Evaluering af mødeledelse og betjening af udvalget

Resume

Udvalget skal med indstillingen evaluere på afviklingen af udvalgsmøder og betjeningen af udvalget. Inputtet fra mødet skal desuden bidrage med erfaringer og læringspunkter til onboardingen af det nye udvalg, som tiltræder 1. januar 2022.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget evaluerer på afviklingen af udvalgsmøderne i 2020-21 og drøfter forslag til den fremadrettede udvalgsbetjening i resten af valgperioden.

Problemstilling

Hvert år evalueres der på afviklingen af udvalgsmøderne samt på den generelle sekretariatsbetjening af udvalget.

De fleste af udvalgets møder i 2021 er afholdt via Teams. Udvalgets budgetseminar blev afholdt i Hovedkassen. Udvalgets fysiske mødeaktivitet blev genoptaget med udvalgsmødet d. 31. maj 2021, som blev afholdt hos Demokrati Garage.

Løsning

Formålet med drøftelsen er at evaluere på afviklingen af udvalgsmøderne og drøfte forventninger til den fremadrettede sekretariatsbetjening af udvalget. Drøftelsen skal bidrage med at overlevere erfaringer og læringspunkter til det nye udvalg, som tiltræder 1. januar 2022.

Forvaltningen foreslår, at udvalgets evaluering tager udgangspunkt i nedenstående fire temaer, der er de samme overordnede temaer som ved evalueringen fra 2019.

Tema 1: Mødeafholdelse

• Længden af diskussionerne i udvalget
• Brug af talerække
• Deltagelse fra forvaltningen i udvalgsmøderne
• Eksterne personers deltagelse og foretræde for udvalget

Tema 2: Praktisk  

• Mødekadence og mødetidspunkt
• Forplejning
• Mødested - bør der fx afholdes flere/færre møder væk fra Rådhuset
• Besøg - skal der være flere/færre besøg ifb. udvalgsmøderne

Tema 3: Den generelle sekretariatsbetjening af udvalget

• Onboarding til beskæftigelses- og integrationsområdet
• Politikerspørgsmål
• Budgetønsker
• Kommunikation med sekretariatet
• BIU-portalen
• Mundtlige orienteringer
• Vejledning
• ·Øvrig bistand

Tema 4: Mødemateriale

• Længde af dagsordner
• Indstillingernes faglighed og pædagogiske kvalitet
• Fremlæggelse af indstillingerne på mødet.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Direktions- og udvalgssekretariatet går videre med udvalgets de bemærkninger udvalget afgiver i forbindelse med drøftelsen.