Status på forlænget sagsbehandlingstid på kontant-, uddannelseshjælp og integrationsydelse

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller:

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager forvaltningens orientering om udviklingen i sagsbehandlingstiderne på kontant-, uddannelseshjælp og integrationsydelse til efterretning.

    

Problemstilling

Socialistisk Folkeparti (SF) har den 2. december 2016 bedt Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen om at få en status på udviklingen i sagsbehandlingstider på hhv. kontant-, uddannelseshjælp og integrationsydelse på udvalgsmødet den 12. december 2016.

Dette notat redegør for udviklingen i sagsbehandlingstider på nyansøgninger.

Løsning

Nøgletal

For at kunne leve op til BIUs beslutning om at træffe afgørelser i 80 pct. af nyansøgningerne indenfor 3 uger kan Ydelsesservice have en beholdning på cirka 800-900 ansøgninger i proces svarende til det gennemsnitlige indtag over tre uger.

Den 22. november var der 1.258 ansøgninger om kontanthjælp, uddannelseshjælp og integrationsydelse (som oplyst i svar til Ulrik Kohl den 25. november), og den 6. december 2016 er der 1.197 ansøgninger.

Tabel 1 viser den gennemsnitlige varighed for behandling af nyansøgninger, mens tabel 2 viser udviklingen i sagsbehandlingstiden for nyansøgninger i uge 46 og uge 48.

Tabel 1: Den gennemsnitlige varighed i dage i uge 46 og 48 opgjort på ydelsestyper

Tabel 2: Udviklingen i sagsbehandlingstiden for nyansøgninger i uge 46 og uge 48

Kilde: Ydelsesservice København                                                      ¨                                              Anm: Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid afspejler både de afgørelser, der træffes indenfor kort tid, og de afgørelser der træffes på det foreliggende grundlag efter længere tid, hvor borger ikke har reageret.

Status på indsatsen i uge 48 og uge 49

I uge 48 har Ydelsesservice behandlet 20 pct. færre nyansøgninger end normalt. Dette skyldes dels implementering af et nyt sagsstyringssystem (se nedenfor), dels at Ydelsesservice har været nødsaget til at prioritere medarbejderressourcer til integrationsydelsesområdet på baggrund af borgerhenvendelser om genberegninger som følge af Integrationsministerens udmelding den 24. november 2016 om en ny fortolkning af integrationsydelsen i forhold til danske statsborgere.

I uge 49 forventes der igen at blive truffet afgørelser, så der sket en væsentlig reduktion i beholdningen jf. nedenfor

Iværksatte aktiviteter der skal reducere sagsbehandlingstiden

Status på igangsatte initiativer (jf. bilag 1), som skal reducere sagsbehandlingstiden, er følgende:

Flere medarbejdere skal behandle nyansøgninger

• Der opslåes to stillinger til nyansøgningsområdet

• Der er yderligere indkaldt to eksterne vikarer til samtale i denne uge

• Erfarende sagsbehandlere, som pt. sidder på andre områder, er udlånt til nyansøgningsområdet

Styringsmæssige initiativer

 Der er igangsat en række initiativer, der skal bidrage til at forkorte sagsbehandlingstiden på nyansøgninger.

(1) Implementering af et nyt sagsstyringssystem

 Ydelsesservice har implementeret et nyt sagsstyringssystem, som har været under udvikling henover efteråret. Systemet forventes at:  

- styrke det eksisterende overblik over status på nyansøgninger samt status på sagernes flow, herunder over partshøringsperioden.

- der sker en skriftlig underretning af borgere ved overskridelse af sagsbehandlingsfristen jf. retsikkerhedslovens § 3 stk. 2, idet systemet understøtter, at Ydelsesservice får udsendt underretningsbreve rettidig.

(2) Omlægning af eksisterende arbejdsgange

 Sagsbehandlingsprocessen er blevet opdelt i hhv. partshøring og afgørelse. Den ændrede arbejdsgang skal sikre en tidlig opstart af sagsbehandlingsprocessen samt standardise en række delprocesser, som nye og mindre erfarende sagsbehandlere kan varetage, så de eksisterende medarbejderressourcer udnyttes optimalt.

(3) Automatisering af arbejdsopgaver ved hjælp af en ”hotkey”

I uge 48 implementeres et hjælperedskab, der har været under udvikling henover efteråret. Hjælperedskabet vil automatisere en række manuelle systemopslag, og vil bidrage til, at Ydelsesservice får et hurtigere overblik over, hvad der mangler dokumentation for, og/eller hvad borgere skal partshøres om.

Nyt estimat for hvornår Ydelsesservice kan opnå normal drift

Forvaltningen oplyste efter udvalgsmødet den 21. november, at Ydelsesservice forventer at opnå normal drift på sagsbehandlingstiden på nyansøgninger til kontant-, uddannelseshjælp og integrationsydelse efter 6-8 uger, dvs. senest 14. januar 2017.

Ydelsesservices meropgave i forbindelse med integrationsydelsen (jf. notat af 5. december 2016: Ny fortolkning af integrationsydelsen – skøn for ressourcetrækket i Ydelsesservice) betyder, at Ydelsesservice nu først forventer at opnå normal drift med 3 ugers sagsbehandlingstid i 80 pct. af sagerne ved udgangen af januar 2017.