Revisionsberetningerne for 2015

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender vedlagte udkast (Bilag 4) til svar til Økonomiudvalget vedrørende revisionsberetningerne for 2015.

Problemstilling

Økonomiudvalget har med frist 16. august 2016 efter normal procedure udbedt sig Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets bemærkninger til revisionsberetningerne for 2015 (vedlagt som bilag 1 og 2) på de områder, der vedrører udvalget.

Revisionsrapporten (bilag 3), der redegør for revisionen i løbet af året, skal ifølge retningslinjerne forelægges udvalget. Eftersom alle væsentlige forhold anført i revisionsrapporten er indeholdt i revisionsberetningen på det beskæftigelsesrettede område, omtales i det følgende alene revisionens bemærkninger i revisionsberetningerne.

Løsning

Der er 2 revisionsberetninger – en vedrørende årsregnskabet og en vedrørende det beskæftigelsesrettede område.

Årsregnskabet

Vedrørende årsregnskabet afgives der i alt 16 revisionsbemærkninger i Københavns Kommune. En underbemærkning vedrørende balanceposter er rettet mod Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Revisionsbemærkningen vedrører at forvaltningen har indtægtsført indtægter fra projekter i 2015, hvor revisionen finder det korrekt hvis der var indtægtsført i 2016 og beløbene korrigeret i overførselssagen. Forvaltningen har fulgt sin hidtidige og mangeårige praksis på området, men tilretter nu denne i overensstemmelse med revisionens anvisninger.

Udover denne bemærkning, er der en revisionsbemærkning, der er rettet til alle forvaltninger og dermed også Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

Revisionen skriver til alle forvaltninger (afsnit 2.1.8.3), at bogføring ikke i alle tilfælde sker i overensstemmelse med god bogføringsskik (konteringsteksten er ikke altid tilstrækkelig sigende og postering ikke altid dokumenteret med bilag).

Koncernservice gennemfører allerede ledelsestilsyn på områderne, og forvaltningens bogholderi følger op på posteringer med fejl, der udtrækkes i dette tilsyn. I forvaltningens eget økonomiske ledelsestilsyn kontrolleres derudover allerede for, hvorvidt posteringerne er dokumenteret med bilag og fremover vil ledelsestilsynet også omfatte konteringsteksten, samtidig med at forholdet vil blive indskærpet over for de medarbejdere, der bogfører.

Det beskæftigelsesrettede område

På det beskæftigelsesrettede område er Deloittes overordnede konklusion:

Baseret på den samlede revision, som væsentligst omfatter forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling, er det vores opfattelse, at de områder, der henhører under ministerierne, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler, således at kommunen i al væsentlighed er berettiget til de beløb, der fremgår af de årlige refusions- og tilskudsopgørelser. Revisionen har givet anledning til revisionsbemærkninger og kommentarer, hvor enkelte har været så væsentlige, at det har været nødvendigt at modificere de afgivne revisionserklæringer, jf. nedenfor

Deloitte afgiver vedrørende 2015 3 revisionsbemærkninger på udvalgets område.

1. Sygedagpengeområdet

I gennemgangen for 2015, og i lighed med observationer fra forvaltningens eget ledelsestilsyn på området, har Deloitte konstateret væsentlige fejl og mangler i sagsbehandlingen på området. Det bemærkes, at der i 2012 var en anbefaling om et kvalitetsmæssigt løft i sagsbehandlingen.

Fejlene vedrører primært;

• Manglende løbende vurdering af borgerens uarbejdsdygtighed (§7)

• Manglende arbejdsgiverkontakt

• Mangelfuld opfølgning på indsatser og aktiviteter

Bl.a. på baggrund af resultaterne af forvaltningens ledelsestilsyn igangsatte forvaltningen i starten af 2016 en handleplan der skal sikre, at sagsbehandlingen lever op til lovgivningen om at:

• Vurdere om den sygemeldte er uarbejdsdygtig ved hver samtale

• Kontakte arbejdsgiver ved første samtale

• Vurdere om den sygemeldte forsat har ret til sygedagpenge efter 22 uger på sygedagpenge

• Partshøre sygemeldte, når der træffes en afgørelse i deres sag

• Forelægge den sygemeldtes sag for et rehabiliteringsteam indenfor 4 uger efter overgangen til jobafklaringsforløb

• Udarbejde indsatsplan for den sygemeldte i forlængelse af rehabiliteringsteammødet

Handleplanen er opdelt i to ens faser. Første fase er gennemført og anden fase er færdig d. 24. juni.

I hver af de to faser udtrækker afdelingscheferne mindst 3 sager for hver medarbejder, og gennemgår dem med den enkelte medarbejder. På den baggrund indgås der individuelle aftaler med sagsbehandlerne om, hvilke dele af deres sagsbehandling de skal arbejde med at forbedre.

Første fase blev gennemført i marts-april måned og viser, at der allerede er sket en forbedring i forhold til den kvalitetsopfølgning, som forvaltningen gennemførte i december 2015. Resultaterne fra første opfølgning, som blev foretaget i april viser fx, at:

1. Korrekt vurdering af uarbejdsdygtighed ved samtlige samtaler er steget fra i 47 procent til 66 procent af de gennemgåede sager.

2. Korrekt og rettidig vurdering af om den sygemeldte forsat har ret til sygedagpenge er steget fra i 38 procent til 83 procent af de gennemgåede sager.

