Evaluering af lavere sagsstammer

Resumé

I denne sag præsenteres en endelig evaluering af forsøg med lave sagsstammer, som rummer både kvalitative og kvantitative resultater. Forsøget foregik på JKI (Center for Jobindsats) i perioden januar 2018 - december 2019.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager evalueringen til efterretning.

Problemstilling

Det 2-årige forsøg med lave sagsstammer blev etableret som følge af Budgetaftale 2018, hvor det fremgår: Der udmøntes midler til et pilotprojekt i Center for Jobindsats. Formålet er at undersøge og dokumentere effekterne af lavere sagsstammer pr. sagsbehandler på kvalitet, udgifter til overførsler og længden af ledighedsforløb.

BIU er løbende og senest den 16. september 2019 blevet orienteret om forsøgets fremdrift både på kvalitative og kvantitative parametre.

Løsning

I forsøget blev der oprettet en forsøgsafdeling på JKI, hvor de personligt koordinerende sagsbehandlere fik reduceret deres sagsstamme til ca. 50 borgere.

For at kunne sammenligne resultatet af arbejdet i forsøgsafdelingen blev der desuden tilfældigt udtrukket sager til en kontrolgruppe. Kontrolgruppen består af borgere fra flere forskellige afdelinger på JKI. Sagsbehandlerne for borgerne i kontrolgruppen har ca. haft 130 borgere i deres sagsstamme.

I både forsøgsafdelingen og i de ordinære afdelinger, hvor borgerne i kontrolgruppen er tilknyttet, udgør virksomhedskonsulenterne lidt under halvdelen af medarbejderne. Arbejdsvilkårene for virksomhedskonsulenterne i forsøgsafdelingen er ikke blevet ændret.  De har haft omkring 50 borgersager ligesom virksomhedskonsulenterne tilknyttet kontrolgruppen.

Udover lave sagsstammer fik de personligt koordinerende sagsbehandlere i forsøgsafdelingen større frihed til og ansvar for at tilrettelægge arbejdet, fx skulle de selv indkalde borgerne til samtale.

I bilag 1 præsenteres en sammenskrivning af den kvalitative evaluering, som er udarbejdet af Københavns Professionshøjskole, og den kvantitative evaluering, som er udarbejdet af forvaltningen[1]. I det følgende gives et resumé af henholdsvis de kvalitative og kvantitative resultater. 

Lavere sagsstammer øger den faglige kvalitet betydeligt

Den kvalitative evaluering bygger på interviews med sagsbehandlere og borgere samt en systematisk gennemgang af journaler for 20 langvarige kontanthjælpssager. Den viser, at de markant forandrede rammer i forsøgsafdelingen har grundlæggende og positiv betydning for de faglige kvaliteter i sagsbehandlernes arbejde og dermed også for borgernes oplevelse af sagsbehandlingen og deres relation til sagsbehandlerne:

• Borgere oplever et markant bedre samarbejde med sagsbehandlere end tidligere og fremhæver bl.a. sagsbehandlere, der er godt forberedt til samtaler, har overblik og forståelse, lytter og inddrager, kommunikerer klart og er gode til at samarbejde med andre aktører, der er involveret i borgerens sag og situation.
• Sagsbehandlere i forsøgsafdelingen udvikler gennem forsøgsperioden deres kompetencer, så de leverer et sagsarbejde med markant højere faglig kvalitet end tidligere. Ikke mindst løftes oplysningsniveauet i sagerne så meget, at kommunens rehabiliteringsteam får bedre grundlag for at vurdere, om borgere kan indstilles til førtidspension, fleksjob eller ressourceforløb.

Lavere sagsstammer betyder øget fremdrift i komplekse borgersager

Den kvantitative evaluering er baseret på dataudtræk foretaget af forvaltningen. Den viser, at lavere sagsstammer giver sagsbehandlerne mulighed for at komme i dybden med komplekse borgersager og at sagsbehandlerne dermed sikrer fremdrift i sagerne.

Dette ses ved, at flere borgere fra forsøgsafdelingen end fra kontrolgruppen er blevet afklaret til ressourceforløb, fleksjob eller førtidspension. Ligeledes er flere borgere med lang ledighedshistorik kommet væk fra kontanthjælp i forsøgsafdelingen sammenlignet med kontrolgruppen. Dermed er flere borgere fra forsøgsafdelingen hjulpet til en afklaring af deres sag.

En del af de borgere, der er hjulpet til en afklaring af deres sag, er visiteret til ressourceforløb. Det er forvaltningens vurdering, at det er fremdrift for den enkelte borger at gå fra kontanthjælp til ressourceforløb, selvom der ikke endnu er opnået en endelig afklaring af forsørgelsen.

Den kvantitative evaluering viser ligeledes, at lidt flere borgere fra forsøgsafdelingen kommer i job. Forskellen er for lille til at være statistisk signifikant[2].

Forvaltningen havde forventet, at forskellen ville være større. Det er forvaltningens vurdering, at en væsentlig grund til den mindre forskel er, at virksomhedskonsulenterne i forsøgsafdelingen ikke har haft ændrede arbejdsforhold set i forhold til virksomhedskonsulenterne i kontrolgruppen. Måden arbejdet var organiseret på frem til 1. januar 2020 betød, at borgerne i både forsøgsafdelingen og kontrolgruppen var tilknyttet en personligt koordinerende sagsbehandler, og når borgerne var klar til virksomhedspraktik, skiftede de til en virksomhedskonsulent i afdelingen, hvis opgave var at hjælpe borgerne i praktik og videre ud i småjob eller ordinær ansættelse.

