Handleplaner vedr revisionsrapport

Resume

Deloitte har efter normal procedure udarbejdet to revisionsrapporter vedr. revisionen af årsregnskab 2020. Den ene rapport vedrører løn- og personaleområdet, og den anden vedrører korrekt kontering. Begge revisionsbemærkninger omhandler, hvorvidt forvaltningerne har afdækket risiciene på de to områder.

Udvalget ser denne sag, da der i revisionsrapporterne er to revisionsbemærkninger. Den ene bemærkning (Korrekt kontering) er markeret med rød (Risici, der anses for kritiske) og den anden (Løn- og personaleområdet) er markeret med gul (Risici, der anses for væsentlige). Det er besluttet at revisionsrapporter med røde og gule markeringer skal forelægges fagudvalgene som A-sager

Alle forvaltninger er blevet bedt om at udarbejde en handleplan på de to områder.

Forvaltningen har på den baggrund udarbejdet et udkast til handleplan på de to områder og oversendt dem til Økonomiforvaltningen med forbehold for udvalgets godkendelse. Forvaltningen lægger i udkastet til handleplaner op til skærpet opmærksomhed på de to områder. Forvaltningen foreslår ikke iværksat nye initiativer, eftersom det er forvaltningens opfattelse, at tilsynet på de to områder fungerer tilfredsstillende. Dette er bekræftet ved møde med Intern revision i slutningen i af 2020. 

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager revisionsrapporterne (bilag 1 og 2) til efterretning og godkender forvaltningens udkast til handleplaner (bilag 3 og 4).

Problemstilling

Deloitte har efter normal procedure udarbejdet to revisionsrapporter om løn- og personaleområdet og korrekt kontering for hele Københavns kommune (Bilag 1 og 2).

På baggrund har revisionsrapporterne har Økonomiforvaltningen bedt alle forvaltninger om at udarbejde en handleplan på dels løn- og personaleområdet og dels korrekt kontering.

På løn- og personaleområdet anbefaler revisionen, at alle forvaltninger sikrer implementering af forvaltningsspecifikke forretningsgange til afdækning af de identificerede risici, der fremgår af cirkulæret om ledelsestilsyn vedrørende løn- og personaleområdet. Cirkulæret anfører en række forvaltningsspecifikke risici, herunder at anlægsaktiver er til stede, der udbetales korrekt løn til de rigtige medarbejdere, fravær- og ferie oplysninger er korrekte mm. 

Hvad angår korrekt kontering henstiller revisionen, at forvaltningerne skærper tilsynet ved, at der ved konteringer vedlægges tilstrækkelig dokumentation, således at der ved godkendelsen af fakturaer kan påses, at betalingen/omposteringen er foretaget på et validt grundlag. Endvidere henstiller revisionen, at forvaltningerne sikrer, at Økonomi- og Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler efterleves.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet udkast til handleplaner på de to områder (Bilag 3 og 4). Handleplanerne er oversendt til Økonomiforvaltningen med forbehold for udvalgets godkendelse.

Forvaltningen vil have en skærpet opmærksomhed på de to områder. Forvaltningens handleplaner indeholder en beskrivelse af, hvordan forvaltningen håndterer de anførte risici i dag. Forvaltningen har ikke fundet anledning til at iværksætte nye initiativer, idet det eksisterende tilsyn synes at fungere tilfredsstillende. Dette er bekræftet ved møde med Intern revision i november 2020.

Hvad angår løn- og personaleområdet reviderer BIF løbende og minimum én gang årligt vores risikovurdering og risikobillede på løn- og personaleområdet. BIF har således gennemgået de risici på løn- og personaleområdet, som forvaltningerne skal håndtere. Under hver aktivitet er der lavet en vurdering af, om kontrollen skal ligge centralt eller lokalt i BIF. På den baggrund er der bl.a. udarbejdet en række centrale kontroller på området for børne- og straffeattester, lønstyringsrapporter, manuel håndtering af grundlønsindplaceringer, sygefravær mm. 

Med inspiration fra det nye ledelsestilsyn i SOF på bl.a. lønområdet, vil BIF i foråret 2021 vurdere SOFs koncept og anvende det på de områder, hvor det er relevant og kan supplere BIFs ledelsestilsyn.

Hvad angår korrekt kontering, så har BIF fortsat fokus på bilagskontrol og herunder tilstrækkelig dokumentation. BIF følger målrettet op på de månedlige stikprøvekontroller fra Koncernservice. Generelt er fejlomfanget i BIF forholdsvis begrænset, men forvaltningen skal fortsat blive bedre til at sikre især tilstrækkelig bilagsdokumentation og sigende konteringstekster. Det forhold, at fakturabehandlingen i BIF er samlet hos en mindre gruppe regnskabsmedarbejdere, giver gode muligheder for faglig konsolidering omkring bilagshåndteringen.

Med hensyn til overholdelse af ministeriets konteringsregler så har det altid været prioriteret højt i BIF, da det udover korrekt regnskab også er med til at sikre korrekt refusionshjemtagelse. Refusionshjemtagelsen udgør en vigtig del af BIFs økonomi. BIF har en permanent arbejdsgruppe vedrørende dette område. Gruppen arbejder bl.a.  med en løbende gennemgang af de automatiske konteringer, der sker gennem kommunens it-system, der håndter forvaltningens køb af beskæftigelsestilbud. Dette it-system har svært ved at håndtere korrekt kontering, når borgerne skifter målgruppe. Derfor foretages en manuel kontrol af konteringerne på dette område.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Udover fagudvalgene, skal revisionsrapporter (med markeringen rød og gul) også forelægges ØU. Udkast til handleplaner behandles - med forbehold for BIUs godkendelse - på ØUs møde den 23. februar 2021

Jeppe Bøgh Andersen / Marianne Sørensen

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning og godkendt uden afstemning.