Revisionsberetningen vedr. årsregnskabet 2020

Resumé

Revisionsberetningen vedr. årsregnskab 2020 for Københavns kommune behandles på ØU og BR. Denne sag omhandler de forhold i revisionsberetningen, der vedrører BIF.

Der er ingen revisionsbemærkninger rettet specifikt mod BIF. BIF er omfattet af 3 revisionsbemærkninger (Tilstrækkelig dokumentation ved konteringer, afstemninger på balancen og indkøb gennem indkøbsaftaler), som er rettet til alle forvaltninger. Økonomiforvaltningen har efter normal procedure bedt om handleplaner for disse 3 revisionsbemærkninger. Handleplanerne skal godkendes af fagudvalgene. Udvalget har med denne indstilling mulighed for at vurdere om de skitserede handleplaner forventes at rette fejlene og sikre at de ikke sker fremadrettet.

Forvaltningen har udarbejdet udkast til handleplaner, der håndterer problemstillingerne.

Ekstern revisor deltager på udvalgsmødet under punktets behandling og fremlægger beretningen vedr. årsregnskabet, ligesom det er muligt for udvalget at stille revisionen uddybende spørgsmål.

Udover dette punkt om årsregnskabet behandles i et separat punkt på dagsordenen revisionen af det sociale- og beskæftigelsesrettede område for 2020.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender de 3 handleplaner jf. bilag 2.

Problemstilling

Når revisionen konstaterer, hvad de ud fra en revisionsmæssig betragtning vurderer som væsentlige fejl eller mangler afgiver revisionen en revisionsbemærkning herom. Økonomiforvaltningen beder derefter udvalgene om handleplaner for, hvordan der kan rettes op de konstaterede mangler, herunder hvordan fejlene udgås fremadrettet. Vedr. revisionsberetningen for 2020 er Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen blevet bedt om handleplaner i forhold til 3 revisionsbemærkninger, der er rettet mod alle forvaltninger. 

Eftersom deadline for fremsendelse af handleplaner til Økonomiforvaltningen var den 1. august er udkast til handleplanerne oversendt til ØKF med forbehold for udvalgets godkendelse. 

Løsning

Revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet redegør for de forhold som revisionen i sit løbende arbejde har konstateret, ikke lever op til retningslinjerne på området.

Revisionsbemærkning nr. 1.1. Stikprøvekontrol og bilagsgennemgang

Alle forvaltninger skal udarbejde handleplan om at skærpe tilsynet med a. at der vedr. registreringer i økonomisystemet vedlægges tilstrækkelig dokumentation og b.  at Økonomi‐ og indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler efterleves. 

Handleplan

Generelt er fejlniveauet i BIF begrænset.

Vedr. tilstrækkelig dokumentation gennemgås den månedlige stikprøve og eventuelle mangler drøftes med den pågældende medarbejder ligesom der sker en løbende intern drøftelse af hvorvidt dokumentationen er tilstrækkelig.

Vedr. efterlevelse af ministeriets autoriserede konteringsregler, så har BIF en permanent arbejdsgruppe, der følger konteringerne nøje. BIF har altid prioriteret korrekt kontering højt, da det udover korrekt regnskab også er med til at sikre korrekt refusionshjemtagelse. Refusionshjemtagelsen udgør en vigtig del af BIFs økonomi.  

Revisionsbemærkning nr. 3. Balancen.

Ifølge revisionen er der stadig forhold vedr. kvaliteten af de foretagne afstemninger der skal forbedres, således kommunen kan aflægge et retvisende årsregnskab.

Handleplan

Afstemningen af balancekonto vedr. afregning af ATP og A-skat på hhv. sygedagpenge, fleksløn og kontanthjælp er fortsat mangelfuld. Det er KS, som afstemmer disse konti, men arbejdsgangen involverer BIF på en række punkter.

Der gennemføres i perioden maj-juli 2021 et forløb med revisionsfirmaet PwC. Forløbet skal dels fastlægge metoden til afstemningen, der til stadighed har givet faglige udfordringer og dels skal forløbet afklare snittet mellem KS og BIF i opgaveløsningen. Ambitionen er, at afstemningen kan løses korrekt fra oktober 2021.

Parallelt med dette skal der ske oprydning i de udeståender sager på sygedagpengeområdet, kontanthjælp og fleksløn. PwC vil også assistere vedr. dette arbejde. 

Revisionsbemærkning nr. 7:  Kommunens regler for indkøb

Alle forvaltninger skal udarbejde handleplan for sikring af at forvaltningen anvender kommunens indkøbsløsning, samt at de aftaler, der lægges ind i indkøbsløsningen, er udbudt. Hensigten hermed er at sikre økonomiske gevinster.

Handleplan

BIF har foretaget følgende initiativer i foråret 2021;

- sikring af at alle indkøbsaftaler er registreret korrekt.

-  dannet erfagruppe på tværs af enheder for indkøbere med sammenlignelige indkøbsopgaver med henblik på praksisnær vidensdeling.

-  afholdt workshop om korrekt indkøb i kvantum.

Disse initiativer forventes at medføre at BIF i videst muligt omfang anvender kommunens indkøbsaftaler.

Økonomi

Indstillingen har ingen direkte økonomiske konsekvenser

Videre proces

Revisionsberetningen behandles på ØU den 24. august med handleplaner for alle forvaltninger. 

Line Nørbæk/Jeppe Bøgh Andersen