En anden faktor, der vurderes at have indflydelse på resultaterne er, at forsøget har fundet sted i en periode, hvor der som følge af handleplanen for udsatte var et stort fokus på at hjælpe langtidsledige ud af kontanthjælpssystemet. Der har ved forsøgets start i 2018 været et efterslæb af borgere, der var i målgruppen for anden ydelse end kontanthjælp. Det kan have medvirket til, at sagsbehandlerne har haft et stort fokus på at spotte de borgere, der var i målgruppen for ressourceforløb, fleksjob eller førtidspension. 

Hovedresultaterne i den kvantitative evaluering 

Hovedresultaterne af de kvantitative dataudtræk er følgende:

	Forsøgsafdeling	Kontrolgruppe
Beskæftigelse	11 pct.	10 pct.
Småjob	2 pct.	3 pct.
Uddannelse	2 pct.	3 pct.
Virksomhedspraktik	49 pct.	47 pct.
Ressourceforløb	15 pct.	5 pct.
Fleksjob/fleksjobberettiget	3 pct.	2 pct.
Førtidspension	5 pct.	3 pct.

 

Resultaterne viser, at der er lidt flere borgere fra forsøgsafdelingen end i kontrolgruppen, der er kommet i job og i virksomhedspraktik.  Omvendt er der lidt flere borgere fra kontrolgruppen, der kommer i småjob eller uddannelse.

Der er flere borgere i forsøgsafdelingen visiteret til ressourceforløb, fleksjob og førtidspension end i kontrolgruppen. Forsøgsafdelingen har især en større afgang til ressourceforløb.

Øvrige resultater fra den kvantitative evaluering er følgende:

• Gruppen af borgere med lang ledighedshistorik var ved forsøgets start højere i forsøgsafdelingen, hvor gruppen udgjorde 42 pct. (385 borgere) mod 36 pct. (312 borgere) i kontrolgruppen.

  Frem til projektets afslutning i december 2019 er gruppen reduceret med 100 borgere i forsøgsafdelingen, mens den i kontrolgruppen er reduceret med 56 borgere. Det giver en reduktion i forsøgsafdelingen på 26 pct. i forhold til 18 pct. i kontrolgruppen.

• Der er flere borgere i forsøgsafdelingen, der får deres samtale rettidigt. Det gælder for 90 pct. af samtalerne i forsøgsafdelingen, mens det gælder for 82 pct. i kontrolgruppen.
• Sygefraværet i forsøgsafdelingen er i første del af forsøgsperioden lavere end i afdelinger med høje sagsstammer, og i hele forsøgsperioden har forsøgsafdelingen et lavere korttidssygefravær end i afdelinger med høje sagsstammer.
• Medarbejderomsætningen, dvs. andelen af medarbejdere, der opsiger deres stilling, er lidt lavere i forsøgsafdelingen end i afdelinger med høje sagsstammer.

Implementering af forsøgets læring

Forsøget har givet forvaltningen relevant viden om, hvordan lavere sagsstammer og øget frihed til at tilrettelægge arbejdet kan sikre øget kvalitet og faglighed i sagsbehandlingen. Denne viden har spillet ind i tilrettelæggelsen og gennemførelsen af Flere skal med 1 og 2.

Fra august 2017 – august 2019 har Center for Jobindsats (JKI) i tre afdelinger gennemført Flere skal Med 1. Siden januar 2020 har JKI udbredt Flere skal Med indsatsen til samtlige aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere, som led i Flere skal med 2. Det betyder, at alle borgere på JKI frem til juni 2022, hvor Flere skal Med 2 slutter, har en sagsbehandler, der har lave sagsstammer.

Som del af Flere skal med indsatsen på JKI, arbejdes der i dag med en rollemæssig integration, hvor den personligt koordinerende sagsbehandler, mentor og virksomhedskonsulenten er én og samme person. Denne organiseringsform og arbejdsmetode adskiller sig fra forsøget med lavere sagsstammer. Det er forvaltningens erfaring fra Flere skal med 1, at denne tre-i-en funktion sikrer et virksomhedsrettet fokus i indsatsen.

På baggrund af de gode erfaringer fra forsøget og i tråd med, at Flere skal med 2 har muliggjort lavere sagsstammer for alle sagsbehandlere på JKI, er følgende tiltag implementeret på JKI:

• Mobiltelefon til alle medarbejdere, så borger nemt og fleksibelt kan komme direkte i kontakt med sin sagsbehandler
• Egen kalenderstyring, dvs. sagsbehandler indkalder selv med hensyn til borgers behov (og rettidighed)
• Sagsbehandler indhenter selv lægelige oplysninger, hvorved anmodningerne kan blive mere kvalificerede, og sagsbehandler følger selv op på modtagelsen af de lægelige oplysninger.
• Tæt samarbejde med leverandørerne på baggrund af nyt koncept
• Alle medarbejdere skal kunne udarbejde en forberedende plan (implementeret som led i implementeringen af handleplanen for udsatte)

Høring i Ældrerådet

Sagen har været i høring i Ældrerådet. Høringssvaret fremgår af bilag 2.

 

[1] Den kvalitative evalueringsrapport fra Københavns Professionshøjskole er tilgængelig i fuld længde på BIU-portalen.  

[2] Statistisk signifikans betyder sandsynligheden for, at et resultat ikke skyldes en tilfældighed.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces