Revisionsberetning vedr årsregnskabet 2019

Resumé

Sagen omhandler det samlede årsregnskab for Københavns kommune for 2019. Revisionen tager ikke forbehold for årsregnskabet.

Økonomiforvaltningen har efter normal procedure bedt om handleplaner i forhold til revisionsbemærkningerne, idet revisionsberetningen er et anliggende for Økonomiudvalget. Handleplanerne skal godkendes af fagudvalgene. Udvalget har med denne indstilling mulighed for at vurdere om de skitserede handleplaner forventes at rette fejlene og sikre at de ikke sker fremadrettet.

Vedrørende årsregnskabet er BIF blevet bedt om bidrag i forhold til 4 revisionsbemærkninger. Forvaltningen har udarbejdet udkast til handleplaner, der håndterer problemstillingerne.

Ekstern revisor deltager på udvalgsmødet under punktets behandling og fremlægger beretningen vedr. årsregnskabet, ligesom det er muligt for udvalget at stille revisionen uddybende spørgsmål.

Udover dette punkt om årsregnskabet behandles i et separat punkt på dagsordenen revisionen af det sociale- og beskæftigelsesrettede område for 2019.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender de 4 handleplaner jf. bilag 2.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen indkalder efter normal procedure forvaltningens handleplaner i forhold til de revisionsbemærkninger, der omhandler Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Økonomiforvaltningen har anmodet forvaltningen om 4 handleplaner. Revisionsbemærkningerne der følges op på her, går på tværs af flere forvaltninger/hele kommunen.

Eftersom deadline til Økonomiforvaltningen var den 27. juli er udkast til handleplanerne oversendt til ØKF med forbehold for udvalgets godkendelse. 

Løsning

Når revisionen konstaterer, hvad de ud fra en revisionsmæssig betragtning vurderer som væsentlige fejl eller mangler afgiver revisionen en revisionsbemærkning herom. Økonomiforvaltningen beder derefter udvalgene om handleplaner for, hvordan der kan rettes op de konstaterede mangler, herunder hvordan fejlene udgås fremadrettet. De fejl og mangler revisionen har vurderet som væsentlige i 2019 fremgår af revisionsberetningen. Udvalget har med denne indstilling mulighed for at vurdere om de skitserede handleplaner forventes at rette fejlene og sikre at de ikke sker fremadrettet.

Revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet redegør for de forhold som revisionen i sit løbende arbejde har konstateret, ikke lever op til retningslinjerne på området.

For Københavns Kommune som helhed er der 14 revisionsbemærkninger vedrørende årsregnskab og forvaltningsrevision. Forvaltningen er af Økonomiforvaltningen blevet bedt om at udarbejde handleplaner i forhold til nedenstående 4 revisionsbemærkninger.

Revisionsbemærkning nr. 6.2. Stikprøvekontrol og bilagsgennemgang

Alle forvaltninger skal udarbejde handleplan om at skærpe tilsynet med, at Økonomi‐ og indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler efterleves. 

Handleplan

Koncernservices stikprøvekontrol, gennemgås af de relevante enheder i BIF. Herudover har BIF etableret et risikobaseret ledelsestilsyn af forvaltningens bogføring af fakturaer i alle enheder i forvaltningen.  Det risikobaserede baseres på hyppigheden af tilsynet samt antallet af udvalgte fakturaer.

I tilsynet kontrolleres der for; om udgiften skal afholdes af den pågældende enhed og om udgiften er konteret korrekt. Tilsynet underskrives af den budgetansvarlige leder. Såfremt tilsynet viser fejl og mangler tilrettes disse og reglerne på området indskærpes overfor den lokale ledelse. 

Revisionsbemærkning nr. 8:  Kommunens regler for indkøb

Alle forvaltninger skal udarbejde handleplan for sikring af at forvaltningen anvender kommunens indkøbsløsning, samt at de aftaler, der lægges ind i indkøbsløsningen, er udbudt. 

Handleplan

BIF har i 2020 foretaget en omprioritering af medarbejderressourcer i centralforvaltningens økonomikontor med henblik på en generel styrkelse af indkøbs-området.

Derudover vil omprioriteringen fremadrettet fastholde BIF’s eksisterende fokus på at udbudsudsætte alle relevante køb jf. regelsættet i udbudsloven. Konkret gennem en konsekvent vurdering af, om et givet indkøb er dækket af en fælles aftale i kommunen.

Endelig medfører omprioriteringen et øget samarbejde mellem BIF og den nyligt oprettede indkøbsorganisation, som går på tværs af kommunen og har til formål at styrke kommunens samlede indkøbsområde.

Revisionsbemærkning nr. 13: Brug af alternativ modtager i KMD Aktiv

Revisionen opfordrer til at der udføres en tilfældig og uforudsigelig stikprøvekontrol at de faktiske udbetalinger til alternative modtagere.

Alternative modtagere er typisk bolig- eller forsyningsselskaber, hvor forvaltningen betaler borgerens udgift direkte til leverandøren. Det sker når forvaltningen bistår borgeren i at styre sin økonomi. 

Handleplan

BIF har iværksat en kvartalsvis kontrol rettet mod løbende udbetalinger til alternativ modtager, som består af en tilfældig, uforudsigelig og ufravigelig stikprøve med henblik på opdagelse af besvigelser.

Revisionsbemærkning nr. 14.3: SharePoint - Manglende eller utilstrækkelig governance af SPO-løsningen

Alle forvaltninger skal udarbejde handleplaner omkring oprydningsarbejdet i SharePoint.

Handleplan

Igennem første halvår 2020 har BIF gennemført en oprydning af filer, sites, medlemskaber og rettigheder i SharePoint.

• Der er blevet slettet mere end 400 sites
• Der er blevet slettet mere end 1,1 millioner filer
• Alle delinger og unikke rettigheder vil i løbet af juli måned blive fjernet

Økonomi

Indstillingen har ingen direkte økonomiske konsekvenser

Videre proces

Revisionsberetningen er udsendt pr. mail til ØU i uge 25 og indstilling med handleplaner fra alle forvaltningen forelægges ØU den 25. august 2020.

Tanja Franck/Jeppe Bøgh Andersen

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.