Status på digitaliseringsstrategien

Resumé 

På udvalgsmødet den 25. januar 2021 blev Beskæftigelses- og Integrationsudvalget senest orienteret om status på forvaltningens digitaliseringsstrategi. Forvaltningen giver her en opdatering på arbejdet med strategien og en orientering om status på arbejdet med monopolbruddet og andre store it-anskaffelser i BIF. Af redegørelsen fremgår det, at forvaltningens projekter overordnet forløber planmæssigt og er i fremdrift.

Indstilling

Forvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager status på digitalisering i BIF til efterretning.

Problemstilling

Digitaliseringsstrategien peger på tre retninger, hvor digitalisering skal gøre forvaltningen i stand til at skabe øget værdi for borgere og virksomheder. De tre retninger omtales som målbilleder og opsummerer de gevinster, som strategien skal skabe.

De tre målbilleder er:

• Vi skal træffe gode beslutninger (målbillede A)
• Vi skal interagere bedre med borgeren (målbillede B)
• Vi skal gøre det hele mere effektivt (målbillede C)

Forvaltningen har iværksat flere projekter, der har udgangspunkt i digitaliseringsstrategiens målbilleder. Udover de projekter, der følger af digitaliseringsstrategien, har forvaltningen stadig ét igangværende projekt relateret til monopolbruddet, der omhandler afskaffelsen af KMD’s monopol på it-systemer, der er nødvendige for udbetaling af ydelser til borgerne. Endelig arbejder forvaltningen med to store implementeringsprojekter, der er en del af den løbende vedligeholdelse af forvaltnings IT-systemer.

Nedenfor gennemgås status på alle projekterne, både dem der følger af digitaliseringsstrategien, det der udspringer af monopolbruddet og de øvrige store IT-anskaffelser i BIF. Derefter vil der gives en kort status på arbejdet med kommende projekter i forbindelse med den nye governance for håndtering af nye IT-projekter. Endelig vil der gives en kort beskrivelse af de projekter, der er afsluttede og overgået til drift indenfor det seneste år.

Løsning

Status på projekter relateret til Digitaliseringsstrategien

Der er overordnet en god fremdrift i de af forvaltningens projekter, der relaterer sig til digitaliseringsstrategien. Digitaliseringsstrategien realiseres ved at gennemføre en række projekter, der hver især bidrager til at løfte et af digitaliseringsstrategiens tre målbilleder. Bilag 1 viser en oversigt over de projekter, der er knyttet til digitaliseringsstrategien.

Målrettede beskæftigelsesindsatser til ledige borgere – målbillede A

Projektet er et tværkommunalt signaturprojekt, der har til formål at undersøge muligheden for at give sagsbehandleren et intelligent understøttende værktøj til at anbefale en individuel og målrettet beskæftigelsesindsats. Formålet er at nedbringe ledighedsperioden, mindske langtidsledighed og øge tilfredsheden med indsatsen hos de ledige. Projektet undersøger også forudsætninger for udvikling af en fælles platform til deling af algoritmer på beskæftigelsesområdet.

Projektet er forankret i Odense Kommune som er projektejer, mens Københavns Kommune indgår som projektdeltager.

Status på projektet

BIF har bidraget med erfaringer fra andre projekter i kommunen om match.

Borgerblikket – målbillede B

Alle kommuner skal give den enkelte borger et digitalt overblik over relevante informationer om deres sag(er) og ydelser på tværs af den offentlige sektor via ”Mit Overblik” på borger.dk. Det blev aftalt i økonomiaftalen for 2020. Løsningen fremviser også udvalgt data fra bl.a. Udbetaling Danmark, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering og andre statslige myndigheder. KOMBIT er udvikler af Borgerblikket, og de enkelte kommuner er med til at implementere løsningen for deres borgere.

Status på projektet

Den 2. juni fik borgere i Københavns Kommune mulighed for via borger.dk at se udvalgte sager vedrørende ydelser, som er oprettet og/eller udbetalt efter den 1. december 2007. Næste skridt er at udvide sagsområdet, så sager i forbindelse med beskæftigelsesindsatsen også udstilles for borger. Dette vil ske i april 2022 i forbindelse med den nye kontrakt med FASIT.

Løsning til bedre kommunikationskanaler til og fra borgere – målbillede B

Projektet skal undersøge mulighederne for at styrke kommunikationen mellem jobcenter og borgere. Helt konkret testes to forskellige løsninger. Der testes en løsningen til sikker tovejskommunikation mellem beskæftigelseskonsulent og borger. For borgerne vil det være via en app, mens det for beskæftigelseskonsulenterne primært vil være via webadgang.

Derudover testes der også en løsning til udsendelse af servicebeskeder til borgere i jobcenteret. Konkret prøver projektet at understøtte forløbene ”praktik” og ”interne tilbud” (gennem forvaltningens selvbooking system Workforce Planner)

Projektets mål er at undersøge effekterne af at implementere bedre og mere tidssvarende løsninger til kommunikation og dialog. Projektet afprøves i Ungecenteret. Erfaringerne vil skabe grundlaget for, hvordan vi i fremtiden kan styrke vores kommunikationsmuligheder for både beskæftigelseskonsulenterne og borgerne.

Status på projektet

Projektet blev idriftsat den 1. november 2021. Projektet vil således teste løsningerne i seks måneder. De foreløbige erfaringer er gode, og medarbejderne ser et stort potentiale og bidrager aktivt i afprøvningen.

