Status på digitaliseringsstrategien

Resumé

På udvalgsmødet den 27. januar 2020 blev Beskæftigelses- og Integrationsudvalget præsenteret for status på forvaltningens digitaliseringsstrategi. Forvaltningen giver her en opdatering på arbejdet med strategien.

 

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager orienteringen til efterretning.

Problemstilling

På udvalgsmødet den 27. januar 2020 blev Beskæftigelses- og Integrationsudvalget præsenteret for status på forvaltningens digitaliseringsstrategi. Forvaltningen giver her en opdatering på arbejdet med strategien og en orientering om arbejdet med monopolbruddet.

Løsning

Digitaliseringsstrategien peger på tre retninger, hvor digitalisering skal gøre forvaltningen i stand til at skabe øget værdi for borgere og virksomheder. De tre retninger omtales som målbilleder og opsummerer de gevinster, som strategien skal skabe. Målbillederne er udarbejdet med udgangspunkt i BIFs vision og de fire strategiske fokusområder. Realiseringen af målbillederne vil således bidrage digitalt til realiseringen af BIFs vision.

De tre målbilleder er:

A. Vi skal træffe gode beslutninger
B. Vi skal interagere bedre med borgere
C. Vi skal gøre det hele mere effektivt

Hvert målbillede er desuden tæt forbundet til det nuværende digitale miljø i BIF. Et eksempel på dette kan ses i bilag 1 ”Systemoverblik”, der viser sammenhængen mellem fire vigtige systemer for det daglige arbejde på Jobcenter København.

Igangværende projekter:

Projekter relateret til Digitaliseringsstrategien

Digitaliseringsstrategien realiseres ved at gennemføre en række projekter, der hver især bidrager til at løfte digitaliseringsstrategiens tre målbilleder. Relevante projekter igangsættes løbende og bygger videre på tidligere opnåede erfaringer.

	Antal projekter	Status
Målbillede A	Intelligent match og anbefalingssystem (IMAS)	Gul
	Bedre match mellem ledige borgere og virksomheder	Grøn
	Målrettede beskæftigelses-indsatser til ledige borgere	Grøn
	Mere arbejdskraft til byens virksomheder (Screening)	Grøn
Målbillede B	Borgerblikket	Grøn
Målbillede C	Intelligent understøttelse af rehabiliteringsmøder på Jobcenter København	Grøn
	Udvidelse af samtaleforberedelse til Sygedagpengeområdet	Gul

Generelt følger projekterne planen og stiler mod de forventede gevinster, hvorfor de vurderes som ”status grønne”.

To projekter vurderes dog som at være i ”status gul” med følgende begrundelser:

• Intelligent match og anbefalingssystem (IMAS) Oprindeligt var det planlagt, at sagsbehandlerne skulle teste den udviklede funktionalitet i perioden marts-juni 2020. Men grundet Corona-nedlukningen har det været nødvendigt at genplanlægge, hvilket skubber projektets tidsplan en smule. Det er dog forventningen, at projektet med den nye plan vil nå i mål til tiden uden yderligere tilpasninger.
• Den oprindelige løsning for Udvidelse af samtaleforberedelse til Sygedagpengeområdet, hvor vi ønskede at tilkøbe samtaleforberedelsesmodulet i Fasit, har vist sig ikke at leve op til forventningerne, og det har derfor været nødvendigt at afsøge markedet for alternative løsninger. Der undersøges aktuelt tre konkrete forslag, som forventes i højere grad at kunne forbedre samtaleforberedelsen og derved indfri forventningerne til projektets effektiviseringspotentiale.

De konkrete igangværende projekter uddybes i bilag 2. For hvert af de enkelte projekter fremgår det, hvilket målbillede projektet primært bidrager til, hvad den forventede gevinst ved projektet er, hvad projektøkonomien og finansieringskilden er, samt en overordnet status for projektet.

Udover ovennævnte projekter, vil der over de kommende år udvikles og igangsættes yderligere projekter under digitaliseringsstrategiens tre målbilleder.

I det følgende gennemgås to af de projekter fra digitaliseringsstrategien, der især forventes at have udvalgets interesse: (1) Intelligent match og anbefalingssystem samt (2) Borgerblikket.

1. Intelligent match og anbefalingssystem (IMAS) (målbillede A)
IMAS-projekt er det første af vores projekter, der tester en algoritme i ægte borgersituationer.

Projektet har udviklet et intelligent anbefalingssystem, der forventes at kunne hjælpe borgere til hurtigere at komme i job. Løsningen er et redskab til sagsbehandlerne i dialogen med borger, og det fungerer som en sagsbehandlingsassistent, der kommer med relevante anbefalinger. Løsningen kommer udelukkende med anbefalinger om f.eks. ekstra kompetencer, der med fordel kan tilføjes på borgers CV, eller kompetencer der kan mangle i rekrutteringsanmodningen.

Projektet er delt op i 3 spor:

1. Anbefaling af relevante jobs
2. Anbefaling af relevante kandidater til virksomheder
3. Anbefaling af relevante indsatser, der har den bedste effekt på borgeren.

