Revisionsprotokollat /2/2005/ Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau
Revisionsprotokollat /2/2005/ Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau
Beskæftigelses- og Integrationsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 9. februar 2006
3. Revisionsprotokollat /2/2005/ Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau
BIU 23/2006
INDSTILLING
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,
at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 2/2006 af 16. december 2005, om Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau, til efterretning,
at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager Beskæftigelses- og integrationsforvaltningens bemærkninger og forslag om opfølgning til efterretning.
at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at nærværende indstilling fremsendes til Økonomiforvaltningen som udvalgets høringssvar.
at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen tager skridt til, at styrke rådgivningsfunktionen i forbindelse med udformningen af kontrakterne samt indgåelse af EU-udbud.
RESUME
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har den 11. januar 2006 modtaget Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 2/2006 fra Økonomiforvaltningen til høring i de stående udvalg.
Revisionsprotokollatet indeholder resultatet af en undersøgelse om kommunens kontrakts- og aftaleforhold på decentralt niveau. Undersøgelsen er foretaget med udgangspunkt i den indtil 2006 gældende forvaltningsstruktur i kommunen.
Revisionsprotokollatet indeholder en række generelle anbefalinger; blandt andet anbefales det, at hver forvaltning overvejer hensigtsmæssigheden af, at etablere en formel central juridisk funktion, der kan indpasses i et legal risk management-system.
Revisionsprotokollatet anbefaler også, at den nuværende vidensdeling på tværs i kommunen udbygges gennem etablering af fx forum og netværk for udveksling af best practice inden for hver kontraktstype, ERFA-gruppe eller kontaktkreds inden for de enkelte kontraktstyper, ERFA-gruppe eller kontraktkreds generelt om juridiske problemstillinger vedrørende kontraktudformning og udarbejdelse af udbud, samt gennem fælles kompetenceudvikling for en bredere kreds af kommunens ansatte.
SAGSBESKRIVELSE
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har den 11. januar 2006 modtaget Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 2/2006 fra Økonomiforvaltningen til høring i de stående udvalg.
Revisionsdirektoratet har gennemført en større undersøgelse til Økonomiudvalget, om kommunens syv forvaltningers brug af kontrakt og aftaleforhold på decentralt niveau.
Formålet med Revisionsdirektoratets undersøgelse har været at afdække om kontrakterne overholder gældende bestemmelser (legaliteten) samt om kontrakterne har et fyldestgørende indhold.
Endvidere har det været hensigten med undersøgelsen, at kunne fremlægge fremadrettede anbefalinger for at sikre legaliteten og udformningen af kontrakterne
Af rapporten fremgår det blandt andet, at undersøgelsen har omfattet 285 kontrakter, og at ud af dem er der 12 kontrakter, der skulle have været i EU-udbud - det vil sige, at kontrakterne ikke overholder EU´s udbudsregler. Direktoratet har anlagt en snæver vurdering, af om EU´s udbudsregler er overholdt. Direktoratet har tillige valgt ikke, at liste de kontrakter op, der i øvrigt var ufyldestgørende.
Revisionsdirektoratets rapport fremkommer med en række konkrete og generelle vurderinger og anbefalinger. De generelle bemærkninger drejer sig om, at Direktoratet finder, at der er et klart behov for en opstramning i arbejdet med at indgå kontrakter og aftaler. Der er konstateret manglende indsigt i gældende regler, ligesom kontrakterne ikke har været fyldestgørende. Direktoratet bemærker dog, at der på flere områder indgås professionelle og fyldestgørende kontrakter.
Endvidere er det Direktoratets opfattelse, at der er behov for en mere direkte central styring, da der kræves specialkompetencer for at kunne forberede og indgå kontrakter på ofte meget komplicerede områder. Central styring vil i højere grad end nu, tilgodese kommunes økonomi såvel som kvaliteten af erhvervede varer og tjenesteydelser.
For så vidt angår de mere konkrete anbefalinger og bemærkninger, skal følgende trækkes frem:
Revisionsdirektoratet finder, at der i forvaltningen er et manglende kendskab til gældende ret på området. Som et eksempel kan nævnes, at der problemer med at skelne mellem tidsbegrænset og tidsubegrænset, mellem ophør og opsigelse. Endvidere eksisterer der en række problemer i forbindelse med de selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med kommunen.
Direktoratet anbefaler her, at selvejende institutioner med driftsoverenskomst skal overholde gældende ret, herunder at det fastsættes i driftsoverenskomsten, at de skal benytte de fælles indkøbsaftaler.
Endvidere er det Direktoratets opfattelse, at der med fordel arbejdes på, at udbygge området for indkøbsaftaler. Direktoratet advokerer for brugen rammeaftaler.
Hvad angår spørgsmålet om, at få produceret fyldestgørende kontrakter, anbefaler Direktoratet, at kontrakter der fremover indgås, bør benytte støttematariale, fx særligt ABService 2003. I øvrigt bør der i større udstrækning end nu anvendes standardkontrakter.
Det sidste der skal nævnes er brugen af tidsubegrænsede kontrakter. Direktoratet anbefaler, at der fastsættes et åremål på kontrakten med det formål at sikre, at kontrakten altid er i overensstemmelse med markedsprisen på området.
Afslutningsvis har direktoratet anbefalinger vedrørende den fremtidige organisering:
Det anbefales, at der oprettes en enhed, der proaktivt identificerer potentielle juridiske problemer og muligheder og agerer inden det er for sent.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens
bemærkninger og opfølgning på Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat
Det er Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens opfattelse, at Revisionsprotokollatet er meget velegnet til praktisk anvendelse i et fremadrettet perspektiv.
Revisionsprotokollatet indeholder en god og overskuelig gennemgang af de gældende regler på området og er egnet til at fungere som et opslagsværk for forvaltningens medarbejdere.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen kan tilslutte sig anbefalingen om at styrke den juridiske indsats generelt i forvaltningen.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen bemærker, at det fremgår af undersøgelsen, at de kontrakter der burde have været i udbud i den tidligere Familie- og arbejdsmarkedsforvaltning, primært er kontrakter, som selvejende daginstitutioner har indgået. Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen lader det således være op til Børne- og ungeforvaltningen, at forberede eventuelle tiltag for så vidt angår dette konkrete område.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen tager Revisionsprotokollatets bemærkninger om selvejende enheders manglende kendskab til indgåelse af kontrakter til efter retning. Det betyder, at forvaltningen ved en revision af driftsoverenskomster vil være særlig opmærksom på at præcisere det juridiske ansvar.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen bemærker endvidere, at forvaltningen vil tage skridt til, at styrke rådgivningsfunktionen på området for kontraktindgåelse og EU-udbud. Dette tænkes iværksat gennem en indsats, der er forankret centralt i forvaltningen. Indsatsen vil blandt andet bestå af generel og konkret rådgivning baseret på øget brug af vejledninger, standardkontrakter og andet støttemateriale.
MILJØVURDERING
Sagstypen er ikke omfattet af positivlisten over sager, der
skal miljøvurderes.
ØKONOMI
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser
ANDRE KONSEKVENSER
Ingen
HØRING
Ingen
BILAG
Revisionsprotokollat 2/2005 Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau
/ Torben Brøgger