Mødedato: 16.11.2015, kl. 16:00
Mødested: Rådhuset, 1. sal, værelse 57
Temadrøftelse om tillidsdagsordenen i BIF
Se alle bilag
Til top
Indstilling og beslutning
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,
- at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter arbejdet med tillidsdagsordenen, herunder udvalgets rolle.
Problemstilling
Indstillingen er udsat fra udvalgsmødet den 28. september 2015.
Borgerrepræsentationen vedtog den 23. maj 2013 et kodeks for tillid i Københavns Kommune (bilag 1). Kodekset bygger på et overordnet princip om, at politikernes rolle er at sætte rammerne og beslutte de overordnede målsætninger mens forvaltningernes rolle er at gennemføre dem. Arbejdsdelingen lægger således op til, at udvalget skal fastsætte målene, mens forvaltningen tilrettelægger den indsats, som skal til for at nå målene.
I forlængelse af kodekset for tillid, blev det tidligere Beskæftigelses- og Integrationsudvalg (BIU) præsenteret for en række principper for tillid i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) den 19. august 2013 (bilag 2). Principperne fokuserer blandt andet på, at afrapportering altid skal have et klart og veldefineret formål. Der er blevet arbejdet med tillid både centralt og decentralt i BIF, og arbejdet er blevet forankret i MED-organisationen.
Tillidsdagsordenen blev sidst drøftet i BIU som en del af budgetseminaret den 23. marts 2015. For at skabe en fortløbende dialog og udvikling af tillidsdagsordenen mellem udvalg og forvaltning, har forvaltningen udarbejdet oplæg til en temadrøftelse om tillid.
Borgerrepræsentationen vedtog den 23. maj 2013 et kodeks for tillid i Københavns Kommune (bilag 1). Kodekset bygger på et overordnet princip om, at politikernes rolle er at sætte rammerne og beslutte de overordnede målsætninger mens forvaltningernes rolle er at gennemføre dem. Arbejdsdelingen lægger således op til, at udvalget skal fastsætte målene, mens forvaltningen tilrettelægger den indsats, som skal til for at nå målene.
I forlængelse af kodekset for tillid, blev det tidligere Beskæftigelses- og Integrationsudvalg (BIU) præsenteret for en række principper for tillid i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) den 19. august 2013 (bilag 2). Principperne fokuserer blandt andet på, at afrapportering altid skal have et klart og veldefineret formål. Der er blevet arbejdet med tillid både centralt og decentralt i BIF, og arbejdet er blevet forankret i MED-organisationen.
Tillidsdagsordenen blev sidst drøftet i BIU som en del af budgetseminaret den 23. marts 2015. For at skabe en fortløbende dialog og udvikling af tillidsdagsordenen mellem udvalg og forvaltning, har forvaltningen udarbejdet oplæg til en temadrøftelse om tillid.
Løsning
Formålet med temadrøftelsen er at orientere udvalget om forvaltningens arbejde med tillidsdagsordenen.
Eksempler på, hvordan forvaltningen konkret udmønter tillidsdagsordenen, kan findes i arbejdet med BIFs 2020 vision. Det overordnede og samlende mål for visionen er det Københavnermål om beskæftigelse, som BIU besluttede den 17. november 2014. Dette overordnede mål spejles ned i de enkelte centres resultatkontrakter, hvor der er sat konkrete effektmål for indsatsen i forhold til centrets målgrupper. Endvidere er mængden af mål i resultatkontrakterne blevet reduceret, så der er få og tydelige mål. Hermed er der lagt op til en høj grad af tillid til, at centrene selv kan finde løsninger, som kan bidrage til at realisere målene.
Udover ovenstående, er formålet med drøftelsen at sætte fokus på udvalgets rolle i arbejdet med tillidsdagsordenen, herunder hvordan der kan skabes den rette balance mellem politisk styring og administrativt handlerum.
Beskæftigelsesområdet er præget af detaljeret regulering og en række nye reformer. Dette stiller krav til en relativt høj grad af styring og kontrol. Kontrol er dog ikke (nødvendigvis) et udtryk for manglende tillid men er ofte en forudsætning for at løse kerneopgaven. Det er derfor centralt, at tillid og kontrol skal kunne fungere sammen, hvilket kræver at kontrollen opleves som meningsfuld. Tematikken kan genfindes i Borgerrepræsentationens kodeks for tillid (bilag 1), hvoraf følgende fremgår:
Eksempler på, hvordan forvaltningen konkret udmønter tillidsdagsordenen, kan findes i arbejdet med BIFs 2020 vision. Det overordnede og samlende mål for visionen er det Københavnermål om beskæftigelse, som BIU besluttede den 17. november 2014. Dette overordnede mål spejles ned i de enkelte centres resultatkontrakter, hvor der er sat konkrete effektmål for indsatsen i forhold til centrets målgrupper. Endvidere er mængden af mål i resultatkontrakterne blevet reduceret, så der er få og tydelige mål. Hermed er der lagt op til en høj grad af tillid til, at centrene selv kan finde løsninger, som kan bidrage til at realisere målene.
Udover ovenstående, er formålet med drøftelsen at sætte fokus på udvalgets rolle i arbejdet med tillidsdagsordenen, herunder hvordan der kan skabes den rette balance mellem politisk styring og administrativt handlerum.
Beskæftigelsesområdet er præget af detaljeret regulering og en række nye reformer. Dette stiller krav til en relativt høj grad af styring og kontrol. Kontrol er dog ikke (nødvendigvis) et udtryk for manglende tillid men er ofte en forudsætning for at løse kerneopgaven. Det er derfor centralt, at tillid og kontrol skal kunne fungere sammen, hvilket kræver at kontrollen opleves som meningsfuld. Tematikken kan genfindes i Borgerrepræsentationens kodeks for tillid (bilag 1), hvoraf følgende fremgår:
"Faglige, økonomiske og juridiske hensyn begrænser tillidsrummet i varierende grader afhængig af den konkrete kerneydelse. Topledelsen skal sikre at denne begrænsning minimeres mest muligt, således at det faglige råderum til varetagelse af kerneopgaven er så stort som muligt."
Det er på den baggrund relevant løbende at tage stilling til, om de styringskrav og rapporteringer, som findes i forvaltningen, alle bidrager til at styrke kerneydelsen og sikre den gode opgavevaretagelse.
Diskussionen om balancen mellem styring og handlerum kan blive yderligere aktualiseret, når der er sager, hvor forvaltningen har lavet fejl. Denne tematik er bl.a. berørt i BIFs principper for tillid (bilag 2).
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Forvaltningen arbejder videre med tillidsdagsorden på baggrund af udvalgets drøftelse.
Birgitte Hansen / Vibeke Østergaard
Beslutning
Indstillingen blev drøftet.
Liberal Alliance og Det Radikale Venstre afgav følgende protokolbemærkning:
"Liberal Alliance og Det Radikale Venstre lægger vægt på, at der er en ordentlig omgangstone mellem politikere og embedsmænd i Københavns Kommune. En tillidsbaseret relation mellem politikere og embedsmænd er en forudsætning for, at begge parter kan bevare fokus på det vigtigst, nemlig at levere den bedst mulige service til københavnerne".
Liberal Alliance, Det Radikale Venstre, Socialdemokraterne, SF og Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:
"Politikerne skal følge aktivt og deltagende med i forvaltningens arbejde men ikke opleves som et "overvågningskamera". Forvaltningen bliver i forvejen kontrolleret af flere forskellige instanser, herunder revisionen og forskellige styrelser, og det kommunalpolitiske fokus bør være at sikre service af høj kvalitet og forhold for medarbejderne, som muliggør dette."
SF, Enhedslisten og Socialdemokraterne afgav følgende protokolbemærkning:
"Tillid skal være forudsætningen i arbejdet med tillidsbaseret ledelse. Det bekymre SF, Ø og S, at forvaltningen i sin præsentation af arbejdet med tillidsbaseret ledelse lægger så stor vægt på kontrol og har ladet sig inspirere af Moderniseringsstyrelsens arbejde med "god arbejdsgiveradfærd". SF, Ø og S opfordrer forvaltningen til at skifte kurs og fokusere mere på tillid end kontrol. SF, Ø og S ønsker, at tillidsdagsordenen fokuserer på at bringe medarbejdernes faglighed mere i spil og styrke medarbejdernes muligheder for skøn."
Liberal Alliance og Det Radikale Venstre afgav følgende protokolbemærkning:
"Liberal Alliance og Det Radikale Venstre lægger vægt på, at der er en ordentlig omgangstone mellem politikere og embedsmænd i Københavns Kommune. En tillidsbaseret relation mellem politikere og embedsmænd er en forudsætning for, at begge parter kan bevare fokus på det vigtigst, nemlig at levere den bedst mulige service til københavnerne".
Liberal Alliance, Det Radikale Venstre, Socialdemokraterne, SF og Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:
"Politikerne skal følge aktivt og deltagende med i forvaltningens arbejde men ikke opleves som et "overvågningskamera". Forvaltningen bliver i forvejen kontrolleret af flere forskellige instanser, herunder revisionen og forskellige styrelser, og det kommunalpolitiske fokus bør være at sikre service af høj kvalitet og forhold for medarbejderne, som muliggør dette."
SF, Enhedslisten og Socialdemokraterne afgav følgende protokolbemærkning:
"Tillid skal være forudsætningen i arbejdet med tillidsbaseret ledelse. Det bekymre SF, Ø og S, at forvaltningen i sin præsentation af arbejdet med tillidsbaseret ledelse lægger så stor vægt på kontrol og har ladet sig inspirere af Moderniseringsstyrelsens arbejde med "god arbejdsgiveradfærd". SF, Ø og S opfordrer forvaltningen til at skifte kurs og fokusere mere på tillid end kontrol. SF, Ø og S ønsker, at tillidsdagsordenen fokuserer på at bringe medarbejdernes faglighed mere i spil og styrke medarbejdernes muligheder for skøn."