Intelligent understøttelse af rehabiliteringsmøder på Jobcenter København – målbillede C

Projektets formål er at give et bedre overblik over sagsbehandlingen af udsatte borgere. Projektet skal udvikle digitale værktøjer som fx softwarerobotter (RPA) til at optimere sagsgangene omkring rehabiliteringsmøder og understøtte den manuelle sagsbehandling og registrering, der er knyttet til klargøring af borgers sag til møderne.

Status på projektet

Projektet går snart ind i næste fase, hvor udviklingen af løsninger vil påbegyndes.

Fremfinding af lægeakter (tidligere effektivisering af samtaleforberedelse til sygedagpengeområdet) – Målbillede C

Formålet med projektet er gennem automatisering af manuel sagsbehandling at effektivisere og højne kvaliteten i sagsbehandlingen for udsatte borgere. Projektets løsning er idriftsat.

Status på projektet:

Projektets løsning er sat i drift.

Status på KY-projektet relateret til ”Monopolbruddet”

Ud over projekterne, som realiserer digitaliseringsstrategien, er der også gennemført en række projekter som led i Monopolbruddet. Monopolbruddet drives af KOMBIT, som ejes af KL. Af igangværende projekter relateret til Monopolbruddet findes projektet ’Kommunernes ydelsessystem – KY’.

Kommunernes ydelsessystem - KY

KY afløser KMD Aktiv med en fælleskommunal it-løsning til forvaltning af forsørgelsesydelser og tilskudsordninger. Løsningen skal understøtte korrekte og rettidige udbetalinger af forsørgelsesydelser på kontanthjælpsområdet, herunder brugervenlig og effektiv it-understøttelse af de kommunale arbejdsgange på området.

Status på projektet:
Ydelsesservice ibrugtog mandag den 4. oktober 2021 det nye fagsystem Kommunernes Ydelsessystem. Konverteringen af sagerne fra det tidligere udbetalingssystem samt første månedsudbetaling er forløbet planmæssigt, og systemet er nu i drift.

Status på andre store IT-anskaffelser i BIF

Implementering af ny Fasit

BIF anvender i dag et beskæftigelsessystem, Fasit, som det centrale it-system for forvaltningens aktiviteter. Det anvendes dagligt af ca. 1.800 medarbejdere i BIF i alle centre og i flere fagkontorer. Beskæftigelsessystemet har været i EU-udbud og en ny version skal nu implementeres.

Dette projekt har til formål at implementere det nye Fasit.

Status på projektet

Projektet forløber planmæssigt, og det forventes, at Ny Fasit er implementeret i april 2022.

Implementering af Leverandørplatformen

Leverandørplatformen er et system i BIF, der bruges til administration af de forløb, hvor borgere sendes i aktivering hos eksterne leverandører. I Leverandørplatformen styres godkendelse eller afvisning af forløb hos den eksterne leverandør, samt registrering af borgers fravær, udfyldt progressionsrapport samt styring og beregning og fakturering af vederlag til leverandørerne. Systemet forventes at have ca. 1.600 brugere, primært eksterne.

Status på projektet

Projektet er påbegyndt overtagelsesprøven og følger tidsplanen, hvor det forventes, at systemet idriftsættes 1. februar 2022.

Status på arbejdet med kommende projekter

Der arbejdes aktuelt med at kvalificere en række forslag til nye projekter. Fælles for disse projekter er, at de hver især bidrager til at løfte digitaliseringsstrategiens målbilleder. Nogle af forslagene kan indgå i forvaltningens arbejde med effektiviseringer og i forvaltningens automatiseringsstrategi.

Status på afsluttede projekter

Bedre match mellem ledige borgere og virksomheder – Målbillede B

Projektet var et tværkommunalt signaturprojekt, der havde til formål at give offentlige organisationer og medarbejdere et indblik i, hvordan et redskab med kunstig intelligens kan bruges i arbejdet med jobmatch. Projektet udarbejdede en hvidbog, der har samlet erfaringer, råd og opmærksomhedspunkter i arbejdet med kunstig intelligens på beskæftigelsesområdet.

I Q1 2021 blev projektet afsluttet med en workshop, hvor projektet præsenterede læringspunkter og resultater, samt hvidbogen, for alle landets interesserede kommuner.

Sags- og Partsoverblikket - SAPA

Dette projekt var en del af monopolbruddet, der omhandler afskaffelsen af KMD’s monopol på it-løsninger.  SAPA-løsningen har afløst KMD Sag og givet sagsbehandlerne en moderne og tidssvarende it-løsning til udstilling af data fra andre forvaltningers fagsystemer. SAPA er et centralt, dagligt værktøj i den kommunale sagsbehandling, som bidrager til en helhedsorienteret og professionel sagsbehandling.

Den 23. marts blev SAPA implementeret i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Projektet er derfor lukket og overgået til drift. Tilbagemeldingen fra de medarbejdere, der har taget løsningen i brug, er positive.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Beskæftigelses- og integrationsudvalget vil fremadrettet blive forelagt en status på digitalisering i BIF hvert halve år. Næste gang, udvalget forelægges sagen, er således i juni 2022.

Ved denne status vil forvaltningens nye projekter ligeledes adresseres. Disse projekter udvælges i januar 2022 med henblik på overførselssagen.

 

Line Nørbæk / Jeppe Bøgh Andersen