Status på implementeringen
Projektet er det første af vores AI projekter, som tester en algoritme i ægte borgersituationer. I uge 34-46 gennemføres pilot test på projektets spor 1 og 2. Spor 1 ”Jobmatch” testes af sagsbehandlere med borgerkontakt og spor 2 ”Virksomhedsmatch” testes af virksomhedskonsulenter. De to spor i løsningerne gør i princippet det samme som sagsbehandlerne gør i dag, bare hurtigere og mere kosteffektivt.

Pilottesten skal give os viden om, hvordan vi kan bruge løsningen aktivt i dialogen med borger, hvordan vi skaber transparens i algoritmens anbefaling, og hvordan vi formidler anbefalingen til borger.

Spor 3 er for nyligt blevet testet af udvalgte sagsbehandlere i form af laboratorieafprøvninger. Resultaterne viser, at der er behov for yderligere tilpasninger af modellen før det giver mening at gennemføre en reel storskala pilotafprøvning. KIT arbejder lige nu på at forbedre modellen, og derefter testes modellen igen af sagsbehandlere ultimo august. Såfremt alt går godt, er det planen at stortest/pilotafprøvning på spor 3 igangsættes primo oktober 2020 og 3 mdr. frem.

2. ”Borgerblikket” (målbillede B)
I økonomiaftalen for 2020 blev det aftalt at give den enkelte borger et overblik over relevante informationer om deres sag(er) og ydelser på tværs af den offentlige sektor via ”Mit Overblik” på borger.dk. Aftalen betyder, at alle kommuner, i løbet af 2020, skal tilbyde borgere et overblik over sager og ydelser for en række områder, bl.a. sygedagpenge, kontanthjælp og uddannelseshjælp.

I løbet af 2020 fremvises også udvalgt data fra bl.a. Udbetaling Danmark, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering og andre statslige myndigheder.

Overblikket er tilgængeligt via ”Mit Overblik”, som er en ny version af ”min side” på borger.dk (navneændringen har dog ikke fundet sted endnu, og siden hedder derfor aktuelt fortsat ”min side”).

I relation til Digitaliseringsstrategien vil Borgerblikket bidrage til målbillede B ved at give borgeren et sags- og ydelsesoverblik.

Status på implementeringen
Den 2. juni fik borger i Københavns Kommune mulighed for at se deres udvalgte sager og ydelser via Borgerblikket på borger.dk.

Alle sager, samt ydelser som er oprettet og/eller udbetalt efter d. 1. december 2007, og som falder ind under de udvalgte KLE-numre, bliver vist for borgeren. Under "Mine sager" på borger.dk vises et overblik over borgerens sager, og under hver sag vises en status på sagen f.eks. om sagen behandles, ydelsen udbetales eller bliver afsluttet.

Under "Ydelser og Gæld" under ’Min Side’ på borger.dk kan borgeren se et overblik over, hvilke ydelser de har modtaget, og hvornår de har modtaget dem.

På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at se dokumenter og journalnotater. Der arbejdes dog på en udvikling af funktionaliteten fra KOMBITs side. Hvis en borger ønsker at se hvilke breve de har modtaget i en eventuel sag, skal borger selv finde dem i sin digital post.

I forhold til ydelser viser Borgerblikket også de oplysninger som er tilgængelige via forvaltningens SMS-løsning som udvalget blev præsenteret for i forbindelse med sidste status på digitaliseringsstrategien i januar 2020. NEM-sms-løsningen er udviklet i samarbejde mellem Ydelsesservice, Kombit og IT-virksomheden Mjølner. Løsningen er i pilotdrift resten af 2020, hvor brugen af løsningen vil blive monitoreret. I december 2020 vil der blive samlet op på om brugen af løsningen står mål med investeringen. Skal vi fortsat tilbyde borgerne denne mulighed, skal løsningen derefter tilpasses kommunens kommende nye telefonsystem.

Projekter relateret til ”Monopolbruddet”

Ud over projekterne, som realiserer digitaliseringsstrategien, gennemføres en række projekter, for at fastholde fundamentet for forvaltningens løbende drift – i denne kategori ligger projekterne, der er en del af monopolbruddet. Projekterne gennemføres som led i det landsdækkende monopolbrud og er derfor ikke udsprunget af forvaltningens digitaliseringsstrategi.

Efter salget af KMD i 2008 har kommunerne og KOMBIT arbejdet for at sikre kommunernes indflydelse på, og ejerskab til løsningerne på de opgaveområder, hvor KMD i mange år har haft monopol på at tilbyde løsninger til kommunerne.

I økonomiaftalen for 2013 fremgår det, at it-løsningerne for områderne kontanthjælp, sygedagpenge og sags- og partsoverblik bedst udvikles som landsdækkende løsninger, hvor alle kommuner står bag udbuddene og aftager løsningerne. Københavns Kommune har sammen med landets øvrige kommuner som naturlig konsekvens heraf tilsluttet sig de fælles udbud for Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD), Kommunernes Ydelsessystem (KY), Sags- og Partsoverblik (SAPA) og Støttesystemerne (STS). Støttesystemer er selvstændige it-løsninger der sikrer, at fagløsningerne kan fungere sammen og få adgang til relevant data.

