Fastsættelse af sagsbehandlingsfrister for hjemviste eller ændrede sager fra Ankestyrelsen

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender forvaltningens interne sagsbehandlingsfrister for behandling af sager, som er blevet hjemvist eller ændret i Ankestyrelsen. Der henvises til beskrivelsen af sagsbehandlingsfristerne nedenfor.

Problemstilling

Borgerrådgiveren rettede i 2015 henvendelse til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen vedrørende sagsbehandlingstiden i sygedagpengesager, der er hjemvist eller ændret af Ankestyrelsen. Henvendelsen kom på baggrund af en mistanke om lange sagsbehandlingstider for sagerne.

Forvaltningen oplyste den 12. oktober 2015 Borgerrådgiveren om, at der ikke findes IT-understøttelse, der muliggør opfølgning på sagsbehandlingstiden for disse sager. Forvaltningen har derfor iværksat en manuel registrering af alle afgørelser fra Ankestyrelsen, og efterfølgende en løbende central opfølgning på sagsbehandlingstiden.

Forvaltningen har herudover ønsket fastsættelse af ambitiøse sagsbehandlingsfrister for disse sager, hvor borgeren ofte har ventet længe på en afgørelse. Sagsbehandlingsfristerne omfatter ikke kun sygedagpengeområdet men alle lovområder, hvor Ankestyrelsen er klageinstans.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal nu godkende de fastsatte sagsbehandlingsfrister.

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen er ikke forpligtet til at fastsætte sagsbehandlingsfrister for behandling af sager, som er hjemvist eller ændret i Ankestyrelsen, men er forpligtet til at behandle sagerne så hurtigt som muligt.

Forvaltningen har, på baggrund af en gennemgang af henholdsvis hjemviste og ændrede sager samt en analyse af sagsflowet, fastsat følgende interne sagsbehandlingsfrister: 

Sagsbehandlingsfristerne er differentieret efter kompleksiteten af den efterfølgende sagsbehandling, således at forvaltningen har en længere frist i sager, som kræver flere og/eller omfattende sagsbehandlingsskridt.

Hvis Ankestyrelsen fx ændrer kommunens afgørelse, skal der som oftest alene ske partshøring og træffes en ny afgørelse i sagen efterfølgende. Her er fristen fastsat til 3 uger.

Hvis Ankestyrelsen hjemviser kommunens afgørelse til fornyet behandling, afhænger sagsbehandlingen dels af, hvor kompliceret sagen er og dels af, hvorvidt sagen skal forelægges rehabiliteringsteamet. Her er sagsbehandlingstiden fastsat til henholdsvis 5, 8, 12 og 18 uger.

Sagsbehandlingstiden er længst i sager om ressourceforløb og fleksjob: I disse sager skal der  indhentes lægelige oplysninger på baggrund af en undersøgelse af borgeren, hvilket der kan være ventetid på. Der skal udarbejdes/opdateres rehabiliteringsplanens forberedende del og afholdes samtale med borger. Herudover skal sagen forelægges for rehabiliteringsteamet med efterfølgende indstilling, partshøring og afgørelse.

Der henvises til bilag 1 for en nærmere beskrivelse af baggrunden for fastsættelse af de konkrete frister. 

Der er en række faktorer, som kan påvirke sagsbehandlingstiden. Dette kan eksempelvis være lange svarfrister fra læge eller klinisk funktion, at borgeren udebliver fra samtale om rehabiliteringsplanens forberedende del eller fra rehabiliteringsteammødet, eller at mødet i rehabiliteringsteamet må udskydes, eksempelvis da partsrepræsentanten ikke kan deltage. Endvidere skal klinisk funktion have akterne 2 uger inden rehabiliteringsteam mødet.

Den almindelige sagsbehandlingsfrist for sager til rehabiliteringsteamet er 23 uger. Forvaltningen har vurderet, at det med et skærpet fokus og et særligt fast-track spor for disse sager vil være realistisk at behandle hjemviste sager, som skal forelægges rehabiliteringsteamet på 18 uger. Det skyldes dels, at der allerede foreligger en del oplysninger i sagen og dels, at Ankestyrelsen i en del tilfælde konkret vil have peget på hvilke sagsbehandlingsskridt, som skal ske før der kan træffes en ny afgørelse. 

Når forvaltningen modtager en sag fra Ankestyrelsen vil borgeren blive orienteret om den forventede sagsbehandlingstid.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen implementerer de nye sagsbehandlingsfrister og foretager løbende opfølgning på, at fristerne overholdes.

Forvaltningen orienterer endvidere Borgerrådgiveren om de fastsatte sagsbehandlingsfrister.

Birgitte Hansen     /     Michael Baunsgaard Schreiber

Indstillingen blev godkendt med bemærkning om, at der skal fastsættes en frist på, hvornår borger første gang kontaktes af forvaltningen samt at der udarbejdes en evaluering af sagsbehandlingsfristerne om et halvt år.