Status på forvaltningens digitaliseringstrategi

Resumé

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har udarbejdet en digitaliseringsstrategi for forvaltningen. Strategien peger på tre retninger, hvor digitalisering kan skabe værdi:

1. Højere kvalitet i sagsbehandlingen for ledige borgere

2. Bedre brugeroplevelser for og service til virksomheder og borgere 

3. Effektiviseringer af administrative sagsgange

Realisering af strategien vil ske med inddragelse af borgere og virksomheder og gennem inddragelse og kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere.

Digitaliseringsstrategien er vedlagt som bilag. I strategien er de centrale elementer:

• Afsæt for strategien - forvaltningens tilgang til digitalisering s. 3.

• Organisationens behov for understøttelse af kerneopgaven s. 6-7.

• Overblik over de prioriterede løsninger s. 9.

• Beskrivelse af de vigtige initiativer s. 16-17 og s. 18.

Den resterende del af strategien uddyber og rammesætter ovenstående.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager forvaltningens digitaliseringsstrategi til efterretning.

Problemstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen ønsker således at igangsætte en ambitiøs digital udvikling af forvaltningens kerneopgaver frem mod 2025.

Løsning

Anvendelsen af ny teknologi kan give forvaltningen nye og bedre muligheder for at servicere virksomheder og borgere ligesom det giver bedre muligheder for at effektivisere dele af driften. Mulighederne beskrives i forvaltningens digitaliseringsstrategi (bilag 1).

Formuleringen af strategien har taget udgangspunkt i forvaltningens behov for at understøtte realiseringen af Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets vision – samt at løse kerneopgaven mere effektivt. Behovet for understøttelse af opgaveløsningen er afdækket gennem en række workshops med ledere og medarbejdere. Behovene opsummeres i strategien på s. 5-6 og uddybes på s. 30-37.

De identificerede behov er blevet koblet med relevante teknologiske udviklingstrends. På denne baggrund er der identificeret en række potentielle gevinster, der kan realiseres gennem en række tiltag, som fremgår af strategien.

Gevinsterne ved at udnytte ny teknologi er:

1. Højere kvalitet i sagsbehandlingen for ledige borgere – og dermed kortere ledighedsperioder med bedre match til rette tilbud

2. Bedre brugeroplevelser for og service til virksomheder og borgere 

3. Effektiviseringer af administrative sagsgange

Samlet set forventes en øget anvendelse af ny teknologi at kunne få flere borgere i job og uddannelse. Samtidig vil teknologien hjælpe virksomhederne med at rekruttere relevant arbejdskraft – med færre omkostninger og større tilfredshed for virksomhederne til følge.

Realisering af potentialet kræver en ambitiøs og omfattende indsats både i forhold til at anskaffe nye digitale løsninger og implementere dem i kerneopgaven. Der er særligt to udviklingsretninger, hvor det teknologiske potentiale er åbenlyst.

Endemålet for de to udviklingsretninger er ambitiøst og kan ikke realiseres gennem et enkelt projekt eller to. Det vil kræve flere afhængige projekter og en betydelig organisatorisk indsats med at tage de nye muligheder i brug. Nogle projekter er nødvendige for at lægge det datamæssige fundament, andre projekter afprøver løsninger på én målgruppe – og andre projekter igen udbreder en løsning til yderligere målgrupper og medarbejdere. Hvert projekt har en teknisk del og vigtigere en organisatorisk og faglig del, da gevinsterne kun realiseres når teknologi og kernefaglighed forenes, så teknologien understøtter kerneopgaven.

For at have et mål at arbejde frem mod, arbejder strategien med målbilleder. Målbillederne beskriver en retning for udviklingen og er således pejlemærker for de kommende års konkrete projekter og indsatser. Et målbillede er først nået, når de nødvendige teknologier er anskaffet og anvendes tilfredsstillende i den daglige opgaveløsning for virksomheder og borgere.

Målbillederne A og B beskriver to markante retninger for teknologianvendelsen i forhold til borgeren og virksomhederne. Målbillederne er samtidig udtryk for et meget højt ambitionsniveau. Det betyder også, at virksomheder og borgere vil opleve store forbedringer, selvom kun en del af målbillederne realiseres. 

Målbillede A: Intelligent overblik

Målbillede A indeholder udviklingen af understøttende sagsbehandlingsværktøjer, der baserer sig på at udnytte kunstig intelligens og automatisering i forvaltningen.

Teknologien kan understøtte sagsbehandlerne i at træffe bedre beslutninger fx gennem maskinlæring, hvor kunstig intelligens tegner et nuanceret billede af den ledige borgers erfaring, kompetencer og behov. Teknologien kan analysere, hvilke indsatser, der erfaringsmæssigt passer til forskellige typer af borgere – og hvilke job der aktuelt udbydes. Ved at have et bedre billede af borgeren, og en bedre forståelse af effekten af mulige indsatser i forhold til den konkrete borger, kan sagsbehandleren støttes i at træffe bedre beslutninger, hvilket øger effekten af beskæftigelsesindsatsen.