3. Korrekt partshøring er steget fra i 56 til 80 procent af de gennemgåede sager.

I forbindelse med 1. opfølgning har fagdirektøren indgået aftaler med de enkelte afdelingsledere og jobcentrechefer om, hvordan kvaliteten i sagsbehandlingen på områderne forbedres via andre initiativer. Der er blandt andet iværksat intern og ekstern undervisning indenfor områderne, værksteder for udarbejdelse af forberedende planer og gennemførsel af arbejdsgiverkontakt samt udarbejdet skabelon til vurdering af uarbejdsdygtighed.

Anden opfølgning er endnu ikke afsluttet, og forvaltningen kan derfor endnu ikke vurdere den fulde effekt af handleplanen. Forvaltningen vurderer dog, at første opfølgning og efterfølgende initiativer har ført til et betydeligt kompetenceløft blandt sagsbehandlerne i forhold til de fem fokusområder.

I august måned udarbejdes en kvalitetsopfølgning, hvor målet i handleplanen er, at centrene har korrekt sagsbehandling på de fem fokusområder. På baggrund af resultaterne indgås der aftale om fremtidig opfølgning og initiativer. Det er forvaltningens forventning, at der i efteråret 2016 er sket en væsentlig forbedring af kvaliteten af sagsbehandlingen på området.

2. Jobafklaringsforløb

Deloitte anfører, at man har konstateret væsentlige fejl og mangler i sagsbehandlingen på området.

Fejlene vedrører primært;

• Manglende løbende vurdering af uarbejdsdygtighed på grund af egen sygdom

• At der i flere sager er gået mere end 8 måneder efter overgangen til jobafklaringsforløb før der er igangsat udarbejdelse af rehabiliteringsplanens forberedende del

• At der ikke sker overholdelse af tidsfristen på 4 uger for møde i rehabiliteringsteamet efter skiftet til jobafklaringsforløb

Jobafklaringsforløb er en relativ ny aktivitet og en del af reformen på sygedagpengeområdet, der trådte i kraft 1.7 2014. 

Ovennævnte handleplan på sygedagpengeområdet omfatter også jobafklaringsforløb. På den baggrund er det forvaltningens forventning, at der i efteråret 2016 også på dette område er sket en væsentlig forbedring af kvaliteten af sagsbehandlingen.

3. Ressourceforløb

Vedrørende ressourceforløb sker der ikke opfølgning i det omfang, lovgivningen foreskriver, hvorved der er risiko for, at ressourceforløbene bliver unødvendig lange.

Ressourceforløb er ligesom jobafklaring en relativ ny aktivitet. Derfor er antallet af borgere i ressourceforløb omtrent tredoblet i løbet af 2015 og starten af 2016. Antallet af borgere i ressourceforløb er steget fra 698 i januar 2015 til 1.852 i maj 2016.

Den bratte stigning af antallet af borgere i ressourceforløb har været en udfordring for forvaltningen. På den baggrund er der i såvel 2015 og 2016 af flere omgange tilført flere ressourcer til området. Ultimo 2015 igangsatte forvaltningen en handleplan med fokus på at øge antallet af samtaler pr. sagsbehandler. Hver sagsbehandler skal gennemføre 11 samtaler pr. uge for at overholde lovgivningens krav til samtalerettidigheden. Antallet af samtaler pr. sagsbehandler er steget løbende siden januar og målet med 11 samtaler nås i juli 2016 med de nuværende medarbejdere.

Det er lykkedes at forbedre rettidigheden markant i løbet af 2016. I den resterende del af 2016 vil der forsat være fokus på, at øge antallet af samtaler pr sagsbehandler, således at rettidigheden i november 2016 vil være 90 pct. I perioden juli til august bliver der ansat otte nye medarbejdere, der skal styrke rettidigheden i sagsbehandlingen.

Opfølgning på tidligere års revisionsbemærkninger.

I revisionsberetningen for 2014 fik forvaltningen 4 revisionsbemærkninger, som vedrørte jobrotation, gensidig forsørgerpligt, revaliderings-, og løntilskudsområdet. Deloitte anser nu de 3 for afsluttet, mens bemærkningen vedrørende jobrotation afventer Beskæftigelsesministeriets behandling af forvaltningens klage. Der henvises i øvrigt til dagsordenens punkt. 7, hvor Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse for 2014 behandles.

Økonomi

De konkrete sager, hvor Deloitte har fundet fejl med refusionsmæssig betydning er berigtiget. Disse berigtigelsesbeløb udgør ca. 100.000 kr. i alt og berigtigelserne er sket over bevillingen efterspørgselsstyrede overførsler, hvor forvaltningens samlede nettobudget i 2016 udgør ca. 5,9 mia. kr.

På Deloittes foranledning er der på bevillingen efterspørgselsstyret indsats omkonteret ca. 1,1 mio. kr. fra et område med driftsloft til et område uden driftsloft. Dette betyder, at forvaltningens budget til efterspørgselsstyret indsats i 2016 som følge heraf øges med 0,55 mio. kr. Nettobudgettet vedrørende efterspørgselsstyret indsats er i 2016 på ca. 610 mio. kr.

Videre proces

Økonomiudvalget oversender udvalgenes besvarelser til Revisionsudvalget den 25. august 2016.  Økonomiudvalget behandler revisions­betænkningen den 27. september 2016 og den 13. oktober 2016 behandler Borger­repræsentationen revisionsbetænkningen og godkender endeligt regnskab 2015.

Økonomiudvalget behandler revisionsrapporten den 16. august 2016.

Bjarne Winge / Jacob Zeberg Eberholst