Sammenlægning af Kontaktcentret og Jobcenter Københavns Callcenter (Fællesindstilling)

Det er i budget 2013 besluttet, at Jobcenter Københavns Callcenter under Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen pr. 1. januar 2013 overflyttes til Københavns Borgerservice.

Økonomiforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget og Beskæftigelses- og Integrationsudvalget anbefaler over for Borgerrepræsentationen,

1. At der til driften af callcenteropgaven i 2013 og frem foretages en varig omplacering af 15.353 t. kr. (2013 p/l) til Økonomiudvalgets bevilling, Københavns Borgerservice, service, funktion 6.45.53.1 fra Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets bevilling, Beskæftigelsesindsats, funktion 6.45.53.1.

Som led i kommunens strategi om færre indgange, er det med vedtagelsen af Citizen.2015 pakken i budget 2013 besluttet at sammenlægge Jobcenter Københavns (JCK) Callcenter under Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen med Kontaktcentret i Københavns Borgerservice (KBS).

Ved at udnytte de mulige synergieffekter opnås der er en årlig besparelse i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen på 1.000 t.kr. Synergieffekterne ligger blandt andet i planlægningen af opgaveudførslen.

Denne indstilling omhandler overflytning af driftsmidler fra Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) til Økonomiforvaltningen (ØKF).

Ud over Kontaktcentret, der varetager den centrale telefoniopgave i kommunen, eksisterer der flere selvstændige callcentre i kommunen. Disse anvender forskellig IT-understøttelse og har forskellige procedurer. En centralisering af callcenteropgaverne vil generelt kunne bidrage til en mere sammenhængende service for kommunens borgere og en mere effektiv drift.

Sammenlægningen af JCKs Callcenter og Kontaktcentret understøtter denne proces mod en mere sammenhængende telefonbetjening. KBS varetager i forvejen den centrale telefoniopgave for en række af kommunens øvrige forvaltninger, og har derfor indgående erfaring med denne opgave. Kontaktcentret benytter før sammenlægningen 80 medarbejdere til at løfte denne opgave.

Ved sammenlægningen overføres 33 årsværk fra JCKs Callcenter til KBS Kontaktcenter.  Kontaktcentret vil fremadrettet varetage en række myndighedsopgaver på beskæftigelsesområdet, herunder vurdering af behovet for sygeopfølgning, når kontanthjælpsmodtagere aflyser aftaler i jobcentret. De overførte opgaver er konkretiseret i en samarbejdsaftale, der indgås på det administrative niveau. Der overflyttes ikke myndighedsansvar mellem udvalgene, og opgaverne vil efter overflytningen stadig henhøre under BIUs ansvarsområde.

Borgerne vil ikke opleve ændringer i den måde, de fremover kan kontakte JCK. Henvendelser vil ske gennem det nuværende callcentertelefonnummer, og ikke gennem kommunens hovednummer. Det specifikke serviceniveau aftales i forbindelse med samarbejdsaftalen, og har til formål at sikre servicen overfor borgerne, der som minimum skal fastholdes på det nuværende niveau, samt fastholde korrektheden i myndighedsafgørelserne. Samtidigt beskriver samarbejdsaftalen snitfladerne mellem Kontaktcentret og JCK, således det sikres, at enhederne gensidigt understøtter hinandens opgavevaretagelse og servicemål.

Herudover skal samarbejdsaftalen give mulighed for, at medarbejderne i det kommende beskæftigelsesteam i Kontaktcentret fortsat har adgang til BIFs kompetenceudviklingstilbud og diverse vidensfora. Dette for at sikre, at medarbejderne fortsat kan udvikle og fastholde de beskæftigelsesfaglige kompetencer, som er nødvendige for at yde en effektiv og faglig korrekt service til borgerne.

Kontaktcentret har gode erfaringer med at drifte specialindsatser, som det vil være tilfældet på beskæftigelsesindsatsen, og har en høj besvarelses- og afklaringsprocent i disse specialindsatser. Kontaktcentrets store erfaring med denne type opgaver betyder blandt andet, at der kan opnås synergieffekter i driften af opgaven. KBS har blandt andet systemer og viden til, ved at analysere det historiske opkaldsmønster, at udarbejde prognoser for fremtidige opkald, således der kan planlægges en fleksibel og effektiv bemanding.

Der foretages efter 2 år en administrativ evaluering, og på den baggrund tages stilling til evt. justeringer i grundlaget for samarbejdet, herunder muligheder for at tilbageføre Callcentret til BIF. Driften vil løbende blive fulgt af en følgegruppe repræsenteret af deltagere fra de to forvaltninger.