Et eksempel på en konkret teknologi, som forventes at være en del af målbillede A, er de værktøjer som anvendes til screening af borgere i A-kasseforsøget.

Målbillede A beskrives i strategien på side 16.

Målbillede B: Platform til inddragelse af og datadeling med borger

Udviklingspotentiale B indebærer, at der udvikles en digital platform, hvor relevante oplysninger og handlemuligheder ift. den enkeltes ledighedsforløb samles og præsenteres på en lettilgængelig måde for borgeren.

Det teknologiske potentiale består i en mere målrettet kommunikation ad de kanaler, der er bedst for borgeren og virksomheden. Det kunne fx være film i stedet for tekst – distribueret via en smartphone eller sms i stedet for brev gennem eBoks. Løsningen øger således borgernes forudsætninger for at indgå aktivt i deres eget beskæftigelsesforløb. Større inddragelse og ejerskab kan forbedre serviceoplevelsen igennem øget selvbetjening, og øge borgerens gevinst af indsatsen gennem mere motiveret deltagelse i beskæftigelsesforløb. Endelig er det ambitionen at platformen giver mulighed for at give borgeren et bedre indblik i egen sag.

Det vil dog kræve store ressourcer og tid, hvis alle delene af målbilledet skal realiseres. Også for dette målbillede vil de enkelte skridt på vejen give værdi. Et første skridt kunne være en mulighed for SMS-påmindelser om kommende aftaler eller oplysning om kommende ydelse via SMS. Det kunne også være videoklips som supplement til papirbreve, bedre indblik i egen sag via Borger.dk

Målbillede B beskrives i strategien på side 17.

Øvrigt automatiseringspotentiale

Et tredje område med teknologisk potentiale er generel automatisering af de arbejdsgange der i dag er manuelle.

Det kan fx være en forbedret sagsforberedelse til møder i rehabiliteringsteamet, hvor der er behov for at hente oplysninger fra mange systemer. Det kunne også være match af en regning på en lægeerklæring i økonomisystemet med den leverede lægeerklæring i borgerens sag for at validere, at den fremsendte lægeerklæring er bestilt og leveret. Endelig vil en automatiseret dokumentation af samtaler give en stor effektiviseringsgevinst og samtidig løfte kvaliteten i det dokumenterede.

Forslaget om øget automatisering beskrives i strategien på side 19.

Organisatorisk implementering

Realiseringen af det digitale potentiale kræver nye kompetencer hos ledere og medarbejdere. Medarbejderne vil både skulle arbejde på en ny måde med de nye løsninger og vil blive inddraget i udviklingen og implementeringen af løsningerne for at sikre en tæt kobling til kerneopgaven. Kompetenceudviklingen planlægges tæt koblet til de konkrete projekter, så medarbejdernes nye kompetencer opleves som relevante i forhold til den konkrete opgave – og bringes i spil med det samme.

For at lave de bedste og mest relevante løsninger, vil der også både skulle ske inddragelse af borgere og virksomheder.

Etik i digitale teknologier

Et yderligere aspekt ved en øget brug af digitale teknologier er det etiske aspekt ved at opsamle, anvende og dele data om borgerne i de ønskede løsninger, holdt op imod den forbedrede indsats de nye digitale muligheder giver. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens digitaliseringsstrategi vil i den forbindelse følge anbefalinger fra Digitaliseringsredegørelsen.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser i sig selv. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen forventer at udarbejde budgetnotater til de kommende års budgetforhandlinger og overførselssager i regi af Investeringspuljerne til igangsættelse af de første projekter, som skal bidrage til realisering af strategien. De første budgetnotater forberedes til budget 2020.

Videre proces

For at realisere potentialet skal der gennemføres en lang række konkrete projekter, der anskaffer nye digitale løsninger og sætter dem i drift i organisationens kerneopgave. Forvaltningen arbejder løbende på "roadmaps", der beskriver hvilke projekter og initiativer, der skal sættes i værk, og hvordan gevinsterne skal realiseres i praksis. Ud over anskaffelse og implementering af konkrete teknologier, skal de nødvendige kompetencer hos ledere og medarbejdere som nævnt opbygges.

Forvaltningens plan for realisering af strategien vil løbende udvikle sig i takt med, at erfaringer indhøstes fra gennemførte projekter og nye teknologier modnes. Projekterne gennemføres og implementeres i takt med, at organisationen kan ændre arbejdsform, og der kan skaffes finansiering.

Tanja Franck / Jeppe Bøgh Andersen

Indstillingen blev taget til efterretning