Nedenfor gives en status på de 3 monopolbrudsprojekter som involverer BIF: (1) Sags- og Partsoverblikket, (2) Kommunernes Sygedagpengesystem og (3) Kommunernes Ydelsessystem.

1. Sags- og Partsoverblik - SAPA

Den 23. marts blev SAPA implementeret i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

SAPA-løsningen afløser KMD Sag og skal give sagsbehandlerne en moderne og tidssvarende it-løsning til udstilling af data fra andre forvaltningers fagsystemer. SAPA er således kommunernes nye overblik over data om borgere og virksomheder og disses sager hos kommunen. Løsningen er et centralt, dagligt værktøj i den kommunale sagsbehandling, som bidrager til en helhedsorienteret og professionel sagsbehandling.

Status på implementeringen:
Tilbagemeldingen fra de medarbejdere, der har taget løsningen i brug, er positive. Systemet opleves som et brugbart værktøj i det daglige arbejde og i mødet med borger. Der bliver løbende integreret yderligere systemer til SAPA.

2. Kommunernes Sygedagpengesystem – KSD

Den 3. juni blev KSD implementeret i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. KSD-løsningen afløser KMD Dagpenge og KMD E-dagpenge som nyt sagsbehandlings- og beregningssystem af sygedagpenge i hos Ydelsesservice.

KSD er baseret på åbne snitflader og integrerer til fællesoffentlige data og registre. Åbne snitflader er en standardisering for at udveksle data imellem forskellige systemer – også fra forskellige leverandører.  Det giver KSD-løsningen en større fleksibilitet og en bedre udnyttelse af data på tværs af systemer. Det er med til at give færre manuelle opslag i sagsbehandlingen.

I løsningen er flere sagsbehandlingsprocesser blevet automatiseret. Eksempelvis er sagsbehandlingen af gentagne refusioner til virksomheder fuldautomatisk, såfremt der ikke er ændringer i sagen, der kræver manuel sagsbehandling.

Status på implementeringen:
Alle medarbejdere har fra første dag kunne logge på systemet og arbejde i det. Der har været startvanskeligheder, og på de første 6 dage har der været 3 nedbrud, hvoraf det ene varede en hel arbejdsdag. Der er aktuelt mange fejl i systemet, men KMD er særligt opmærksomme på support samt hastighed på systemet.

3. Kommunernes Ydelsessystem – KY

KY forventes at påbegynde landsdækkende implementering i september 2020. Udrulning vil ske i bølger og Københavns Kommune ligger i bølge 3 og forventer derfor at implementere KY i marts 2021. KY afløser KMD Aktiv med en fælleskommunal it-løsning til forvaltning af forsørgelsesydelser og tilskudsordninger. KMD Aktiv er et udbetalingssystem, mens KY er et udbetalings- og sagsbehandlingssystem. Det er således ikke en 1:1 udskiftning og udvikling.

Løsningen skal understøtte korrekte og rettidige udbetalinger af forsørgelsesydelser på kontanthjælpsområdet, herunder brugervenlig og effektiv it-understøttelse af de kommunale arbejdsgange på området.

Status på implementeringen:
Projektet skrider planmæssigt frem og bliver klar til implementering marts 2021.

Generelt om etiske overvejelser i forvaltningens projekter

Et forøget brug af digitale teknologier gør det nødvendigt at forholde sig til det etiske aspekt ved at indsamle og anvende data om borgeren.

For at tage fælles stilling til det etiske perspektiv har Økonomiforvaltningen i Københavns Kommune udarbejdet et AI-kodeks for anvendelsen af kunstig intelligens for Københavns Kommune, som BR efterfølgende har godkendt.

Kodeksets retningslinjer er bygget op omkring fem råd for anvendelsen af kunstig intelligens:

• Der skal være tillid til kommunens brug af kunstig intelligens
• Kunstig intelligens skal bidrage til bedre service for borgere og virksomheder
• Kunstig intelligens skal frigive ressourcer til kernevelfærden
• Kunstig intelligens skal være en støtte til fagligheden
• Kodekset skal følge erfaringer og udvikling i lovgivningen

De fem retningslinjer bygger på retningslinjer fra EU-kommissionens handlingsplan for kunstig intelligens, samt statens tilsvarende ditto. Københavns Kommunes AI-kodeks vil blive suppleret med vejledninger og retningslinjer for medarbejdere og ledere i kommunen.

Formålet med kodekset er, sammen med lovgivningen, at sætte rammen for, hvordan der arbejdes med kunstig intelligens i Københavns Kommune.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Udvalget vil fremadrettet få fremlagt orientering om arbejdet med Digitaliseringsstrategien to gange årligt.  

 

Tanja Franck/Jeppe Bøgh Andersen

Indstillingen blev taget til efterretning.