Evaluering af afvikling af udvalgsmøder og udvalgsbetjening

Resumé

Udvalget skal med indstillingen evaluere på afviklingen af udvalgsmøder og betjeningen af udvalget.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget evaluerer på afviklingen af udvalgsmøderne i 2018 og drøfter forslag til den fremadrettede udvalgsbetjening i resten af valgperioden.

Problemstilling

Hvert år evalueres der på afviklingen af udvalgsmøderne for at sikre, at møderne afvikles så godt og smidigt som muligt.

Udvalget drøftede på mødet den 12. november den nye arbejdsform. Det foreslås, at udvalget drøfter de øvrige aspekter af udvalgsmøderne samt betjeningen af udvalgsmedlemmerne.

Løsning

Formålet med drøftelsen er at evaluere på afviklingen af udvalgsmøderne og drøfte forventninger til den fremadrettede sekretariatsbetjening af udvalget.

Forvaltningen foreslår, at udvalgets evaluering tager udgangspunkt i nedenstående tre temaer. Det bemærkes, at udvalget under den årlige evaluering normalt drøfter temaet ”mødemateriale”, der blandt andet indeholder indstillingernes faglige og pædagogiske kvalitet samt fremlæggelse af indstillingerne på mødet. Da dette blev drøftet på udvalgsmødet den 12. november under punktet om den nye arbejdsform, indgår det ikke i denne indstilling.

Tema 1: Mødeafholdelse

• Længden af diskussionerne i udvalget
• Brug af talerække
• Deltagelse fra forvaltningen i udvalgsmøderne
• Afvikling af fællesmøder med andre udvalg, råd og lign.
• Eksterne personers deltagelse og foretræde for udvalget.

Tema 2: Praktisk   

• Mødekadence og mødetidspunkt
• Forplejning
• Mødested - bør der fx afholdes flere/færre møder væk fra Rådhuset
• Besøg - skal der være flere/færre besøg forud for udvalgsmøderne

Tema 3: Den generelle sekretariatsbetjening af udvalget

• Politikerspørgsmål
• Kommunikation med sekretariatet
• Vejledning
• Øvrig bistand

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

Forvaltningen går videre med de input, der er belyst under drøftelsen.

Tanja Franck/ Sofie Munk

Indstillingen blev drøftet.