Projektstyring på integrationsområdet

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 16. november 2006

 

 

3.      Projektstyring på integrationsområdet

      BIU 215/2006

INDSTILLING

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

·        at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter indstillingens forslag vedrørende projektstyring på integrationsområdet.

·        at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget sender indstillingen i høring i de øvrige udvalg og i Integrationsrådet, som herefter i revideret form forelægges Beskæftigelses- og Integrationsudvalget og Borgerrepræsentationen.

 

RESUME

Det fastslås i Københavns Kommunes Integrationspolitik (BR 395/06), at "der er behov for en systematisk overvågning af, om integrationsindsatsen virker" og for klar koordinering og styring på integrationsområdet.

Med henblik på at forbedre mulighederne for styring på projektområdet foreslår Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter følgende forslag, som herefter sendes i høring i de øvrige fagudvalg og i Integrationsrådet:

• Der skabes et overblik over relevante puljer på integrationsområdet på kommunens hjemmeside.
• Projektansøgere rådgives om relevante puljer og projektansøgning.
• Mulighederne for styring og opfølgning på det enkelte integrationsprojekt forbedres gennem systematisk ansøgnings- og evalueringspraksis og halvårlige seminarer omkring projektstyring, vidensdeling mm..
• Det vurderes for hvert enkelt projekt, hvorvidt det skal forankres i ordinær drift.
• Der skabes et overblik over kommunens integrationsprojekter gennem Projektdatabasen.

Der lægges op til, at processen omkring implementeringen af forslagene evalueres april 2008.

 

SAGSBESKRIVELSE

14. juni 2006 vedtog Borgerrepræsentationen "Københavns Kommunes integrationspolitik" (BR 395/06). Bl.a. med udgangspunkt i en rapport udarbejdet af RAMBØLL i 2006 (BIU 54/2006) blev det ved den lejlighed slået fast, at "der er behov for en systematisk overvågning af, om integrationsindsatsen virker" og for klar koordinering og styring på integrationsområdet. Det blev eksempelvis besluttet for større projekter at "foretage en mere systematisk evaluering og videreformidling af resultater", og at "sikre et bedre overblik over samtlige integrationsprojekter i kommunen". På samme vis, at alle projektansøgere bør opleve indgangen til kommunen som let og smidig.

Med udgangspunkt i anbefalingerne fra RAMBØLLs rapport har Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen udarbejdet nedenstående forslag. Pt. er forslagene primært relevant for den delmængde af kommunes projekter, der er integrationsprojekter. Som sådan kan de opfattes som et pilotforsøg på en tværgående projektindsats i kommunen.

 

1. Overblik over relevante puljer

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen udarbejder et overblik over de af kommunens puljer, der er relevante for integrationsområdet. Overblikket er bl.a. tilgængeligt på kommunens hjemmeside i én samlet oversigt.

 

2. Rådgivning til projektansøgere

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen rådgiver projektansøgere ved henvendelse omkring udformning af ansøgning. Samtidig formidler forvaltningen dokumenterede erfaringer fra andre integrationsprojekter og information om kommunens integrationspolitiske mål og strategi. Hvor det er relevant og muligt, afholder de enkelte forvaltninger informationsmøder før puljeansøgningsfrist.

 

3. Bedre styring og opfølgning på det enkelte integrationsprojekt

Ansøgningsskemaer med aktivitets- og effektmål: Forvaltningen udarbejder standardiserede ansøgningsskemaer. Skemaerne er obligatoriske for alle integrationsprojekter, der ansøger de kommunale puljer opstillet i Bilag 1. Alt efter projektstørrelse (over samlet løbetid) er der forskellige ansøgningsskemaer:

Projekter < 0,5 mio. kr.: Basal projekt-information indgives, dvs. titel, indsatsområde, formål, målgruppe, periode, geografi, antal deltagere, projektholder, budget, finansieringskilder, medarbejderressourcer, planlagte aktiviteter, forventede resultater, succeskriterier og evalueringstype.

Projekter 0,5 – 1,5 mio. kr.: Basal projektinformation og mere detaljerede succeskriterier opstilles. Projektansøger forklarer, hvordan projektets aktiviteter fremmer projektets overordnede mål.

Projekter > 1,5 mio. kr.: Med udgangspunkt i rådgivning og bistand fra ekstern evaluator opstilles indikatorer for projektet, så det kan evalueres systematiskgså opsættes målstyring af projektet med tilknyttede indikatorer  til fast teresse. io dan kan ter og vores rolle heri, so.

Halvårlige seminarer: Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen arrangerer sammen med de øvrige forvaltningers ressourcepersoner halvårlige seminarer omkr. målstyring og evaluering. Seminaret er samtidig et forum, hvor projekter m.fl. kan mødes, vidensdele og formidle dokumenteret erfaring.

