Behandling af medarbejderoplysninger i forbindelse med ledelsesevaluering og tilslutning til fællesanmeldelse

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 16. august 2007

 

 

10.      Behandling af medarbejderoplysninger i forbindelse med ledelsesevaluering og tilslutning til fællesanmeldelse

                      BIU 145/2007

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal godkende indhentelse og behandling af medarbejderoplysninger i forbindelse med ledelsesevaluering og spørgeskemaundersøgelser blandt forvaltningens medarbejdere 

 

INDSTILLING OG Beslutning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, 1.                  at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at der i forbindelse med ledelsesevaluering og spørgerskemaundersøgelser kan ske indhentning og behandling af medarbejderoplysninger.   Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutning i mødet den 16. august 2007 Indstillingen blev godkendt.

 

Problemstilling

I forbindelse med arbejdet med udvikling af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) som attraktiv arbejdsplads og andre initiativer indenfor personale-og organisationsudvikling er der behov for at indhente og behandle medarbejderoplysninger i forbindelse med ledelsesevaluering og spørgeskemaundersøgelser blandt BIF's medarbejdere i systemet Enalyzer RelationsPanel.

Persondataloven kræver, at behandling af personoplysninger anmeldes til Datatilsynet. I dette tilfælde er behandlingen dækket ind af den eksistere nde fælles anmeldelse vedr. Københavns Kommunes løn- og personaleadministration, der er indsendt til datatilsynet af Økonomiforvaltningen.,

Uanset Datatilsynets godkendelse skal det enkelte fagudvalg i henhold til § 47 i Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune godkende indhentelse og behandling af personoplysninger.

 

Løsning

BIF vurderer, at indhentelse og behandling af personoplysninger i dette tilfælde er relevant og uproblematisk.

Formålet med behandlingen er at danne stamdata om medarbejdernes tilhørsforhold til organisatorisk enhed, nærmeste leder og nærmeste kollegaer samt at registrere data for enhederne, som genereres af andre systemer, f.eks. sygefravær og personaleomsætning fra personalesystemer og budget og regnskab fra økonomisystemerne.

Data skal bruges til at generere lister til udsendelse af spørgeskemaer og generere rapporter på de relevante organisatoriske niveauer, herunder ledelsesevaluerings­rapporter for hver enkelt leder i forvaltningen og for hvert center samt for centralforvaltningen.

Tilsammen vil systemet samle data, der vil bidrage væsentligt til understøttelsen af BIF som attraktiv arbejdsplads, og som ikke har negative implikationer for medarbejderne.

 

Økonomi

Systemet vil koste BIF 0 kr. det første år og derefter ca. 20.000 kr. om året.

Systemet forventes at blive anskaffet til hele Københavns Kommune i 2008.

 

Videre proces

Databasen udfyldes hen over sommeren 2007 og tages i anvendelse i forbindelse med ledelsesevaluering i efteråret 2007.

 

Bilag

Ingen bilag vedlagt.

 

 

Morten Binder                                /Thomas Thellersen Børner

 

Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutning i mødet den 16. august 2007