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens fagsystemer KMD Aktiv og KMD Sygedagpenge er foretaget afstemning. Det er dog konstateret, at der forsat er flere statuskonti, som ikke er afstemt eller kun delvist afstemt. Herudover er der konstateret differencer ved redegørelse og afregning af A-skat til SKAT i forbindelse med udbetaling af skattepligtige ydelser.

Deloitte henstiller, at ovenstående berigtiges, og at det fremadrettet sikres at afregning til SKAT løbende berigtiges så betids, at det så vidt muligt sikres, at modtagernes indkomst- og skatteforhold for de enkelte år er korrekt.

Handleplan vedr. system- og statusafstemninger

BIF har overtaget denne opgave fra KS i 2018. Ultimo 2018 har BIF fået arbejdsgange og procedurer samt arbejdsdeling med KS på plads, så der fremover vil ske fuld og rettidig afstemning samt korrekt afregning med SKAT i den udstrækning det er muligt indenfor regnskabsåret.

For så vidt angår 2018 har afstemning og afregning været forsinket i forlængelse af opgaveoverdragelsen. Arbejdet hermed forventes afsluttet fuldt ud ultimo juni 2019.

Årsregnskabet

Revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet redegør for de forhold som revisionen i sit løbende arbejde har konstateret, ikke lever op til retningslinjerne på området. I forlængelse af Revisionsberetningen udarbejder Revisionsudvalget - bl.a. på baggrund af forvaltningernes handleplaner - en revisionsbetænkning. Revisionsbetænkningen forelægges BR og når betænkningen er vedtaget, er årsregnskab 2018 endelig godkendt.

For Københavns Kommune som helhed er der 15 revisionsbemærkninger vedrørende årsregnskab og forvaltningsrevision. Forvaltningens bidrag til disse handleplaner vedrørende årsregnskabet vil blive forelagt udvalget til august 2019, da dette arbejde først skal koordineres på tværs af kommunen.

Økonomi

Deloitte har i deres sagsgennemgang fundet 7 fejl med refusionsmæssig betydning. Disse sager er nu ved at blive gennemgået. Eventuelle berigtigelser forventes at udgøre et meget beskedent beløb. Berigtigelsen vil i givet fald ske på bevillingen efterspørgselsstyrede overførsler, der i 2018 udgjorde ca. 6,4 mia. kr., hvorfor eventuel berigtigelse vil udgøre en marginal andel af bevillingen.