Til varetagelse af JCK’s callcenteropgaver overflyttes der 33 årsværk med tilsvarende lønsum fra BIF til ØKF. Derudover overflyttes der ressourcer til ordinær drift samt supplerende ressourcer til IT-systemer, administration, afregninger til KoncernService og andre supplerende driftsomkostninger. Til finansiering af driften i 2013 og frem omplaceres i alt 15.353 t. kr. fra BIF til ØKF. Funktionsfordelingen fremgår af nedenstående tabel. Der overføres ressourcer svarende til de ressourcer der er anvendt på JCKs callcenteropgaver i BIF, fratrukket 1 mio. kr. i effektiviseringsprovenu, hvilket svarer til omkring 6 pct.

 

 

Tabel 1. Udgifter til drift af Callcentret

1.000 kr. 2013 pl
Løn	11.963
Overhead	2.939
Ordinær drift	451
I alt	15.353

 

Indstillingen behandles i BIU og ØU inden den behandles i BR, jf. nedenstående tabel 2.

Tabel 2. Udvalgsbehandling af indstillingen

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget	12. november 2012
Økonomiudvalget	27. november 2012
Borgerrepræsentationen	13. december 2012

Samarbejdsaftalen aftales frem mod årsskiftet. BIF udarbejder primo 2013 et kort orienteringsnotat til BIU vedrørende aftalens indhold.

Claus Juhl                                                 / Morten Binder

 A, F, B havde følgende protokolbemærkning:

Socialdemokraterne, SF, Radikale Venstre  forventer at opgaveflytningen til KBS ikke vil få betydning for, at der fortsat leveres god og rettidig service til borgerne og med samme kvalitet og omfang som på nuværende tidspunkt. Det forventes heller ikke at få indflydelse på medarbejdernes efteruddannelsesmuligheder. Såfremt kvaliteten af ydelsen falder mærkbart skal der være mulighed for at genforhandle kontrakterne. Og udvalget skal løbende holdes orienteret om opgaveløsningen.


Ø havde følgende protokolbemærkning:

Enhedslisten mener ikke at sagen er tilstrækkeligt oplyst og stemmer derfor i mod indstillingen.


O havde følgende protokol bemærkning:

Dansk Folkeparti støtter den oprindelige indstilling.


Der blev stillet 3 ændringsforslag til indstillingen.


1. Ø havde følgende ændringsforslag til indstillingen:

Sagen udsættes med henblik på at forvaltningen vender tilbage til udvalget

- et forslag til samarbejdsaftalen.
- en oversigt over hvordan den politiske opfølgning kan foregå.
- en redegørelse for hvordan politiske ansvar placeres, samt hvilke handlemuligheder BIU har, såfremt der er utilfredshed med myndighedsudøvelsen.

Der var afstemning om ændringsforslaget:

Liste	For	Imod	Undlod
A		X
B		X
F			X
O		X
U2, Signe Goldmann	X
Ø	X
I alt	2	5	1

Ændringsforslaget blev dermed forkastet.


2. A, F og B stillede følgende ændringsforslag til indstillingen og dermed forslag om at tilføje følgende beslutningspunkt til indstillingen:

at samarbejdsaftalen forelægges udvalgene til godkendelse. Samarbejdsaftalen skal indeholde et afsnit om den politiske opfølgning på aftalen, herunder mulighederne for at ophæve aftalen ved misligehold.

Der var afstemning om ænsdringsforslaget:

 

 

Liste	For	Imod	Undlod
A	X
B	X
F	X
O		X
U2, Signe Goldmann	X
Ø			X
I alt	6	1	1

Ændringsforslaget blev dermed vedtaget.


3. A stillede følgende ændringsforslag:

Ordet varigt slettes fra 1. beslutningspunkt.

Der var afstemning om ændringsforslaget:

Liste	For	Imod	Undlod
A	X
B	X
F			X
O		X
U2, Signe Goldmann			X
Ø			X
I alt	4	1	3

Ændringsforslaget blev hermed vedtaget.


Der var afstemning om den endelige indstilling med de vedtagede ændringsforslag nr. 2 og nr. 3:

Liste	For	Imod	Undlod
A	X
B	X
F	X
O			X
U2, Signe Goldmann			X
Ø		X
I alt	5	1	2

Indstillingen med ændringsforslag nr. 2 og 3 blev dermed godkendt.