Revisionsrapport - Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020

Resumé

Deloitte har efter normal procedure udarbejdet en revisionsrapport om regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller for 2020.

Udvalget ser denne sag, da der i revisionsrapporten er en revisionsbemærkning til alle forvaltninger om fakturapuljen. Denne bemærkning er markeret med rødt (Risici, der anses for kritiske). Røde revisionsbemærkninger skal altid forelægges fagudvalgene.

Alle forvaltninger er blevet bedt om at udarbejde en handleplan til håndtering af fakturapuljen. Fakturapuljen er mængden af ubehandlede leverandørfakturaer, dvs. fakturaer som er modtaget i kommunen, men som endnu ikke er enten bogført eller spærret. Fakturaer spærres som led i fakturabehandlingen, når der er behov for afklaring i form af fx uddybende oplysninger fra leverandøren, inden fakturaen kan bogføres/betales.

Forvaltningen har på den baggrund udarbejdet en handleplan og oversendt denne til Økonomiforvaltningen med forbehold for udvalgets godkendelse.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager revisionsrapporten (bilag 1) og forvaltningens udkast til handleplan (bilag 2) til efterretning.

Problemstilling

Deloitte har efter normal procedure udarbejdet en revisionsrapport om regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller for 2020 (Vedlagt som bilag 1).

Deloitte konstaterer, at der vedrørende den løbende fakturahåndtering er sket en forbedring i forhold til tidligere år. Revisionen finder det utilfredsstillende at Københavns Kommune ved årsregnskab 2019 havde for 235 mio. kr. ubehandlede fakturaer, som burde have været med i årsregnskab 2019. Dertil kommer at det som følge af covid-19 er besluttet at fremrykke betalingen af fakturaer, så der er et minimum af forfaldne fakturaer. Denne målsætning er ikke nået, og effekten af den fremrykkede betaling kunne være øget med 186 mio. kr.

Alle forvaltninger er blevet bedt om at udarbejde en handleplan til håndtering af fakturapuljen.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet en handleplan for håndteringen af fakturapuljen. Handleplanen er oversendt til Økonomiforvaltningen med forbehold for udvalgets godkendelse (vedlagt som bilag 2). Forvaltningens handleplan indeholder ikke nye initiativer, idet de allerede igangsatte initiativer beskrevet nedenfor, forventes at kunne holde fakturapuljen på et minimum.

Fakturabehandlingen i BIF er centraliseret, og den centrale regnskabsfunktion har fokus på tæt produktionsstyring, så puljen holdes nede, og fakturaer behandles hurtigst muligt. Udfordringerne handler især om, at antallet af nye fakturaer stiger kraftigt i ugen omkring månedsskifte, dels at mange fakturaer i BIF dækker over indkøb af tjenesteydelser (bl.a. aktiveringsforløb), som kræver afklaring førend betalingen kan gennemføres. Fakturaer skal ekspederes hurtigst muligt, men samtidig er det vigtigt, at fakturabetalingen sker på et korrekt og fyldestgørende grundlag, som i nogle tilfælde indebærer en dialog med modtager og/eller leverandør, der kan forsinke godkendelsesprocessen.

Indsatsen omfatter daglige opfølgningslister (KS-Opfølgningsrapporten), så fakturaer der nærmer sig forfaldsdato ikke overses og bliver behandlet indenfor fristen. Endvidere har forvaltningen i september måned idriftsat en robotløsning, der håndterer en stor andel af de mange lægefakturaer, der modtages i BIF. Dette frigiver ressourcer til at intensivere fakturahåndteringen frem mod årsafslutningen, så fakturapuljen reduceres.

I forhold til KK generelt ligger BIF pænt i forhold til fakturaer over 30 dage, idet BIF den 19.november 2020 har 38 fakturaer, som er mere end 30 dage gamle, hvilket udgør 2 pct. af den samlede mængde KK-fakturaer i denne del af puljen. Dette skal ses i sammenhæng med at BIF’s andel udgjorde 8 pct. af det samlede antal fakturaer, som KK modtog i 2019.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Udover fagudvalgene, skal revisionsrapporter (med markeringen rød) også forelægges ØU. Det sker snarest muligt.

Tanja Franck / Jeppe Bøgh Andersen