Evaluering: Projektevaluering er centralt for at vigtige erfaringer opsamles og formidles videre.. Evalueringspraksis afspejler som udgangspunkt projektets beløbsstørrelse over samlet løbetid (se nedenfor)[1]. Og er obligatorisk for alle integrationsprojekter, der er bevilliget midler fra de kommunale puljer opstillet i bilag 1:

Projekter < 0,5 mio. kr.: Projektholder s kriver en selvevaluering efter fast skabelon og i forhold til opgivne projektoplysninger.

Projekter 0,5 – 1,5 mio. kr.: Projektholder skriver en selvevaluering i forhold til opstillede succeskriterier. Projektholder afleverer årlige statusrapporter.

Projekter > 1,5 mio. kr.: I samarbejde med den eksterne evaluator etablerer projektledelsen ved projektets indledning baseline og indikatorer. Projektets fremdrift monitoreres løbende, og der afsluttes med en ekstern evaluering. Evt. foretages midtvejs- /procesevalueringer.

Forvaltningen har udarbejdet en håndbog omkring systematisk evaluering, vedlagt som Bilag 2.

 

 4. Kobling mellem projekt og drift

For ethvert projekt er det vigtigt at vurdere, hvorvidt projektet skal forankres i varig drift. Med det for øje søger forvaltningen at benchmarke projekterne med den ordinære drift på integrationsområdet. Dette danner sammen med den aktuelle integrationsstrategi baggrund for indstilling til beslutningstagere omkring evt. forankring.

Pt. er viden omkring effekt og cost-effect af den ordinære drift mangelfuld. Det er et område forvaltningen arbejder på at forbedre.

 

Fra idé til integrationsprojekt i Københavns Kommune

Peter Jensen vil gerne lave et projekt omkring etnisk iværksætteri i ghettoområderne. På kommunens hjemmeside finder han information om relevante puljer og kontakter i forvaltningen. Og på kommunens halvårlige seminar orienteres han om kommunens integrationsplan og om systematisk evaluering og projektopstilling. Ud fra det udfylder Peter Jensen den standardiserede projektansøgning. Her forklarer han bl.a. hvordan projektets aktiviteter fremmer dets mål, og hvordan det passer ind i kommunens integrationsstrategi. Peter Jensen bevilliges 1 mio. kr. og hans projekt registreres i Projektdatabasen. Undervejs udarbejder han årlige statusrapporter, og efter afslutning en selvevaluering, hvor han forklarer, han hvad der gik godt og skidt. På baggrund af statusrapporter og selvevaluering benchmarker forvaltningen projektet med den ordinære drift. Og indstiller til beslutningstagere omkring evt. forankring af projektet i kommunens drift.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Overblik over projekter

For at sikre et bedre overblik over kommunens integrationsprojekter, blev det med  Københavns Kommunes integrationspolitik (BR 395/06) vedtaget at etablere en database, hvor kommunens integrationsprojekter registreres.

Databasen kan også være en kilde til datatræk omkring eksempelvis målgrupper, deltagerantal, anvendte metoder, projektfinansiering, geografi etc. Det vil bidrage til at sikre gennemsigtighed og målbarhed af projektindsatsen, og til at forstå integrationsbarometerets målinger nærmere. Databasen kan desuden bruges til at formidle projekterfaringer internt og eksternt i kommunen.

Det er obligatorisk for alle integrationsprojekter, der bevilliges midler fra de kommunale puljer opstillet bilag 1, at registrere sig i projektdatabasen.

Databasen forventes at være oppe at køre med d e første projektregistreringer primo 2007.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Udgifter afholdes inden for de 10 mio. kr., som blev afsat til styrkelse af den tværgående indsats (jfr. BR 37/2006). Der forventes følgende konkrete udgifter til udmøntningen af de konkrete initiativer:

	2006	2007	2008
Projektdatabase: udvikling og drift	0,75 mio. kr.	0,1 mio. kr.	0,1 mio. kr.
Administration (4 års-værk)	1,4 mio. kr.	1,4 mio. kr.	1,4 mio. kr.

 

HØRING

Indstillingen sendes til høring i de øvrige udvalg og i Integrationsrådet, og relevante bemærkninger indarbejdes før den forelægges Beskæftigelses- og Integrationsudvalget.  Høringsbrev er vedlagt som Bilag 3.

Høringsparterne anmodes om at tage stilling til de puljer, som det er forslået, at indstillingens tiltag omfatter (se bilag 1), samt i øvrigt at forholde sig til de tiltag, der er forslået.

Tidsplan for den videre proces som følger:

November 2006: Indstillingen forelægges Beskæftigelses- og Integrationsudvalget og sendes i høring.

15. januar 2007: Frist for modtagelse af høringssvar, der herefter indarbejdes i indstillingen.

Februar / marts 2007: Indstillingen behandles i Beskæftigelses- og Integrationsudvalget og i Borgerrepræsentationen.

April 2007: Indstillingens forslag træder i kraft.

April 2008. Processen omkring implementering af initiativerne evalueres.

BILAG

Der vedlægges følgende bilag:

Bilag 1:        Oversigt over relevante puljer

Bilag 2:        Håndbog om systematisk evaluering

Bilag 3:        Høringsbrev

 

 

 

Morten Binder  /               Kaj Ove Christiansen