Evaluering af afvikling af udvalgsmøder og udvalgsbetjening

Resumé

Udvalget skal med indstillingen evaluere på afviklingen af udvalgsmøder og betjeningen af udvalget.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget evaluerer på afviklingen af udvalgsmøderne i 2023

Problemstilling

Hvert år evalueres der på afviklingen af udvalgsmøderne samt på den generelle sekretariatsbetjening af udvalget.

Løsning

Formålet med drøftelsen er at evaluere på afviklingen af udvalgsmøderne og drøfte forventninger til den fremadrettede sekretariatsbetjening af udvalget.

Forvaltningen foreslår, at udvalgets evaluering tager udgangspunkt i nedenstående fire temaer, der er de samme overordnede temaer som ved evalueringen fra 2022.

Tema 1: Mødeafholdelse

• Længden af diskussionerne i udvalget
• Brug af talerække
• Deltagelse fra forvaltningen i udvalgsmøderne
• Eksterne personers deltagelse og foretræde for udvalget

Tema 2: Praktisk  

• Mødekadence og mødetidspunkt
• Forplejning
• Mødested - bør der fx afholdes flere/færre møder væk fra Rådhuset
• Besøg - skal der være flere/færre besøg ifb. udvalgsmøderne

Tema 3: Den generelle sekretariatsbetjening af udvalget

• Onboarding til beskæftigelses- og integrationsområdet
• Politikerspørgsmål
• Budgetønsker
• Kommunikation med sekretariatet
• Fredagsmail
• Mundtlige orienteringer
• Vejledning
• •Øvrig bistand

  Tema 4: Mødemateriale

• Længde af dagsordner
• Indstillingernes faglighed og pædagogiske kvalitet
• Fremlæggelse af indstillingerne på mødet.
• Introduktionen af bilag 1 om fagbegreber

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Politisk handlerum

Såfremt udvalget ønsker at ændre afviklingen af møderne, er det muligt her.

Videre proces

Ledelsessekretariatet går videre med udvalgets de bemærkninger udvalget afgiver ifb. drøftelsen.

Henrik Lund / Trine Korsgaard