Afrapportering af forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen 2022

Resumé

Denne sag giver et overblik over resultatet af forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen i 2022. Samlet viser tilsynet at antallet af fejl i 2022 er på niveau med 2021.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager den årlige rapportering om forvaltningens tilsyn med leverandørerne i beskæftigelsesindsatsen til efterretning.

Problemstilling

Beskæftigelses – og Integrationsforvaltningen fører tilsyn med, at interne og eksterne leverandører i beskæftigelsesindsatsen lever op til indgåede aftaler.

Beskæftigelses – og Integrationsudvalget får hvert år en orientering om resultaterne af tilsynet i det foregående år.

Løsning

Tilsynene er i 2022 gennemført som en kombination af fysisk tilsyn og/eller databaserede tilsyn.

Ved fysiske tilsyn har forvaltningen aflagt tilsynsbesøg, hvor en stikprøve på 30 borgerforløb er blevet gennemgået. Som noget nyt har forvaltningen på en enkelt rammeaftale suppleret det fysiske tilsyn med et observationstilsyn hvor forvaltningen observerer, om leverandørerne afvikler deres tilbud, som beskrevet i løsningsbeskrivelserne. Ved de databaserede tilsyn har fokus været på time- og fraværsregistreringer, aktiviteter i en given periode samt afrapportering af borgerens progression.

Samlet set er antallet af fejl på niveau med antallet i 2021, hvilket forvaltningen finder acceptabelt. Fejlandelen har været faldende fra 2017 til 2021, og ligger på et lavt niveau.

Fysiske tilsyn

Som udgangspunkt gennemføres fysiske tilsynsbesøg mindst en gang om året hos hver leverandør. Der er i tilsynsåret 2022 gennemført 32 fysiske tilsynsbesøg og 3 observationstilsyn. Observationstilsynene er gennemført på rammeaftale for køb af indsats for primært jobparate ledige med lang videregående uddannelse.

Stikprøven på 30 forløb, der gennemgås ved tilsynsforløbet, fordeler sig på 15 igangværende og 15 afsluttede borgerforløb. Med udgangspunkt i stikprøven kontrolleres følgende:

• Om leverandøren kan dokumentere, at de bestilte timer er leveret.
• Om leverandøren indsender borgernes progressionsrapporter rettidigt og om indholdet i progressionsrapporterne overholder minimumskravene.
• Om leverandøren registrerer fremmøde og fravær korrekt.
• Om den fysiske indretning af leveringsadressen er tilfredsstillende.

Det kontrolpunkt, som har givet anledning til flest bemærkninger fra forvaltningen, er, om den eksterne leverandør sender rapporter om borgerens progression rettidigt og for de interne leverandører om de foretager den nødvendige opfølgning på borger i forløb. Det kontrolpunkt, som har medført næstflest bemærkninger fra forvaltningen, er, om den eksterne og Interne leverandør kan dokumentere, at de leverer et forløb, der svarer til bestillingen fra jobcentret.  Kontrolpunkterne om fremmøderegistrering og fysisk indretning har ikke givet anledning til bemærkninger. 

Konklusionerne på de fysiske tilsyn er, at forvaltningen samlet har konstateret at antallet af fejl er på niveau med 2021 og dermed på et lavt niveau sammenlignet med tidligere år.  Generelt lever leverandørerne op til forvaltningens krav i forhold til de gældende rammeaftaler.

I bilag 1, tabel 1, fremgår det, under hvilke rammeaftaler forvaltningen har konstateret uregelmæssigheder, fordelt på 2 af de ovenstående 4 beskrevne kontrolpunkter, samt hvor mange fejl, der har været på hvert område.

Databaserede tilsyn

Der er i tilsynsåret 2022 gennemført 8 databaserede tilsyn. Tilsynet har vist, at leverandørerne har tilpasset deres administration og registreringspraksis på baggrund af de erfaringer og drøftelser, som de har haft med forvaltningen på baggrund af resultaterne fra tidligere databaserede tilsyn gennemført i 2019 og 2021.

Det er forvaltningens vurdering, at de mere ensartede og gennemskuelige data - og ikke mindst dialogen med leverandørerne herom - bidrager til, at fejl og andre uhensigtsmæssigheder mindskes. Forvaltningen oplever også, at leverandørerne selv reagerer, hvis data indikerer at der fx er behov for opfølgning overfor underleverandører.

I de databaserede tilsyn, som forvaltningen har gennemført i 2022, har forvaltningen blandt andet kontrolleret, om fravær var registreret og indberettet korrekt. Resultatet af tilsynet har vist, at enkelte leverandører fortsat har udfordringer med deres registreringspraksis, men der har også været tekniske udfordringer i forbindelse med implementering af den nye leverandørplatform. Disse udfordringer er løst.

I forbindelse med et af de databaserede tilsyn, som vedrører Plan & Handling, har det databaserede tilsyn vist en større underleverance. Forklaringen var at Plan og Handling ikke havde tilstrækkelig styring af 1:1 samtaler i sine forløb. Forvaltningen har på et møde med Plan og Handling drøfter resultatet af tilsynet. Plan & Handling skal, på baggrund af de konstaterede underleverancer, tilbagebetale i alt 69.000 kr. Plan & Handling har derudover udarbejdet en handlingsplan til at håndtere de observationer, som fremgik af tilsynet. Forvaltningen vil ved et gentilsyn hos Plan & Handling i april/maj 2023 følge op på om Plan & og Handling lever op til handlingsplanen.

Bilag 1, tabel 3, 4, 5 og 6, viser en oversigt over de tilsyn, der er gennemført.

Forvaltningens reaktionsmuligheder

Når forvaltningen på baggrund af et tilsyn bemærker forhold, der kræver opfølgning, har forvaltningen en række reaktionsmuligheder. Hvis tilsynet konstaterer manglende leverancer, kan det føre krav om tilbagebetaling. For tilsynsåret er der rejst - eller vil blive rejst - et tilbagebetalingskrav på ca. 78.000. I 2021 blev der rejst tilbagebetalingskrav for ca. 35.000 kroner.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Politisk handlerum

Beskæftigelses- og integrationsudvalget tager forvaltningens årlige afrapportering af tilsyn med leverandørerne i beskæftigelsesindsatsen til efterretning. 

Videre proces

Forvaltningen fører tilsyn hos leverandørerne en gang om året. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget vil få en orientering om resultaterne af tilsynet i 2023 medio 2024.

Henrik Lund / Marianne Becker Andersen